Lo que no ha de olvidar un buen responsable de facturación

Los pasos son sencillos: trabajas, facturas y el cliente paga. No obstante, la facturación y la realidad de un negocio no son tan fáciles. Por mucho que las miremos, nadie nos asegura que las cobremos por arte de magia a final de mes. Y esto puede suponer un problema. Dado que el flujo de caja de una pyme depende en gran medida de cobrar a tiempo, ¿os imagináis el desastre que sería no conseguir cobrar las facturas mes a mes?

Antes de que esto suceda, hay que saber jugar bien las cartas, teniendo un proceso y sistema de facturación a la altura de las circunstancias. ¿No sabes cómo? Echa un vistazo a este artículo y, ¡que comience el juego!

Recopila toda la información

Facturar sin ningún criterio, orden o periodicidad no tiene ningún sentido. Es primordial ordenar toda la información sobre los pedidos a facturar para evitar duplicidades u omisiones. ¿Sigues algún tipo de orden para facturar? Desde la retaguardia, todo se ve mucho más fácil si se sigue algún criterio de orden.

Por ejemplo, imaginad una empresa de consultoría de telecomunicaciones que factura a sus clientes de forma mensual por sus servicios de asesoramiento. Esta empresa establece cuotas de facturación en función de los servicios de telecomunicaciones que tengan las empresas. Por ejemplo, si la empresa tiene 10 líneas, una cuota mensual de consultoría de 30 euros al mes, si tiene 20, 40 euros. Y así, progresivamente. Sería un buen método clasificar a sus clientes por cuotas de 30, 40, 50, etc.

Y tan importante es el cómo como el dónde se factura. Contar con un software especializado no solo ayudará a organizar toda esa información, sino también a convertir los presupuestos en facturas, emitir cargos a nuevos clientes, controlar los tiempo de cobro y reclamar pagos pendientes de manera periódica.

La factura: tu carta de prestación de servicios

Tu principal medio para recibir la contraprestación por el trabajo realizado o bien vendido es la factura. Es por eso que debes cuidar hasta el último detalle.

Aspectos como que aparezcan los datos de la empresa de forma clara, destacar la fecha de vencimiento y la cantidad, describir cada una de las líneas de facturación o asegurarnos que la mandamos a la persona adecuada, facilitarán el proceso.

Por ejemplo, indica adecuadamente las condiciones de pago: si necesitas recibir el pago de una factura en un máximo de 30 días, pon el vencimiento dos semanas antes. De media los deudores pagan sus facturas 15 días tarde.

Facturar rápido y bien

Si tardas en facturar, más vas a tardar en cobrar. Si tus facturas acumulan errores, el proceso para cobrarlas se complicará más: tendrás que emitir una rectificativa, volverla a enviar… y un pesado etcétera de cosas que lo único que harán será retrasar lo que importa: el cobro. Un programa de facturación como Sage FacturaPlus Flex te ayudará a emitir la factura de forma sencilla y asegurándote de que no contiene errores de numeración o cálculo de impuestos.

Reclama tus cobros

Antes de lanzarse a la caza del cliente que no paga de cualquier forma, es vital intentar descubrir el motivo por el que el cliente no paga. No es lo mismo tener que dirigirte a una persona que ha sido un pagador habitual pero que ahora está pasando apuros económicos que dirigirte a otro que no sabe ni lo que nos debe porque no tiene interés de pagarnos.
Una vez sepamos con quién estamos jugando, las opciones para reclamar una factura impagada son varias. Desde una llamada telefónica o correo, hasta un burofax, carta certificado o apertura de un procedimiento monitorio.

Por último, no pierdas de vista este artículo donde se detallan todos los secretos que tiene adherida esta tarea para que se desempeñe de la forma más eficaz. Porque de nada sirve que el equipo comercial acumule ventas si no se cobra por ellas a final de mes.