Así es como podrás dejar de perder el tiempo con la facturación

Conoce en este artículo con contenido actualizado cómo el software más moderno está abordando los problemas de facturación. Gracias a ello, se benefician las empresas, se cumplen objetivos de la Administración y se procura contribuir a un buen clima de negocios.

• La tecnología es un factor importante en la solución de problemas de facturación.
• Con la Ley Antifraude de 2021, no vale cualquier software para la facturación.

Los problemas de facturación traen de cabeza a muchos emprendedores. Por ello, se han diseñado soluciones informáticas específicas y existen profesionales responsables de esta tarea.

Además, los problemas de facturación tienen una relevancia social. Las malas prácticas son la puerta de entrada del descontrol y de la falta de cumplimiento normativo, sobre todo fiscal. Y, al contrario, las buenas son un fundamento para poder mejorar en muchos ámbitos como la digitalización o la lucha contra la morosidad, entre otros. Por ello, en los últimos años, ha habido importantes reformas legales, como las propiciadas por las leyes Antifraude de 2021 y Crea y Crece.

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Problemas de la facturación a mano

Se puede decir que facturar a mano ya no tiene sentido en el siglo XXI. En teoría, podrías utilizar un papel y un lápiz, un bolígrafo, una pluma, un rotulador… Sin embargo, eso no es práctico, ya que supone un desperdicio de datos, una incomodidad, malgasto de recursos y puede llevar con facilidad a equivocaciones.

Hasta 2025, para algunos rezagados, la alternativa ha venido siendo facturar con herramientas ofimáticas no específicas, como una hoja de cálculo o un procesador de textos. Seguía suponiendo un desperdicio de datos, ya que no se procesaban con herramientas adecuadas. También era incómodo, puesto que se renunciaba a las ventajas que puede brindarte una solución ajustada a las necesidades de la facturación. Y los recursos empleados eran desproporcionados, en especial los humanos.

A partir del 1 de julio de 2025, eso ya no será posible, ya que, si empleas una herramienta informática, esta deberá tener las características del llamado software antifraude. Este evita algunos problemas de facturación que facilitan el fraude fiscal.

¿La solución a los problemas de facturación? Un software certificado

El software certificado es una solución para Hacienda, ya que pretende evitar muchas trampas. Sin embargo, un buen programa de facturación, como Sage 50, también lo es para ti, dado que puedes disfrutar de las ventajas para tu gestión que proporciona un programa de facturación. 

En 2025, el software de facturación afronta una reforma de calado que pretende mejorar en la lucha contra el fraude fiscal.

Cómo el software certificado ayudará al control fiscal

La idea es que cualquiera que pretenda tener una herramienta informática específica orientada a la facturación, la contabilidad o la gestión debe cumplir unas condiciones. El software que emplee debe generar unos registros con ciertas características, entre las que destacan las siguientes:

• No puedes manipular tus facturas sin que quede rastro de ello.
• Con cada factura, se genera un registro informático que deberá seguir los requerimientos del reglamento Verifactu y la normativa que se dicte en su desarrollo.
• Los registros estarán encadenados a través de una huella o hash que permitirá detectar una posible manipulación. 
• En los registros de facturación, se combinarán los datos fiscales más importantes de la factura con otros de tipo informático y de control.
• Cada vez que des de alta una factura, constarán datos como la fecha y hora, el sistema utilizado y otras características que permiten conocer las circunstancias en las que ha sido emitida la factura. 
• Si necesitas anular el registro de una factura que contiene un error, deberás generar un registro con unas condiciones específicas, algunas de ellas ligadas al registro que se anula.

Prevenir el fraude fiscal

Por tanto, dadas estas características de los registros, el sistema debe cumplir tres condiciones que buscan prevenir el fraude fiscal:

• Los registros se mantienen íntegros e inalterables. Si no fuese así, el sistema avisaría de ello. No puedes ocultar, eliminar o alterar registros ni añadir datos simulados o falsos.
• Se garantiza la trazabilidad de los registros, de modo que se pueda seguir la secuencia desde el primero al último.
• El sistema deberá conservar los datos durante el período de prescripción y garantizar que estos sean accesibles y legibles.

Cómo ayuda el software de facturación al emprendedor

De entrada, con las nuevas condiciones antifraude, el software certificado de facturación deberá facilitar un clima de negocios más justo. Tendrá que minimizar la probabilidad de que tengas competidores que puedan sacar provecho de incumplir las normas fiscales.

Además, de por sí, un buen software de facturación cuenta con algunas ventajas importantes:

• Se agrupan las facturas de manera correlativa y automática. No pierdes el tiempo comprobando cuál fue el número de la última factura.
• Tienes fichas para cada destinatario. Así, evitarás introducir sus datos identificativos de forma incorrecta.
• Si el software está en la nube, accedes a las facturas desde cualquier lugar con un equipo o dispositivo conectado. Eso es ideal para facturar en negocios en movilidad sin depender de una oficina y sin tener que dejarlo para otro momento.
• Puedes personalizar las facturas con opciones prediseñadas. No olvides que puedes añadir cualquier información útil más allá de los datos obligatorios.
• Información unificada, en especial en las herramientas con enfoque integral, como un ERP. Podrás conjuntar tus datos de facturación con los de otras áreas de tu negocio.
• Es frecuente que la herramienta de facturación no solo sirva para facturar. Puede incorporar funcionalidades estrechamente ligadas a la facturación, como el seguimiento de cobros y devoluciones.
• Ganar tiempo y reducir errores es posible gracias a la automatización. De hecho, se puede, por ejemplo, disfrutar de asientos contables automáticos.
• Por diseño, los programas de facturación han de conservar las facturas, al menos, todo el tiempo necesario hasta el período de prescripción. Gracias a ello, evitarás un borrado accidental de los datos.

En definitiva, el software de facturación debe aunar cumplimiento normativo, eficiencia y conveniencia. Ha de proporcionar ventajas a tu negocio y contribuir a un clima de negocios más justo y seguro. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.