Cuatro sencillos trucos para mantener tu mente organizada y eficiente

Buscar la productividad sin estrés es un objetivo compartido por muchos. A través de técnicas basadas en los principios de Getting Things Done (GTD), se puede liberar espacio mental y enfocarse en lo más importante en cada momento, ya sea en el trabajo o en la vida personal.

• Una de ellas es organizar la bandeja de entrada del correo electrónico de manera eficiente mediante categorización y acción inmediata, siguiendo pasos lógicos para alcanzar el «Inbox Cero».
• Otra puede ser priorizar tareas pequeñas y completar aquellas que requieran menos de dos minutos, evitando que acumulen más tiempo al posponerlas.

La productividad sin estrés es algo a lo que aspira la mayoría de la gente. ¿Y por qué no? Es una buena forma de llevar tu negocio. Si eres capaz de clasificar las cosas por categoría y por niveles de prioridad, podrás liberar espacio mental para pensar y centrarte en lo más importante en cada momento.

A lo largo de los años, he dicho la frase «Tu cabeza es la peor oficina» miles de veces porque así es. Si tienes todas tus listas de tareas en la cabeza, están en el lugar equivocado: acabarás o bien prestando más atención a algo de la que le corresponde, o bien no tanta como se merece.

Trucos rápidos para asumir el control

Mi primer libro iba precisamente de eso, de ayudar a la gente a tomar perspectiva y crear espacio mental para lograr una productividad sin estrés en los negocios… y en la vida. Lo escribí en 2001 para describir lo aprendido en los 25 años anteriores. Desde entonces, se ha convertido en un éxito de ventas en todo el mundo.

Si bien es cierto que llevo la metodología GTD (Getting Things Done) en la sangre —y siempre predico con el ejemplo—, a algunas personas les puede resultar abrumadora. Como introducción, estos son algunos truquillos para liberar espacio en tu mente y pensar en las cosas más importantes.

Algunas de estas técnicas se basan en los principios GTD más básicos: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y actuar. Otras están diseñadas para ayudarte a vaciar la cabeza y aumentar así tu productividad en momentos de mucho trabajo o incertidumbre. Con dedicación, te ayudarán a adquirir perspectiva, a liberar el espacio mental que necesitas para pensar, crear y hacer y a controlar tu productividad.

1. Usa una herramienta de captura

Tanto si estás en tu mesa, en una reunión o en cualquier otra parte, usa un lápiz y un papel, como hago yo, o una nota de voz en tu smartphone (lo que mejor te funcione) para capturar las ideas, pensamientos o tareas procesables cuando surjan. En lugar de dejarlos ahí, pásalos a una lista que puedas revisar para saber qué hacer con ellos.

2. Repasa tus listas

Recopila todas tus notas, notas de voz o grabaciones y procésalas, tachando todo lo que ya hayas hecho, y elabora una lista de próximos pasos. Puedes hacerlo a diario, en días alternos o semanalmente, pero no las pierdas de vista de vista. En un mundo empresarial en el que las cosas cambian rápidamente te ayudará a trabajar con mayor eficiencia.

3. Organiza tu bandeja de entrada

Muchas personas nunca consiguen alcanzar el ‘Inbox Cero’ (una bandeja de entrada totalmente vacía), pero si sigues una serie de pasos lógicos y creas carpetas adicionales, es más fácil de lo que piensas. Para empezar, ¿de qué trata el correo? ¿Te exige llevar a cabo alguna acción? Si no es el caso, decide si borrarlo o archivarlo. Si lo es, puedes llevarla a cabo en el momento, delegarla o posponerla.

4. Cíñete a la regla de los dos minutos

Cuando estás hasta arriba, hay muchas pequeñas tareas que puedes acabar aplazando precisamente porque son pequeñas (es algo que sucede muy a menudo con los correos electrónicos). Si hay alguna tarea que puedas revisar, completar y sacarte de la cabeza en menos de dos minutos, hazlo. ¿Por qué? Porque si no lo haces, aclararla, organizarte y revisarla en otro momento seguramente acabe llevándote más de dos minutos.

Actúa de otra forma para mejorar tu productividad

Dirigir un negocio puede ser duro. Cualquier pequeña medida que puedas tomar para mantener tu productividad y hacer que tu trabajo resulte más fácil puede ayudarte a seguir por buen camino, también te dará el espacio mental que necesitas para trabajar y para centrarte en tu negocio en lugar de en otras cosas.

Puede que poner en práctica estos consejos no te cambie la vida, pero sí cambiará tu forma de relacionarte con el mundo y te ayudará a dirigir tu negocio de forma productiva y sin estrés.