Cuatro fases para prepararte para el futuro de la facturación: Comunicación y planificación
Conoce las fases para preparar tu negocio para la facturación electrónica y el sistema Verifactu con una planificación y comunicación efectivas.
En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, conocerás los pasos iniciales para prepararte para el nuevo ecosistema de facturación. Enfocándonos en comunicación y planificación, nos aseguramos de que estés listo para cumplir con las nuevas obligaciones fiscales.
- En las próximas publicaciones, te guiaré paso a paso para que estés completamente preparado para el nuevo ecosistema de facturación.
- En este primer artículo, comenzaremos con la fase inicial: comunicación y planificación.
Como probablemente sabrás, próximamente entrarán en vigor dos obligaciones que afectan a los procesos de facturación de empresas y autónomos. Son la obligatoriedad de utilizar factura electrónica en operaciones entre empresarios (B2B) y sistemas de emisión de facturas verificables (conocidos popularmente como “Verifactu”, aunque esta es solo una de las dos modalidades).
Estas obligaciones fueron establecidas por la Ley Crea y Crece 12/2022 y Ley Antifraude 11/2021 que se enfocan en combatir el fraude y la morosidad, respectivamente.
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Factura electrónica obligatoria en operaciones entre empresarios
La factura electrónica es el documento expedido en formato electrónico y que cumple los requisitos del Reglamento de Facturación. Esto es, con garantía de autenticidad e integridad (formatos estructurados en base a las sintaxis aceptadas para la factura electrónica que garantice la interoperabilidad de los sistemas).
Parece complicado, ¿verdad? Tranquilidad, la factura va a ser prácticamente idéntica a la que vienes emitiendo, cambiando el modo de remitirla.
Implementación y consideraciones técnicas
Con formatos estructurados se refiere a que el mensaje informático debe tener una estructura y una sintaxis concreta. Con interoperabilidad de sistemas se refiere a que los diferentes softwares de facturación deben tener la capacidad de:
- “traducir” el mensaje de la factura entre los diferentes formatos,
- así como compartir información de manera eficiente y segura.
Por ejemplo, ahora el destinatario de la factura debe informar al remitente si acepta o rechaza la factura, así como si realiza pagos parciales/completos.
Ahora bien, esta nueva obligación choca frontalmente con cómo se venía operando, no se podrá enviar por email una factura en formato “PDF”, ya que este no cumple con los requisitos para ser considerado una factura electrónica.
Con el nuevo modelo, la facturación electrónica podrá realizarse mediante:
- Plataformas privadas de facturación electrónica (por ejemplo, Sage), que en este caso se depositará una copia de cada factura en la solución pública.
- La solución pública de facturación electrónica.
- La combinación de ambas.
¡COMPARTE! Prepárate para el futuro de la facturación: la factura electrónica y Verifactu cambian las reglas del juego. ¿Estás listo?
Sistemas de emisión de facturas verificables (VERIFACTU)
Existen algunas operaciones entre empresarios que no tienen que documentarse mediante factura electrónica, por ejemplo, si el destinatario no está establecido en España o si la operación se documenta en facturas simplificadas o tiques.
Esta obligación comenzará a aplicarse:
- En el plazo de un año a partir de la publicación del reglamento de desarrollo para los empresarios y profesionales con una facturación superior a los 8 millones de euros.
- En el plazo de 2 años de la publicación del reglamento para el resto de los empresarios y profesionales.
Recordemos brevemente que la Ley Crea y Crece tenía como objetivo la prohibición y lucha contra el software de supresión y manipulación de ventas. De hecho, establecía sanciones tanto para productores y comercializadores (150.000 €), como para los usuarios (por ejemplo, la tenencia del software tiene una sanción 50.000 € por cada ejercicio) que utilicen dicho software.
Asegúrate de que tu software de facturación está homologado
Debes asegurarte de que tu software de facturación está homologado para cumplir con los requisitos. Uno de ellos es que debe tener capacidad de acogerse al Verifactu:
El sistema Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial. Establece que, por cada factura emitida, se deben generar registros de facturación que podrán:
- ser remitidos voluntariamente de forma automática a la AEAT (modelo Verifactu)
- o bien estar disponibles en caso de que la AEAT los requiera (modelo No Verifactu).
El nuevo sistema establece los siguientes cambios en las facturas normales y simplificadas:
- Formato y estructura de los registros de facturación: los registros de facturación deberán seguir un formato y estructura determinados, que estarán definidos por la Agencia Tributaria (por ejemplo, se debe indicar el código de identificación del sistema informático utilizado y fabricante).
- Elementos de seguridad: los registros de facturación deberán incorporar determinados elementos de seguridad, como los hashes encadenados (QR) así como hacer referencia al sistema Verifactu si procede.
Modalidades de Verifactu
Como indicábamos, hay dos modalidades en lo que respecta al envío de registros a la sede electrónica de la Agencia Tributaria:
- Modalidad Verifactu: Deben enviar los registros de facturación en tiempo real. Tendrán menor control fiscal (dado que ya están remitiendo los registros), y la conservación de los registros de facturación recae en la Agencia Tributaria. Asimismo, sus facturas serán verificables por los usuarios. Requiere tener conexión permanente a internet para asegurar el envío de los registros.
- Modalidad No Verifactu: no se enviarán los registros de facturación automáticamente, pero deben estar disponibles en caso de requerimiento de la AEAT y determina obligaciones adicionales.
El sistema Verifactu afectará a todos los contribuyentes excepto a aquellos que estén en el SII y aquellos inscritos en el REAGP o autorizados por la AEAT.
Ahora ya conoces las novedades que entrarán en vigor próximamente. En la próxima fase, te ayudaré a realizar una valoración inicial de tu situación de partida para mitigar los riesgos de cara a la implementación de la factura electrónica y Verifactu.
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