Términos del Diccionario Empresarial

Sistemas de emisión de facturas verificables

Los sistemas de emisión de facturas verificables son una de las grandes novedades introducidas tras la Ley Antifraude o contra el Fraude Fiscal. Además de incrementar el control tributario, se espera que aporten confianza al comercio y favorezcan un cumplimiento más sencillo de las obligaciones fiscales.

¿Qué son los sistemas de emisión de facturas verificables?

Llamamos sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas VeriFactu a los que cumplen simultáneamente las siguientes condiciones:

  • Los requisitos que la Ley Antifraude ha incorporado para todos los programas y sistemas electrónicos tanto de facturación, como contables o de gestión. Deben garantizar la integridad, trazabilidad, accesibilidad, conservación e inalterabilidad de sus registros. No puede haber interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
  • Determinados requisitos específicos para el software de facturación:
    • Cada vez que emitas una factura, el sistema debe generar un registro de facturación de alta.
    • El sistema debe enviar los registros de facturación de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
  • Deben ser efectivamente utilizados para remitir a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) todos los registros de facturación registrando en cada factura la expresión «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».

¿Cómo funcionan los sistemas de emisión de facturas verificables?

Cada vez que emitas o rectifiques una factura, el programa deberá generar un registro. En él, se incluirán no solo datos de la entrega de bienes o la prestación de servicios, sino también del propio proceso de facturación. El objetivo es facilitar la trazabilidad de todos los registros de facturación, de modo que pueda rastrearse su creación desde el primero al último.

Además, las inscripciones que avisan de que una factura pertenece al sistema VeriFactu permiten al destinatario tomar conciencia de que se ha enviado a la AEAT. Eso le da la oportunidad de verificar que efectivamente la factura ha sido enviada.

En cualquier caso, todas las facturas emitidas mediante sistemas informáticos (VeriFactu o no) deben incorporar un código QR o y un identificativo alfanumérico. Gracias a ellos, el destinatario de la factura podrá enviar determinada información contenida en ella a Hacienda.

¿Qué tipos de sistemas VeriFactu habrá?

Habrá dos tipos de sistemas de emisión de facturas verificables:

  • Cualquier software que cumpla los requisitos, ya sea producido por un proveedor o, incluso, internamente.
  • Una aplicación informática que la AEAT va a poner a disposición de los obligados tributarios que realicen pocas facturas al año.

¿Qué tienes que hacer para adaptarte?

La adaptación técnica corresponde, por entero, a los productores de software de facturación. Cada proveedor debe adaptar sus sistemas de facturación a las nuevas normas de emisión de facturas verificables. Además, deberá presentar una declaración responsable de que cumple los requisitos. Y, posteriormente, la Administración puede investigar si en realidad lo hace, especialmente en los casos en que el sistema no sea VeriFactu, es decir, cuando no envíe las facturas a la AEAT.

No obstante, como usuario, sí tienes algunos “deberes”:

  • Antes del 1 de enero de 2024 deberás tener operativo un sistema que cumpla los nuevos requisitos. Eso incluye la capacidad técnica del programa de enviar las facturas a la AEAT.
  • Deberás decidir si efectivamente vas a remitir a la AEAT las facturas o no. Si lo haces, tendrás la ventaja de que los registros se incorporarán automáticamente a determinados libros registro del IVA y el IRPF. Si eliges no hacerlo, el programa y tu facturación pueden estar sometidos a mayores controles tributarios.

Como ves, es un cambio que puede resultar técnicamente complejo. Sin embargo, ese esfuerzo corre de cuenta de la AEAT y los proveedores de software de facturación. Por eso conviene contar con soluciones de garantías y proveedores de toda confianza.

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