Seis métodos sencillos y eficaces para proporcionar a tu equipo la información financiera que necesitan

Llevar a cabo una buena gestión empresarial depende, en gran parte, de la información financiera que nos proporcionan otras personas. De hecho, los negocios saneados y prósperos se basan en una cooperación efectiva, en la que todos reman en la misma dirección.

• Para que este sistema resulte eficaz, será necesario que todas las partes implicadas (incluidos compañeros y clientes) dispongan de acceso a la información financiera relevante.
• De ser así, supondrá una ventaja adicional al reducir la carga de trabajo de la persona o el equipo a carga de las cuentas.

Contenido del post

1. Replantéate cómo introduces los datos en tus sistemas de gestión
2. Reflexiona sobre los métodos de captura de datos
3. Automatiza la introducción manual de datos
4. Integra el uso de hojas de cálculo en tu software de contabilidad
5. Adáptate automáticamente a los requisitos y cambios normativos
6. Incorpora extractos bancarios automatizados y establece reglas

Los negocios son eficientes cuando la tecnología y los empleados trabajan sincronizados. Es decir, si la primera permite el máximo nivel de cooperación. Además, en esta situación la gente se siente motivada y con mayor capacidad para desempeñar su trabajo.

En este artículo detallamos seis formas de lograr que los datos financieros de tu empresa trabajen en beneficio de todos.

1. Replantéate cómo introduces los datos en tus sistemas de gestión

Es la recomendación más básica de todas.

Aunque es un tema que los departamentos de finanzas suelen tener en cuenta, es posible que este proceso aún esté lejos de una implementación óptima.

Reduce tiempo

• Para reducir el tiempo que dedicas a introducir datos manualmente y llevar a cabo el seguimiento de facturas impagadas, recibos e informes de gastos, haz que compañeros y clientes registren ellos mismos esta información financiera en el sistema.

El ejemplo clásico es que el personal que trabaja de forma remota pueda registrar los detalles de una venta o servicio en la ubicación del cliente o consumidor, e incluso emitir facturas en ese mismo momento.

Control de finanzas

Integrar este nivel de funcionalidad no implica perder el control de las finanzas ni otorgar al personal el acceso a información financiera que no debería ver. Por el contrario, con el software de contabilidad adecuado, los compañeros de trabajo podrán subir, descargar y editar los datos que necesiten en cualquier momento sin modificar ni acceder a elementos que no les corresponden.

Por ejemplo, si tu equipo de ventas necesita comprobar que se ha enviado una factura a un cliente, podrá consultarlo sin tener acceso total a los registros de facturación de la empresa.

Duplicar tareas

De este modo, reducirás la duplicación de tareas (como cuando alguien rellena los importes de un formulario de gasto y luego el equipo de contabilidad tiene que volver a introducir esos datos en el sistema) y podrás dedicar más tiempo a tareas financieras que aportan un mayor valor.

2. Reflexiona sobre los métodos de captura de datos

¿Cuántas horas dedicas a la semana a atender solicitudes de información financiera?

Cada vez que un cliente quiere actualizar una factura o alguien que esté de viaje de negocios necesita acceder a información financiera, tienes que localizarla, descargarla y enviársela por correo electrónico.

Con las soluciones de contabilidad y facturación online, los datos no están confinados en un servidor de la oficina. Puedes acceder a ellos estés donde estés o en tu propio equipo de escritorio, y recopilar datos de diferentes sistemas en un panel de control central.

Solo deberás otorgar acceso individual online a dicho panel para que los trabajadores puedan consultar rápidamente los datos que necesitan, en un formato fácil de entender y analizar. Esta opción resulta especialmente valiosa para el equipo de liderazgo ya que, en lugar de esperar a que compartas la información, podrán acceder de forma inmediata a los paneles de control e informes analíticos que necesitan, en el momento en que los requieran.

De esta forma, dedicarás menos tiempo a trasladar información y más a llevar a cabo análisis exhaustivos para conseguir que tu negocio avance.

No resulta nada sorprendente que un 67 % de los profesionales del sector contable prefieran soluciones en la nube: puesto que son prácticas y flexibles, se convierten en recursos fundamentales para seguir siendo competitivos.

Y, lo que es aún mejor, a medida que tu equipo crezca, podrás colaborar con tus compañeros, aunque estén de viaje o trabajen desde casa.

3. Automatiza la introducción manual de datos

¿Es posible aplicar la automatización en los contextos mencionados previamente?

La introducción manual de información financiera o su transferencia de un sistema a otro son operaciones relativamente sencillas en comparación con algunas de las tareas financieras complejas y de alto valor que tendrás que llevar a cabo para gestionar una pyme.

Sin embargo, también son actividades tediosas y que requieren una gran cantidad de tiempo. Cuando hay que dedicar horas y horas a introducir datos manualmente en un sistema, lo más probable es que se pierda la motivación y se cometa más errores. Además, se trata de tiempo que podría emplearse en tareas estratégicas más importantes.

