Las empresas están obligadas a inscribir siempre sus ficheros de información personal en la Agencia Española de Protección de Datos, dado que todas las empresas tienen que garantizar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los datos personales de las personas o empresas que estén inscritas en dichos ficheros tal y como obliga la Ley Orgánica de Protección de Datos.
El problema es que muchas empresas se ven perdidas completamente en este trámite cuando la inscripción de dichos ficheros es realmente sencilla y que se realiza con un par de clicks desde nuestro propio equipo informático, más aún si tenemos la firma electrónica digital de la empresa.
El proceso de inscripción de los ficheros desde el formulario NOTA
El formulario NOTA es un formulario web que se usa para inscribir los ficheros que tiene la empresa en los que recoge la información protegida por la LOPD. Este formulario se descarga en este enlace y es un formulario autorellenable con cualquier programa libre de Adobe que lea PDF.
De entrada, la inscripción de ficheros como tal no llega a realizarse. Es decir, en ningún momento realizamos un envío de nuestros ficheros de datos a la AEPD, simplemente notificamos la existencia de dichos ficheros y los datos que contienen que se comunican mediante una solicitud normalizada del formulario NOTA.
Si hemos descargado el PDF anterior, veremos que tenemos dos opciones para presentarlo:
- Cumplimentación directa y presentación en papel
- Cumplimentación del PDF, firma del propio PDF y envío directo a la Agencia Española de Protección de datos.
En todos los casos, el propio PDF está preparado para firmarse digitalmente y para conectar con el servidor de la AEPD una vez que hemos cumplimentado el formulario correctamente.
El documento de ayuda del Formulario NOTA
El propio formulario anterior tiene una extensa ayuda para ayudarnos a la cumplimentación correcta de toda la información. En primer lugar, nos encontramos con el titular de la empresa, si existe una empresa responsable de la salvaguarda de nuestros ficheros y un último bloque en el que describimos la información que almacenamos en nuestros ficheros y que debe estar accesible en todos los casos.
Si leemos la ayuda en línea que nos proporciona la propia AEPD en el enlace anterior, podemos ver que el formulario no tiene ningún campo que no podamos rellenar nosotros directamente.
La falta de inscripción de estos ficheros puede acarrear sanciones de hasta 600.000 euros en las empresas, por un trámite tan sencillo como rellenar un formulario y realizar un envío web. ¿A qué esperas para cumplir con la LOPD correctamente en tu empresa?
Más Información | Agencia Española de Protección de Datos
En Blog Sage | La protección de datos aplicada a la plantilla
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