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Cinco alternativas para escanear documentos desde el móvil

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Con la llegada de los smartphones a las empresas se nos abre un infinito mundo de utilidades que le podemos dar a estos terminales en las empresas. Una de ellas es el uso de estos teléfonos como escáner portátil. El móvil va siempre con nosotros y lo podemos utilizar, justo en ese momento en que nos es necesario, para pasar un documento en papel a formato digital, y después guardarlo en el propio teléfono, enviarlo por correo, etc. Vamos a ver hoy cinco alternativas para escanear documentos desde el móvil.

Una característica que debemos tener en cuenta, si pensamos dar un uso diario como escáner portátil, es la calidad de la cámara de fotos a la hora de elegir nuestro terminal. Para digitalizar el documento el teléfono realiza una fotografía al mismo y después nos permite ajustar el área que queremos importar de la imagen. También utiliza el contraste para que el documento quede perfectamente legible. A mayor calidad de la cámara de fotos de vuestro teléfono, más calidad tendrán los documentos escaneados.

Cinco alternativas para escanear documentos

Vamos a ofrecer soluciones generales, para todo tipo de documentos, como algunas un poco más concretas especializadas en tarjetas de visita o recibos de gastos que podemos tener durante un viaje o cuanto estamos desplazados en nuestro trabajo. Vamos con ellas:

  • CamScaner es una de las mejores aplicaciones que tenemos disponibles. Nos permite crear un documento PDF a partir de la imagen, ya sea de una o de varias páginas, ajuste automático de márgenes, escaneo de grupo o realce de color y brillo. Los documentos que nos crea se pueden proteger con contraseña, almacenarlos en servicios en la nube como Dropbox o Evernote, añadir etiquetas o notas o enviarlos por Fax vía Internet. Dispone de una versión gratuita con publicidad y que nos integra una pequeña marca de agua en los archivos PDF que crea y una versión de pago que está disponible por 3,99€. Está disponible tanto para iOS como para Android
  • Genius Scan es una alternativa al anterior que tiene un coste de 0,99€ en Android y 2,99€ para los usuarios de iPhone. También está disponible para Windows Phone. Detecta los márgenes de forma automática y corrige la perspectiva con la que hemos tomado la foto. Permite procesar la imagen tanto en blanco y negro como color. Los documentos pueden guardarse con extensión *.jpg o *.pdf. También tiene una versión adaptada a los tablets. Si la comparamos con la opción anterior, quizás le falta el control del contraste que nos permite ajustar mejor el resultado final.
  • Perfect OCR es una aplicación para iPhone que incorpora el reconocimiento de textos OCR a su función de escáner. De esta manera al realizar la fotografía a un documento, podemos capturar todo el texto y convertirlo en un documento .TXT que luego nos permitirá editarlo o incorporarlo a otro con el que estemos trabajando. Personalmente no le tengo tanto aprecio a esta característica en un smartphone como en un escáner de sobremesa, donde si es bastante más importante. Tiene un coste de 3,99$.
  • Expensify es un servicio que está especializado en los recibos de gastos. Está pensada para digitalizar todos los tickets que tenemos que pasar luego al departamento contable. Además de escanear los recibos los va añadiendo a nuestra cuenta de Expensify, donde luego nos permite crear informes, o que el departamento contable tengan la información al momento siempre disponible. Dispone de varias modalidades, una gratuita que nos permite escanear un número limitado de recibos al mes, 10, pero que será suficiente para comprobar si es útil para nuestra empresa. El valor de la aplicación para smartphones está en la forma que tiene de incorporar los gastos a la aplicación si va a ser utilizada en la empresa. En caso contrario, de igual manera podemos digitalizar el recibo con cualquier otra aplicación de escáner y pasarlo por mail al departamento oportuno.
  • CamCard es una aplicación especializada en el escaneo de las tarjetas de visita, de la que ya hablamos cuando ofrecimos alternativas para el móvil para administrar las tarjetas de visita. Escanea los datos de las tarjetas y si lo deseamos los incorpora a nuestra agenda del teléfono. Dispone de reconocimiento OCR de caracteres para que, en la mayoría de los casos, no tengamos que modificar prácticamente nada de la información capturada. También nos permite el reconocimiento de estos datos en la firma del correo electrónico, algo muy cómodo para ir incorporando datos de nuestros contactos que nos llegan por esta vía.

Conclusión

Tenemos un buen puñado de alternativas para sacar partido a la cámara de fotos de nuestro teléfono móvil. Muchas veces perdemos información simplemente por no utilizar de forma adecuada las herramientas que tenemos a mano, y en este sentido, el móvil es como una navaja suiza, que nos puede solucionar más de un problema. Estas son sólo algunas alternativas, porque existen muchas más que se pueden adaptar a las necesidades de vuestros negocios.

 

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