Cómo registrar una empresa en España en 7 pasos

¿Quieres materializar tu proyecto empresarial, pero no sabes por dónde empezar? No es tan difícil como piensas: te damos las claves para que sepas cómo registrar una empresa en España en 7 sencillos pasos.

• El impulso emprendedor no se detiene. En 2023 se constituyeron 109.182 empresas en España, un incremento de casi el 10 % respecto a las creadas en 2022, según el estudio “Demografía empresarial”. 
• Para poner en marcha cualquier tipo de negocio es obligatorio realizar una serie de trámites, aquí tienes el paso a paso para registrar tu empresa con éxito, comenzando por el análisis DAFO.

En las últimas décadas, el espíritu empresarial ha ido ganando terreno, de manera que cada vez más personas se sienten atraídas por la idea de montar su propio negocio, lo cual está dando paso a la creación de un mayor número de nuevas empresas y startups. Si tú también estás pensando en emprender tu actividad, te indicamos cómo registrar una empresa en España correctamente, sin perder tiempo con trámites innecesarios y en tan solo 7 pasos.

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2. Elección de la forma jurídica para registrar una empresa

Tras haber diseñado tu plan empresarial, debes elegir la forma jurídica de tu negocio antes de ponerlo en funcionamiento. Puedes elegir entre Sociedad anónima, sociedad limitada, cooperativa, sociedad profesional…

Este paso es fundamental porque de la elección de la forma jurídica dependerán aspectos como:

• Tipo de actividad y sector en el que quieras desarrollar tu negocio
• Número de socios
• Necesidades económicas
• Responsabilidad de los socios
• Aspectos fiscales

Por ejemplo, en la Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.), la forma más habitual para los pequeños empresarios, tu responsabilidad quedará limitada al capital aportado mientras que como autónomo tu responsabilidad será ilimitada y tendrás que responder con tu patrimonio personal de las deudas generadas en la actividad. 

No obstante, también podrías valorar crear una Sociedad Limitada Nueva Empresa, un modelo que simplifica los trámites administrativos de constitución, pudiendo crearla en tan solo 48 horas. Además, podrías aprovechar ciertas ventajas fiscales, como el aplazamiento de algunos impuestos. En cualquier caso, lo más importante es que conozcas todas las formas jurídicas para que puedas escoger la más adecuada para tu negocio.

3. El depósito del capital social en función del tipo de sociedad

El capital social de una empresa es el total de lo aportado por los socios a la entidad y puede consistir en dinero, bienes o derechos patrimoniales. Para saber cómo registrar una empresa en España, te ofrecemos un listado de los tipos de sociedad que puedes crear y el capital social mínimo que demanda cada una para su constitución.

Autónomos

• No necesitan capital mínimo y tienen responsabilidad ilimitada a la hora de constituirse como empresa.

Emprendedores de responsabilidad limitada

• A diferencia del autónomo, este tipo de persona física tiene responsabilidad limitada, es decir, que la responsabilidad está limitada al capital aportado.

Sociedad limitada

• En este tipo de sociedad, de carácter mercantil, los socios responden personalmente de las deudas sociales, con un capital igual o superior a 3.000 euros, aunque tras la aprobación de la Ley de creación y crecimiento de empresas, para su constitución solo se necesita 1 euro. Sus socios tienen responsabilidad limitada.

Sociedad Limitada de Formación Sucesiva

• Este tipo de organización sigue el mismo régimen que la Sociedad Limitada, excepto en ciertas obligaciones para garantizar la responsabilidad frente a terceros. No necesitan capital mínimo y tienen responsabilidad limitada.
• Tampoco requieren desembolso inicial, pero necesitan un capital de 3.000 euros para constituirse.

Sociedad Limitada Laboral 

• La mayor parte de su capital social es propiedad de los trabajadores, y su constitución requiere un capital superior a 3.000 euros. Su responsabilidad es limitada.

Comunidad de bienes

• A través de un contrato privado habrá que detallar la actividad del negocio, las aportaciones (en dinero o en especie) y el porcentaje de participación de cada socio. Para su constitución, no requieren capital mínimo.

Cooperativa

• Ha de estar formada, al menos, por tres socios en régimen de libre adhesión y con una estructura democrática.
• El capital se determina en los estatutos, aunque algunas comunidades autónomas requieren un capital no inferior a 1.800 euros, debiendo desembolsarse el 25% como mínimo en el momento de la constitución.

