Las facturas vencidas e impagadas son una realidad a la que debe enfrentarse cualquier negocio. Si tienes problemas con las facturas impagadas, en este artículo podrás tomar buena nota de cómo puedes reclamarlas y de sus repercusiones contables y fiscales.
- Sin los medios adecuados, tener que estar pendientes de las facturas vencidas e impagadas puede suponer perder mucho tiempo.
- Con un software de contabilidad apropiado, puedes tener esta información de forma muy directa.
Las facturas vencidas e impagadas son una realidad a la que debe enfrentarse cualquier negocio, por muchos medios que se pongan para evitarlo. No obstante, no debes llevarte las manos a la cabeza nada más venza una factura. Al fin y al cabo, tratar con clientes implica también hacer uso del buen juicio.
En todo caso, muchos emprendedores albergan dudas: cómo proceder a la reclamación de las facturas vencidas e impagadas, sus repercusiones contables, las fiscales… Alcanzar ese conocimiento es el primer paso para proceder ordenadamente.
Facturas impagadas: ¿cómo reclamarlas?
Lo primero es intentar recabar determinada información:
- Confirmar que el vencimiento de la factura ya se ha producido y no te has equivocado: no enviaste la factura, no ha llegado la fecha pactada, hay alguna condición que no se ha cumplido aún, etcétera.
- Comprobar que no haya habido una previa reclamación sobre una entrega del bien o prestación del servicio defectuosa.
- Comenzar los contactos con el cliente para corroborar que este no haya tenido alguna confusión. Lo ideal es hacerlo por correo electrónico u otra fórmula de la que quede constancia escrita.
- Indagar sobre posibles problemas en la tesorería o la solvencia del cliente.
Tras esa ronda de comprobaciones, una vez establecidos los primeros contactos, es clave la respuesta del cliente. Si no viene de vuelta, el siguiente paso es enviar cartas certificadas o burofax. En caso de tener que optar por la vía judicial, te servirá de prueba.
La reclamación judicial de las facturas vencidas e impagadas
El siguiente paso para reclamar una factura impagada cuando las anteriores reclamaciones no han dado su fruto suele ser iniciar un juicio monitorio. Se trata de un proceso judicial para tratar de resolver este tipo de conflictos, regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Para iniciar este procedimiento, deben cumplirse ciertas condiciones. Principalmente, destacan las siguientes:
- La deuda ha de ser dineraria.
- Debe haber pasado la fecha de vencimiento de la factura.
- Tendrás que contar con alguna documentación que acredite la existencia de la deuda. Más allá de la factura, el albarán o el contrato, puedes aportar documentos por escrito que demuestren que has reclamado el pago en varias ocasiones, como la carta de solicitud del pago de facturas, el correo certificado u otros.
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Recuperar el IVA de facturas impagadas
No tienes que dar por perdido el IVA devengado que ya has declarado en la declaración de IVA y que no consigues cobrar. Podrás recuperar el IVA que hayas liquidado si se cumplen unos requisitos que permiten considerar el crédito total o parcialmente incobrable:
- El cliente debe de ser empresario o profesional. Si no lo es, la base imponible del IVA de la operación debe ser superior a 50 euros.
- Tienes que haber reflejado esta circunstancia en los libros registro.
- Debe haber transcurrido un plazo desde el vencimiento, que depende del tipo de operación. Lo más habitual es que tenga que haber pasado un año o seis meses, en el caso de tener un volumen de operaciones inferior a 6 010 121,04 euros.
- Se debe haber reclamado oficialmente la deuda (por la vía judicial —proceso monitorio—, por ejemplo o notarial). En el caso de créditos adeudados por entes públicos, necesitarás una certificación del interventor o tesorero.
Si se cumplen estos requisitos, podrás emitir una factura rectificativa, que incluirás en la liquidación correspondiente. La enviarás a Hacienda y al destinatario de la operación. La comunicación a Hacienda estará sujeta a diversos requisitos que puedes consultar en el artículo 24 del reglamento del impuesto.
Las facturas impagadas en el impuesto de Sociedades
El artículo 13.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades admite la deducción de las pérdidas por deterioro de los créditos derivadas de las posibles insolvencias de los deudores cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:
- Que haya transcurrido el plazo de 6 meses desde el vencimiento de la obligación.
- Que el deudor esté declarado en situación de concurso.
- Que el deudor esté procesado por el delito de alzamiento de bienes.
- Que las obligaciones hayan sido reclamadas judicialmente o sean objeto de un litigio judicial o arbitral de cuya solución dependa su cobro.
No obstante, no se pueden deducir las pérdidas por deterioro de créditos en los siguientes casos:
- Cuando los créditos son adeudados por entidades de derecho público. Sin embargo, sí pueden deducirse si son objeto de un procedimiento arbitral o judicial que verse sobre su existencia o cuantía.
- En el supuesto de que se trate de créditos con personas o entidades vinculadas, solo serán deducibles si se ha abierto la fase de liquidación en un concurso.
- Si, en lugar del seguimiento individualizado, has optado por una estimación global del riesgo de fallidos. Como excepción, las empresas de reducida dimensión pueden deducir por este sistema hasta el 1 % del importe de los saldos al cierre de deudores.
Las implicaciones contables de las facturas vencidas e impagadas
Desde el punto de vista contable, las facturas vencidas pero no pagadas representan un desafío. Lo más recomendable es contar con soluciones integrales, como Sage 50. Ello te permite contar con todos los datos de los clientes, las facturas, la tesorería y los impuestos en un mismo programa.
El seguimiento contable de las facturas impagadas requiere información de distintas fuentes.
Esto es relevante, ya que la contabilidad tiene que tomar datos de diferentes fuentes y prestar información con distintos usos. Por ello, hay que prestar atención a varios puntos importantes relacionados con diferentes áreas.
- La calificación de un crédito como de dudoso cobro o como incobrable.
- Las dotaciones de correcciones por deterioro de valor de los créditos, ya sea por el sistema individualizado o el global.
- El reconocimiento de pérdidas definitivas por créditos comerciales incobrables.
- La contabilización del impacto de las modificaciones de la base imponible del IVA.
- El surgimiento de diferencias entre contabilidad y fiscalidad en el impuesto sobre sociedades.
- La realización del seguimiento del impacto de estas facturas vencidas y no cobradas en las ratios contables, en especial las referidas a la tesorería.
En definitiva, lo más importante es que estés preparado para enfrentarte a las facturas vencidas e impagadas. Con una buena estrategia y las herramientas correctas, podrás abordar las facturas impagadas con confianza y superar cualquier obstáculo que se presente en el camino hacia tus metas.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado en 2024 por su relevancia.
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