Consecuencias para administradores y empresas por falta del depósito de las cuentas anuales

Tal y como dice el código de comercio y resto de leyes relativas a la gestión contable en la empresa, los administradores o consejo de administración de las sociedades mercantiles están obligadas a formular las cuentas anuales de las empresas dentro de los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio social. Una vez formuladas, dentro de los seis meses posteriores al cierre, dichas cuentas tienen que ser sometidas a la aprobación por parte de la junta general de las empresas y es obligación de las empresas darle publicidad a las cuentas anuales mediante el depósito en el registro mercantil en el que esté inscrita la sociedad.

Dado que la mayoría de las sociedades cierran su ejercicio social el 31/12, los plazos para convocar las juntas generales de aprobación de cuentas se llevan a cabo durante los seis primeros meses del año y una vez aprobadas dichas cuentas, tenemos un plazo de 30 días para proceder al depósito de cuentas en el registro mercantil. Esta es la teoría, pero la práctica nos indica que más del 40% de las sociedades vigentes en la actualidad, no tienen depositadas las cuentas en el registro mercantil, acarreando esta falta formal unas consecuencias bastantes importantes.

Consecuencias de no depositar las cuentas anuales

El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista. Es decir, cualquier cambio societario que tenga lugar a partir de los 30 días de la convocatoría teórica de la aprobación de las cuentas anuales del último ejercicio no será inscrito en el mercantil mientras exista la falta de depósito. Pensemos que no será inscribible por ejemplo cualquier modificación en los estatutos, ceses y nombramientos de administradores, poderes de la empresa a favor de terceros…

Además, el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas, puede dar lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el ICAC, sanciones que realmente se le han practicado a pocas empresas puesto que se bareman por volumen y el propio ICAC no toma partido sancionador por sus propias instancias.

Pérdida de la responsabilidad limitada de la sociedad contra el órgano de administración

Independientemente de las consecuencias anteriores de falta de inscripción de documentos por cierre de la hoja registral, la consecuencia más grave que tiene no depositar las cuentas anuales en el mercantil es la derivación de responsabilidad de dicha acción contra el órgano de administración de la mercantil.

Podemos distinguir dos tipos de responsabilidades en este caso. Por una parte, al no presentar las cuentas, no se actúa con la diligencia exigida al administrador por lo que si esta actuación u omisión de depósito, origina un daño a la Sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamarte los daños causados a la Sociedad por este hecho.

Los administradores de derecho o de hecho como tales, responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo. Esta responsabilidad debe ser demostrada, y es más difícil que al final salga adelante una demanda de este tipo, y por lo tanto, tengas que responder por los daños, a no ser, que sea algo muy objetivo.

El problema viene en el otro tipo de responsabilidad, recogida en la Ley Concursal y en este caso, sí que podrías responder de todas las deudas de la Sociedad. Esta ley constituye una seria amenaza para los administradores y gerentes que no actúan con la diligencia propia de su cargo cuando una sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, de conformidad con lo que la propia Ley Concursal entiende por dicho concepto y, por tanto, debe instar un procedimiento concursal.

Cuando el concurso de acreedores de una sociedad mercantil se califica culpable, esto es, cuando en la insolvencia de la empresa ha habido dolo o culpa grave de los representantes legales de la Compañía en concurso, implica sanciones sobre los administradores de la sociedad en concurso. La Ley Concursal establece los supuestos concretos que merecen la calificación de culpable del concurso como son:

• Incumplimiento sustancial en la llevanza de la contabilidad
• Haber cometido alguna irregularidad relevante para la comprensión de la situación patrimonial o financiera del deudor
• Haberse alzado con la totalidad o parte de sus bienes en perjuicio de sus acreedores
• Cuando antes de la fecha de la declaración de concurso el deudor hubiese realizado cualquier acto jurídico dirigido a simular una situación patrimonial ficticia.

En cambio, existen otras presunciones legales que determinarán la calificación culpable del concurso, salvo que se presente prueba en contrario que destruya la presunción previa de culpabilidad, que son:

• Quienes hubieran incumplido el deber de solicitar en plazo la declaración del concurso. Recordemos aquí la necesidad de que el patrimonio de la sociedad tiene que ser como mínimo el 50% del capital social de la empresa siempre.
• Quienes hubieran incumplido el deber de colaboración con el juez del concurso y la administración concursal.
• Si el deudor obligado legalmente a la llevanza de contabilidad, no hubiera formulado las cuentas anuales, no las hubiera sometido a auditoría, debiendo hacerlo, o, una vez aprobadas, no las hubiera depositado en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Si el concurso se califica culpable y la empresa en concurso se acoge a la liquidación, podrá recaer la responsabilidad concursal por las deudas sociales en los administradores o liquidadores, y sobre quienes hubieren tenido esta condición dentro de los dos años anteriores a la fecha de la declaración de concurso, obligándose éstos a pagar a los acreedores concursales, total o parcialmente, el importe que de sus créditos no perciban en la liquidación de la empresa.

Obviamente la mejor recomendación, es depositar las cuentas cuanto antes depositando siempre los ejercicios consecutivos, puesto que no se puede depositar un ejercicio si no está el anterior.