Sociedad anónima

• Su capital se divide en acciones, y está formado por las aportaciones de los socios. Además, estos no responden personalmente de las deudas sociales que adquiera la empresa.
• Para constituirse en sociedad anónima, es necesario un capital mínimo de 60.000 euros.

Cabe aclarar que la inscripción en el Registro Mercantil ha de practicarse en virtud de documento público, notarial, judicial o administrativo.

4. La denominación social

Este trámite es un requisito obligatorio para obtener la escritura pública de constitución de cualquier sociedad. De hecho, el artículo 413 del Reglamento del Registro Mercantil indica que “no podrá autorizarse escritura de constitución de sociedades y demás entidades inscribibles o de modificación de denominación, sin que se presente al Notario la certificación que acredite que no figura registrada la denominación elegida”.

Una vez finalizado este proceso, recibirás la certificación negativa de empresa, un documento que confirma que no hay otra empresa registrada bajo el mismo nombre. 

La denominación social es el nombre único que recibe una empresa y la diferencia del resto de sociedades mercantiles, por lo que debe figurar en todos sus documentos oficiales.

Ten en cuenta que el nombre queda reservado durante 6 meses desde la expedición de la certificación. Si, transcurrido este plazo, no se inscribe la sociedad en el Registro Mercantil, el nombre quedará libre de nuevo, pudiendo adoptarlo otras empresas de nueva constitución.

¿Cómo realizar este trámite?

Puedes obtener la certificación negativa por diferentes vías:

• Acudiendo directamente a las oficinas del Registro Mercantil Central con el impreso físico de la solicitud.
• Entregando la solicitud por correo electrónico u ordinario a las oficinas del RMC.
• Por vía telemática, rellenando el formulario de la web oficial del RMC.
• Mediante notario.

5. Crea la escritura pública en notaría

Una vez solicitada la certificación negativa, debes crear la escritura pública. Este documento ha de estar firmado por todos los socios que conforman la sociedad, y se realiza obligatoriamente ante notario.

El notario también puede ayudarte a redactar la escritura de constitución de la sociedad, en la que tendrás que detallar todos los aspectos fundamentales de su funcionamiento, desde su objeto hasta cómo se tomarán los acuerdos o la manera en que se transmitirán las participaciones. Así evitarás cualquier conflicto de intereses entre los socios en el futuro.

6. Solicita el NIF de tu empresa

Una vez completados estos procedimientos necesarios para el proceso de constitución, debes ponerte al día con Hacienda. De esta manera podrás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, presentando el modelo 036. Herramientas como Sage 50 te ayudan a organizar tu negocio y mantenerte al día con todo lo que tienes que presentar a Hacienda. 

Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa. De hecho, el NIF es el número de identificación fiscal obligatorio para las personas físicas y jurídicas que realicen actividades mercantiles, sin el cual no podrás emitir y recibir facturas.

¿Cómo solicitarlo?

Tendrás que acudir a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y rellenar los «Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores – Declaración de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada». Si necesitas el NIF con urgencia, Hacienda podrá darte uno provisional hasta que te asigne el definitivo. 

7. Inscribe tu empresa en el Registro Mercantil

Transcurrido un mes desde que se otorga la escritura pública, debes acudir al Registro Mercantil Provincial para conseguir competencia jurídica plena.

Los firmantes (es decir, los socios) serán quienes tramiten la inscripción en el registro correspondiente al domicilio social de la nueva empresa.

¿Qué documentos debes presentar para registrar una empresa?

La solicitud de inscripción debe ir acompañada de los siguientes documentos:

• El NIF.
• La escritura pública.
• El modelo 600, con el que se tramita la liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales.
• El certificado de sociedad laboral, en caso de que la sociedad así se haya inscrito.

Un emprendedor de responsabilidad limitada debe presentar, entre otros documentos, la certificación notarial o una solicitud firmada con la firma electrónica reconocida del empresario, el registro en el censo de empresarios y profesionales, así como el Modelo de Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales.

A la hora de realizar todos los trámites, te recomendamos que obtengas un certificado electrónico para que puedas firmar todos tus documentos telemáticamente y agilices los procesos. 

Y no olvides que necesitarás llevar la contabilidad de tu empresa. Prueba Sage 50, una solución integrada de contabilidad y gestión comercial en un único programa con la que podrás gestionar mejor tu negocio.

Una vez constituida la sociedad y cuando tengas el NIF, estarás preparado a nivel legal para comenzar tu actividad, siempre que cumplas con el resto de los requisitos administrativos. Ahora que sabes cómo registrar una empresa en España, ¿a qué esperas para iniciar tu aventura empresarial?

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.