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Facturas certificadas

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Desde hace años, la firma digital dejó de ser un requisito obligatorio para emitir facturas electrónicas. Basta con que la factura se expida y reciba en formato electrónico, cumpliendo los requisitos legales básicos.

Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley Antifraude y el nuevo reglamento técnico de facturación (Verifactu), se establecen nuevas exigencias para garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de las facturas.

Aunque la firma digital sigue siendo una medida válida para reforzar la confianza y la seguridad, ya no es suficiente por sí sola. Ahora se requiere el uso de software certificado que garantice que la factura no puede ser modificada, y que genere automáticamente un registro fiscal seguro con elementos como el código QR y el hash.

¿Qué es una factura certificada hoy?

Tradicionalmente, una factura certificada se entendía como una factura electrónica firmada digitalmente, lo que garantizaba su autenticidad y la integridad de sus datos:

• Datos del emisor y receptor
• Número, fecha y lugar de expedición
• Importe y desglose de conceptos e impuestos (IVA, IRPF…)
• Forma de pago

Sin embargo, con el avance normativo, este concepto ha evolucionado. Actualmente, hablamos de facturas emitidas con software certificado conforme al reglamento Verifactu, que aseguran la integridad del contenido mediante mecanismos técnicos como el hash, el código QR y la transmisión automática a la Agencia Tributaria.

La firma digital sigue siendo válida como medida adicional, pero hoy en día, lo que convierte a una factura en “certificada” a efectos legales es que haya sido generada con un sistema de facturación que cumpla con los requisitos técnicos definidos por Hacienda.

Tipos de factura que deben emitirse con software certificado

En el nuevo marco normativo, lo importante no es tanto “certificar” cada tipo de factura de forma individual, sino asegurarse de que todas las facturas obligatorias se emiten a través de un software que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.

Los principales tipos de factura que deben generarse con sistemas verificados son:

• Factura ordinaria: la más habitual, que documenta la entrega de bienes o prestación de servicios.
• Factura rectificativa: se utiliza para corregir una factura anterior (por errores, devoluciones, cambios de datos, etc.).
• Factura recapitulativa: recoge varias operaciones realizadas con un mismo cliente durante un período determinado.
• Factura simplificada: se emite en operaciones de menor importe (hasta 400 € IVA incluido, o 3.000 € en ciertos casos).
• Copia de factura: reproduce la factura original, indicando claramente su condición de copia.
• Factura proforma: no tiene validez fiscal, pero se utiliza para informar sobre una operación futura. No se registra ni se certifica.

Importante: Aunque no todas las facturas están sujetas a envío automático a la AEAT (como las proformas), sí deben generarse con sistemas que garanticen integridad, trazabilidad y verificación técnica para el resto de los tipos obligatorios.

¿Cómo se certifica una factura en el nuevo marco legal?

Con la entrada en vigor del Reglamento Verifactu, el concepto de “certificar” una factura ya no se refiere únicamente a firmarla digitalmente con un certificado personal, sino a emitirla mediante un sistema de facturación que garantice la integridad, trazabilidad y autenticidad de cada registro.

Para cumplir con los requisitos legales actuales, es imprescindible utilizar un software de facturación certificado, que incorpore:

• Firma técnica del registro (hash)
• Código QR identificativo
• Transmisión automática del registro de facturación a la Agencia Tributaria (si el usuario opta por el modo Verifactu)
• Generación de un registro de alta de factura en formato XML estructurado, conforme al reglamento técnico

Aunque sigue siendo posible usar una firma electrónica avanzada (como las emitidas por la FNMT), ya no es el único mecanismo aceptado. La normativa también contempla, como vías válidas para garantizar la autenticidad e integridad:

• El uso de EDI (intercambio electrónico de datos)
• Otros medios admitidos por la AEAT, previa aprobación y comunicación formal

La clave ya no está solo en la identidad del firmante, sino en que el software utilizado sea Verifactu Ready, y cumpla con todos los requisitos técnicos fijados en el Reglamento de la Ley 11/2021, de medidas de prevención del fraude fiscal.

Las facturas certificadas y Ticket BAI

Ticket BAI es un sistema obligatorio de control de facturación implantado en el País Vasco que busca prevenir el fraude fiscal en operaciones con pago en efectivo o sin trazabilidad. Se aplica de forma efectiva desde 2022 en Gipuzkoa y Álava y desde 2024 en Bizkaia, con calendarios adaptados según el perfil del contribuyente.

El sistema obliga a que todos los dispositivos emisores de facturas (ordenadores, TPVs, balanzas, cajas registradoras, etc.) utilicen un software homologado por las Haciendas Forales, que genera:

• Un fichero único por factura, firmado digitalmente y con un código identificativo
• El envío automático del fichero a la Hacienda correspondiente

Este modelo pionero ha servido como base para desarrollar el nuevo sistema Verifactu, que será de aplicación estatal a partir de 2025 y 2026, con un enfoque y requisitos muy similares:

• Uso de software certificado (Verifactu Ready)
• Integridad, inalterabilidad y trazabilidad técnica
• Generación de un registro de factura estructurado (XML)
• Posibilidad de envío voluntario o automático a la Agencia Tributaria (modo Verifactu activado)

En definitiva, tanto TicketBAI como Verifactu forman parte de una estrategia nacional para controlar en tiempo real la facturación real de autónomos y pymes, reducir el fraude y aumentar la transparencia fiscal.