Cinco alternativas de fax virtual que pueden ayudarte a ahorrar en tu empresa

El fax sigue siendo una herramienta muy utilizada en las empresas para comunicarse con otras o con sus clientes. Es un dispositivo que ha evolucionado, ya sea integrándose con otros, como pueden ser las impresoras, pero también con nuevos modelos de servicio. Hoy vamos a comentar cinco alternativas de fax virtual que pueden ayudarte a ahorrar en tu empresa.

Se trata de servicios que tienen una serie de ventajas sobre el fax tradicional. Es más cómodo, puesto que podemos conectarnos desde cualquier ubicación, sin estar limitados por el lugar donde se encuentra la máquina de fax. Además, nos ahorramos el coste de la línea de teléfono, los suministros de papel y tinta, ya que muchas veces imprimimos los documentos sólo para pasarlos por fax. También añadimos mayor claridad cuando tenemos que pasar la misma hoja de un fax a otro, por ejemplo, para que la firmen varios implicados en el mismo. Al no imprimirse el documento, no se añade suciedad y se degrada menos.

Qué le pedimos a un fax virtual

Si ya disponemos de una máquina de fax y lo que queremos es cambiar a un fax virtual, necesitamos facilidades para que nuestro número se pueda portar al servicio elegido. Si no disponemos de número, también es interesante que nos ofrezcan uno, ya sea local o del tipo 900 o 902 para poder elegir el más adecuado para nuestra empresa.

Este tipo de servicios funcionan a través del correo electrónico, que es le método de entrada donde recibiremos los documentos que antes llegaban al fax. Muchas veces es interesante que se pueda recibir en varias cuentas de correos distintas el mismo fax. Para el envío también se suele utilizar el correo electrónico, enviado el fax con el número de teléfono a una dirección determinada. Una vez recibido por el destinatario, también es importante tener una confirmación en nuestro buzón de que dicho envío se ha realizado correctamente.

Cinco alternativas de fax virtual

Vamos a intentar ofrecer algunas alternativas que tenemos a nuestra disposición. Cada uno tiene características distintas y cumplen con lo hasta aquí expuesto:

• Fax virtual nos permite, mediante un suscripción básica de 2,99€ al mes, enviar hasta 50 páginas y recepción ilimitada en cinco cuentas de correos distintas. Incluye número de fax local y la posibilidad de enviar faxes cifrados, ya sea mediante clave o mediante PGP.
• Faxinating es un servicio en el que pagamos por envío. Es adecuado para empresas o profesionales que hacen un uso ocasional del fax, pero que llegado el momento no tengan que salir corriendo a buscar un lugar desde el cual enviarlo. Se paga de forma individual por cada envío, con un coste de 2,27€ por 5 páginas. El servicio realiza tres intentos y si no finaliza la transmisión con éxito no nos lo cobra.
• Telefacil es otro servicio que tiene algunas características interesantes. Por ejemplo, dispone de una impresora fax, similar a las impresoras virtuales que nos permiten transformar un documento en PDF que nos facilita el envío de faxes desde cualquier programa de nuestro ordenador, por ejemplo, Word, Excel, etc. También podemos enviar los faxes desde su página web, de forma sencilla y accesible desde cualquier dispositivo. Tiene un coste de 5€ mes por la línea más 0,02 centimos por envío sin establecimiento de llamada para fijos nacionales. También nos permite realizar envíos masivos de hasta 1.000 faxes.
• PamFax es un servicio que además de características similares a los anteriores está disponible tanto a través de la web, como con un programa para instalar en Windows o Mac así como aplicaciones móviles. Se integra con herramientas en la nube como Dropbox, Box, Google Drive o SkyDrive y también podemos utilizarlo con Skype. El coste del servicio parte de los 0,11€ por página en prepago o suscripciones de planes profesionales desde 7,08€ que incluye 20 páginas por mes y recepción ilimitada.
• Popcompanio es un aplicación para Android, iOS y BlackBerry para enviar fax desde nuestros móviles o tablets. Para ello nos permite primero realizar una imagen de un documento, escanearla y después poder enviarla por fax. También documentos que ya tengamos en el teléfono. Incluye servicios de fax certificados y tiene un coste mensual de 3,99€. Podemos crear portadas desde los móviles o ver y descargar los faxes enviados por correo electrónico

Como habéis visto alternativas no nos faltan. Solo hemos dejado una pequeña muestra de los servicios disponibles. Como extra una opción que yo aprecio en este tipo de servicios es que nos permitan guardar nuestra firma manuscrita y añadirla a documentos que enviemos o que nos lleguen para que sean devueltos. Algo que puede ser muy interesante para muchas empresas si tienen que pasar por varias manos para su firma.