Aprende a comprar: cómo tener una buena política de compras

Una política de compras acertada es ahora un factor crítico para las empresas, gestión que deben encomendar a verdaderos expertos que conozcan la compañía a fondo. Qué comprar, cómo, a quién y, sobre todo, cuándo, son decisiones que van a influir de manera definitiva en una productividad adecuada, en la satisfacción de los clientes, en la tranquilidad de los empleados, en la calidad de los productos y, finalmente, en la rentabilidad.

Las circunstancias actuales de nuestra economía aconsejan fijar como objetivo prioritario una correcta gestión de compras, y ello por motivos operativos y, fundamentalmente, financieros.

Cuando los japoneses acuñaron el término Just in Time, «justo a tiempo», en los años setenta del siglo pasado, es natural que no pensaran que esa metodología pudiera estar más vigente que nunca en nuestros días. Este procedimiento lo que describe y enseña a los gestores empresariales es cómo comprar las cantidades justas y necesarias para producir los bienes y servicios que venden, pero ni un solo elemento más a ser posible, únicamente los precisos.
Lo que se buscaba también era conseguir que de cara a los clientes la producción cumpliera con sus requerimientos sobre los plazos de entrega, la cantidad adecuada y la mejor calidad. Justo a tiempo tenía esa doble vertiente de implicación de los proveedores y de compromiso hacia los clientes.

Los problemas de liquidez obligan a comprar mejor

La metodología Just in Time es hoy un buen punto de partida para reflexionar sobre cómo diseñar una política de compras en un momento económico delicado como el que tenemos.

La liquidez de las empresas ahora mismo no es boyante y la necesidad de financiación es vital. Pero conseguir de un banco una línea de crédito es difícil, y que descuenten pagarés (al 4% y más) incluso de firmas solventes y reconocidas es delicado, no digamos de aquellas con menos fortalezas.

Lo habitual es que entre las empresas se liquiden las deudas por transferencia bancaria, pero poco sabe de la fecha de abono porque eso queda en el aire. La realidad dice que hay que pagar a 60 días y cobrar a 90 días. ¿Cómo ajustan entonces sus flujos financieros las empresas para no colapsarse? Comprando mejor.

Cómo definir una buena estrategia de compras

El objetivo de una buena política de compras es conseguir los productos y servicios que una empresa necesita para un correcto funcionamiento de la producción según estos criterios:

• Comprar nuestros suministros y materias primas en la cantidad y la fecha establecidas
• Conseguir siempre el mejor precio posible
• Nuestra materia prima debe mantener el nivel de calidad contratado

Teniendo asumidas estas tres premisas, el paso siguiente es ponerlas en práctica con un guión, que para la generalidad de las empresas pasa por:

• Realizar una previsión de las necesidades en cada período de tiempo que la compañía establezca
• Buscar distintos suministradores
• Negociar adecuadamente los precios con esos proveedores
• Eliminar las compras superfluas
• Racionalizar los stocks hasta el mínimo posible sin que la producción se ralentice
• Dotar de los recursos humanos necesarios a esta estructura para que funcione

Siguiendo estos criterios básicos, estaremos en la buena dirección.

Hacia la cultura del ahorro en las empresas

En nuestro país no existe una verdadera cultura del ahorro, que redundaría positivamente en una reducción de los gastos generales sin alterar la calidad. Racionalizar los procesos, destinar los recursos justos a la logística y al almacenamiento, planificar las compras de manera racional y reorganizar el flujo financiero, implican en su conjunto una tarea necesaria que deben asumir los máximos gestores empresariales, involucrando al resto de la cadena organizativa.

Todo lo que no añada valor al producto final hay que eliminarlo por completo. El secreto está en una buena planificación, cuyo factor crítico reside en una inteligente gestión de las compras.

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