La buena noticia es que estas tareas repetitivas se automatizan fácilmente. El uso de tecnología para la introducción y transferencia de datos te permitirá reducir significativamente el tiempo de trabajo administrativo y mejorar tu propia productividad con respecto a otras tareas importantes del proceso.

La experiencia real de profesionales que han integrado la automatización demuestra que es posible reducir semanas de trabajo a horas gracias al uso eficiente de esta herramienta.

Es algo que simplemente no podemos pasar por alto.

4. Integra el uso de hojas de cálculo en tu software de contabilidad

Muchas pequeñas empresas empiezan a gestionar su contabilidad usando hojas de cálculo antes de dar el salto a un software contable más sofisticado.

No obstante, es posible que sigan confiando en esa herramienta para algunos procesos. Si este es tu caso, es muy probable que dediques un tiempo considerable (y frustrante) a transferir datos de un programa a otro.

No nos malinterpretes. Es probable que las hojas de cálculo sean uno de los mejores inventos empresariales de todos los tiempos. Sin embargo, no deberían utilizarse en todos los casos. Además, en esta época marcada por las medidas de protección de datos, no es posible hacerlo porque carecen de las funciones complejas necesarias para la conformidad normativa plena en los actuales espacios de trabajo.

En resumen, puedes recurrir a las hojas de cálculo si no tienes otra opción, tanto para tareas tanto sencillas como complejas. Sin embargo, siempre que sea posible, utiliza software especializado y específicamente diseñado para entornos de trabajo modernos y que tenga en cuenta de forma predeterminada los requisitos de cumplimiento normativo.

Lo bueno es que muchos proveedores de software ya permiten importar datos desde una hoja de cálculo y exportarlos de nuevo a este programa sin necesidad de reintroducir nada manualmente.

Esto eliminará una de las tareas más frustrantes del trabajo diario.

5. Adáptate automáticamente a los requisitos y cambios normativos

Como explicamos anteriormente, para los departamentos de facturación y contabilidad supone una carga inmensa mantener a la empresa en plena conformidad con las normas.

Es otro elemento que se añade a una lista de tareas ya de por sí larga y que no deja de crecer con la irrupción de nuevas normativas y reglamentos en cambio constante.

Pero no tienes que encargarte de esto sin ayuda:

• Si tu software de contabilidad puede integrar medidas de cumplimiento, podrá llevar a cabo muchas de las comprobaciones necesarias para garantizar la conformidad normativa, como el cálculo del IVA o las declaraciones de Hacienda.
• Las mejores opciones de software incluso se pueden actualizar automáticamente para adaptarse a los cambios legales siempre que permitas las actualizaciones recomendadas.

Y no olvides la automatización. Como sucede con cualquier otra tarea administrativa, conciliar manualmente las transacciones bancarias con la contabilidad requiere una gran cantidad de tiempo y trabajo intenso, además de ser un proceso muy susceptible a errores humanos.

Al automatizar este proceso, reducirás el desfase entre las transacciones reales y las que aparecen en el software de contabilidad. Así tendrás acceso a una perspectiva actualizada y precisa de tu situación financiera.

6. Incorpora extractos bancarios automatizados y establece reglas

¿No sería maravilloso poder visualizar de forma precisa y puntual el estado financiero de tu negocio para ahorrarte horas de conciliación manual?

Algunas reflexiones:

• Conectar tu software de contabilidad directamente con la cuenta bancaria de tu empresa supone no tener que introducir nunca más los datos de un pago o recibo. Tus transacciones bancarias se trasladarían de forma segura y automática al sistema de contabilidad y solo tendrías que confirmar qué quieres que se publique.
• Puedes configurar reglas en tu banco para clasificar los ingresos y los gastos por categorías, y también vincular transacciones bancarias con facturas sin necesidad de pasar horas analizando extractos bancarios. Si surge un error, por ejemplo, cuando el importe pagado no coincide con el indicado en la factura, el software de contabilidad puede generar un aviso para que identifiques el problema y lo resuelvas con rapidez.

En pocas palabras, las empresas que no han integrado la conciliación bancaria automática no están aprovechando el tiempo del personal de una forma realmente productiva.

Conclusión

Las empresas necesitan adoptar una actitud de apertura en más de un sentido. Crear una cultura abierta que permita compartir los datos correctos con las personas adecuadas es una forma de potenciar enormemente el crecimiento y el progreso.

La tecnología es uno de los elementos más importantes de esta filosofía.

Asegurarte de que cuentas con las mejores herramientas no es difícil y tampoco tiene que ser necesariamente caro. Solo hace falta disposición para buscar continuamente formas de mejorar tu negocio y preparación para analizar las opciones a tu alcance para permitan llevar esos nuevos métodos a la práctica.