Facturas vencidas e impagadas: ¿cuál es su tratamiento fiscal y qué hacer con ellas?

Analizamos cómo Hacienda permite recuperar el IVA de facturas impagadas y declaradas si se cumplen unos requisitos.

• Sin los medios adecuados, tener que estar pendientes de las facturas vencidas e impagadas puede suponer mucho tiempo.
• Con un software de contabilidad apropiado, podremos tener esta información de forma muy directa.

Si tenemos una empresa, suele ocurrir que, por muchas medidas que tomemos para prevenir un impago, algunas de ellas no se cobren. No obstante, no debemos llevarnos las manos a la cabeza nada más venza una factura. Recordemos que tratar con clientes implica también hacer uso del buen juicio. Si, por ejemplo, tenemos un cliente desde hace tres años y, de repente, deja de pagarnos, intentemos entender qué sucede antes de hacer saltar las alarmas.

Pero ¿qué hacemos con las facturas que se quedan en nuestra contabilidad como emitidas pero no cobradas? En estos casos es muy útil conocer la forma y el plazo para reclamar las facturas, así como el periodo de tiempo que contamos para conseguir la recuperación del IVA y las implicaciones en el impuesto de Sociedades.

Facturas impagadas: ¿cómo reclamarlas?

A veces, hasta el cliente que menos pensamos que puede fallarnos o tener problemas de tesorería, puede dejar facturas impagadas. Ahora bien, ¿qué hacemos con esa deuda? De primeras, intentar contactar con la otra parte. Vamos al refrán de “hablando se entiende la gente”. Y es que, en ocasiones, nos precipitamos y tendemos a pensar mal, cuando es posible que el retraso en el pago se deba simplemente a una confusión.

En primer lugar, comprobemos que el error no viene por nuestra parte. Asegurémonos de que hicimos llegar la factura y revisemos que no hemos recibido el pago. Una vez lo sepamos a ciencia cierta, hablemos con el cliente. Si tenemos una cuenta de correo directa, conviene buscar respuesta dejándolo por escrito.

Si la respuesta no viene de vuelta, el siguiente paso es enviar cartas certificadas o burofax para que, en caso de tener que optar por la vía judicial, dispongamos de suficientes pruebas.

El siguiente paso en la vía de reclamar una factura impagada cuando las anteriores reclamaciones no han dado su fruto es iniciar un juicio monitorio. Se trata de un proceso judicial para tratar de resolver este tipo de conflictos, regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil.

Para iniciar este procedimiento, deben cumplirse unas condiciones. Principalmente, destacan dos. Por un lado, debe ser una deuda dineraria y, por otro, debe haber pasado la fecha vencimiento de la factura.

Para poder alegar el impago de la factura, debemos aportar todo tipo de documentos que demuestren que el cliente no ha pagado. Más allá de la factura, el albarán o el contrato, podemos aportar documentos por escrito que demuestren que hemos reclamado el pago en varias ocasiones, como la carta de solicitud del pago de facturas, el correo certificado u otros.

Recuperar el IVA de facturas impagadas

No tenemos que dar por perdido el IVA devengado que ya hemos declarado en la declaración de IVA y que no conseguimos cobrar a través de dicha factura. De cara a contrarrestar las consecuencias de tener a un cliente moroso, Hacienda nos permite recuperar el IVA que hayamos liquidado si se cumplen unos requisitos:

• El cliente debe de ser empresario o profesional.
• Tenemos que haber reflejado esta circunstancia en los libros registro.
• Deben haber transcurrido 6 meses desde el vencimiento (si somos una pyme con un volumen de operaciones de menos de 6.010.121,04 euros en el año anterior) o un año en los demás casos.
• Se debe haber reclamado oficialmente la deuda (judicial –proceso monitorio– o notarialmente)

Si cumplimos estos requisitos, podremos emitir una factura rectificativa, que incluiremos en la liquidación correspondiente. La enviaremos a Hacienda y al destinatario de la operación. En la comunicación a Hacienda, se hará constar:

• Su condición de documento rectificativo.
• La descripción de la causa que motiva la rectificación.
• Los datos identificativos y las fechas de expedición de las correspondientes facturas rectificadas.

Es importante resaltar que debemos tener mucho cuidado con los plazos. Hay que emitir esa factura rectificativa en el transcurso de tres meses desde que se cumplen 6 meses o un año (para grandes empresas) del impago.

Las facturas impagadas en el impuesto de Sociedades

Cuando tenemos facturas impagadas, contablemente tiene implicaciones. Si ha trascurrido un año desde que se emitieron o se da alguna circunstancia que permita catalogar a esos clientes como clientes de dudoso cobro, se deberá proceder a la reclasificación contable.

Es decir, el saldo de la cuenta 430 habrá que darlo de baja utilizando la cuenta 436 “clientes de dudoso cobro”. Cuando ya sepamos por seguro que no vamos a cobrarlo, habrá que dotar la pérdida en la cuenta 650 “pérdidas de créditos comerciales”, dando de baja la 436.

Ahora bien, ¿qué pasa con el gasto de la 650: es deducible en el impuesto de Sociedades o no? El artículo 13.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades admite la deducción cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:

• Que haya transcurrido el plazo de 6 meses desde el vencimiento de la obligación.
• Que el deudor esté declarado en situación de concurso.
• Que el deudor esté procesado por el delito de alzamiento de bienes.
• Que las obligaciones hayan sido reclamadas judicialmente o sean objeto de un litigio judicial o arbitral de cuya solución dependa su cobro.

Si no se da ninguna de estas circunstancias, habrá que hacer un ajuste positivo, ya que no es deducible, por ahora, ese gasto.

El proceso de reclamaciones, rectificaciones y ajustes derivados del impago de un cliente puede parecer engorroso, pero lo será mucho menos si contamos con las soluciones de facturación, tesorería y contabilidad apropiadas que nos garanticen un correcto seguimiento de todas nuestras facturas.