294 días después del SII… o cómo convertir una obligación en una oportunidad

Tras 294 días después de la entrada en vigor del Suministro Inmediato de Información (SII o también conocido como IVA online), Teresa Roca, Legal Expert de Sage, hace balance de lo que ha supuesto esta nueva normativa para las empresas

• Nos muestra los casos de dos negocios afectados por la aplicación del SII, con situaciones iguales, pero resueltas de manera diferente
• Tras la trayectoria del SII en estos 294 días, se reflexiona sobre las ventajas que puede suponer el acogerse de forma voluntaria (como no presentar el modelo 390 o el 347)

Con total probabilidad alguno de vosotros recordéis aquel encuentro fortuito a pie de calle entre Marcela y Pablo. Dos afectados por la aplicación y entrada en vigor del Suministro Inmediato de Información. Dos situaciones iguales resueltas de forma diferente.

Y muchos también recordaréis que, ante la lección previsora y estratégica de Marcela para con el SII, la conversación entre ambos acabó compartiendo, con un café en la mano, experiencias y posibles soluciones.

El 1 de julio de 2018 entrarán en vigor una serie de modificaciones de las especificaciones técnicas y normativas del Suministro Inmediato de la Información

De aquel encuentro, estamos seguros, vinieron otros. El SII es complejo, y sus casuísticas infinitas, pero Pablo, aconsejado por Marcela, ha sabido aprovechar el cambio y mejorar como empresa.

Claves del Suministro Inmediato de Información

Si hay algo del SII y que a todos pone el vello de punta es y continúan siendo los reducidos plazos de comunicación de los registros de facturas a las distintas Administraciones.

Pablo ha sido muy hábil en este sentido. Una sola palabra le hizo ver la luz: conectividad. Conectividad como sinónimo de celeridad y avance. Cierto que es condición “sine qua non” para el SII, pero, ¿por qué dejar pasar la oportunidad de conectar digitalmente con la Administración y no aprovecharlo para que todas sus comunicaciones a nivel de empresa relacionadas con su facturación y su registro de compras y gastos también fueran digitales?

¡Tuitea el dato! Más de 50.000 contribuyentes que están en el SII ya cuentan con la ventaja de no tener que presentar el modelo 390 o el 347.

Con esta filosofía Pablo ha reducido tiempo y espacio en su despacho contribuyendo además con el medio ambiente al haber disminuido considerablemente el uso del papel. Ha informatizado los procesos y aumentado el control y seguimiento a través de trazas que quedan registradas.

La revolución digital por fin es un término del que Pablo puede hacer uso con comodidad y plena autoridad. Ya no teme a los códigos electrónicos y ha dejado de estar obsesionado con los sellos azules estampados por las administraciones.

En dos palabras ha aprovechado el cambio en busca de beneficios propios.

Paso a paso con el SII

Aunque es comprensible pensar que ante un cambio, y más del calibre el SII, las estructuras empresariales puedan zozobrar, la realidad siempre supera a la ficción.

Cuando se conoce el escenario y se identifica el origen del mal y se ha vivido en primera persona el problema, como le ha pasado a Pablo, ya no se cae en la tentación de valorar el cambio con la perspectiva de a un año vista. Los resultados son instantáneos. Satisfactorios desde el minuto uno y Pablo los ha visualizado así desde el principio.

Nunca dejó de tener en mente los cinco pilares que le recomendó Marcela: anticipación, análisis de los riesgos, organización, preparación y ejecución. Y aunque tarde en su implantación supo reaccionar a tiempo. Más vale tarde que nunca.

Por esto mismo se enfrenta al próximo cambio del SII que entrará en vigor el próximo 1 de julio con más que aparente tranquilidad.

Domina a la perfección el reglamento de facturación y sus circuitos administrativos y de facturación están adaptados y preparados. Falta empaparse de la teoría, pero la práctica está básicamente resuelta.

Que le pongan alguna clave de factura más, que lo que antes era “A” ahora se declarará como “B”, pues no le preocupa, para esto tiene un potente software que se encarga de todo esto en bambalinas para que cuando salga al escenario no tenga que preocuparse de nada más, salvo de saberse su papel.

Voluntarios

294 días después y viendo la trayectoria del SII, es momento de nuevo para que aquellos que por norma no están obligados al SII vuelvan a plantearse acogerse.

Mantendrán su período de liquidación trimestral, pero no dejaría de ser un buen momento para dar un salto cualitativo en sus empresas tipo el que ha hecho Pablo. ¿No sería un buen momento para dejar lastres en el camino y simplificar las obligaciones formales?

Más de 50.000 contribuyentes que están en el SII ya gozan del privilegio de no tener que presentar el modelo 390 o el farragoso 347.

¿No es momento de calibrar? ¿No es momento de innovar?

También es tiempo de pensar ya que, si solo reflexionamos para obtener una menor carga legal, desde esta perspectiva podríamos llegar a tomar una decisión incorrecta. Siguiendo esta línea, podemos plantear dos tipos de situaciones diferenciadas.

En primer lugar, empresas cuya base de negocio se apoya en operaciones de ventas exentas, y que sin embargo no sucede lo mismo con las compras. Esto debería ser motivo de plantearse un acogimiento al régimen de devolución mensual que conlleva, consecuentemente, la incorporación en el SII.

Por otro lado, no debemos perder de vista aquellos cuyo volumen de operaciones sea susceptible de rozar los 6 millones de euros y dar, en su caso, el paso a gran empresa. Incorporarse de forma voluntaria, les supondría mantener la presentación trimestral mientras no se supere este umbral. Este margen, hasta que se consolide como gran empresa le permitiría centrarse en encontrar soluciones y procesos para mejorar sus circuitos internos de facturación evitando encontrarse de un día para otro, obligado a presentar el SII de forma obligatoria de un día para otro y sin previa preparación ni planteamiento alguno.

Por lo tanto, una forma más de aprovechar una obligación para convertirla en una oportunidad de mejora.

Más Pablos con mentalidad de Marcelas

Si realizamos un buen análisis de impacto, como Marcela, y aprovechamos el cambio igual que ha hecho Pablo, encontraremos, vías para mejorar las comunicaciones dentro de la organización, entre las empresas y entre las empresas y sus asesores. Veremos, en primera instancia, que se reparten las cargas de las obligaciones legales, para reducirlas realmente después, en la medida que nuestros procesos se hayan adecuado a la nueva frecuencia de comunicación y, entonces, punto clave, aprovecharemos la conectividad que requiere el SII y la información cruzada que podemos obtener de la administración en beneficio de nuestros propios sistemas de gestión y, por tanto, de nuestra eficiencia. Esta es la oportunidad que nos brinda el Suministro Inmediato de Información.