La planificación y el control presupuestario como sistemas de gestión de la empresa

Hemos publicado varios post sobre el proceso de emprender, sobre la necesidad de diseñar un buen plan de negocio y seguirlo fielmente para poder construir una empresa y desarrollar nuestro proyecto de negocio, pero ¿qué pasa luego? Un estudio publicado por External Financial Management destaca, en sus conclusiones, que sólo un tercio de las empresas españolas hace una gestión adecuada y más del 40% no realiza una planificación presupuestaria de su actividad.

Esto viene a decirnos que una buena parte de los emprendedores, una vez que se han posicionado en el mercado, abandonan los procesos de planificación y control y se dejan llevar por la inercia de la actividad. El éxito de la actividad empresarial requiere la fijación de unos objetivos concretos, la planificación de los métodos a seguir para alcanzarlos y el control de los resultados de esa planificación, para evitar desviaciones que nos impidan lograr esos objetivos. Pero este sistema debe mantenerse durante toda la vida de la empresa y no sólo en su fase inicial, por eso es vital la planificación presupuestaria y el control de la misma.

El proceso de la planificación presupuestaria

Al contrario del plan de negocio de los emprendedores, que no disponen de datos reales y todo se basa en proyecciones, las empresas que ya están funcionando disponen de información sobre el desarrollo de su actividad. Eso facilita la posibilidad de hacer una planificación de las políticas y las estrategias a seguir para alcanzar los objetivos que aseguren la perdurabilidad del negocio. Esa planificación debe de ir acompañada de los datos económicos que la avalen.

En muchas pymes el presupuesto viene a constituir esa planificación anual y se convierte, además, en el instrumento de comunicación de los objetivos empresariales a todos los niveles de la organización. Por eso ha de abarcar las actividades comerciales, productivas, de inversión, I+D, gastos generales, etc.

Los presupuestos pueden ser estáticos o dinámicos. Los estáticos son aquellos que no se pueden modificar al producirse desviaciones, mientras que los dinámicos son susceptibles de esa modificación. Dentro de la misma organización pueden coexistir ambos, por ejemplo, podemos asignar una partida de gastos generales que no estamos dispuestos a ampliar, mientras que el capítulo de inversiones puede variar en función de los resultados que se vayan obteniendo durante el ejercicio.

El control presupuestario

Todo proceso de planificación requiere un mecanismo de control para que sea efectivo. De poco sirve plantearse una planificación presupuestaria si no tenemos mecanismos que nos permitan ver la evolución de nuestra actividad y detectar las desviaciones que se vayan produciendo sobre lo proyectado.

Los sistemas de control utilizados deben poner de manifiesto el origen y la causa de las desviaciones, para poder corregirlas y evitar reiterar los errores. Es importante alimentar nuestros sistemas de control con datos actualizados, de esta manera podemos realizar ese control en tiempo real y de manera permanente. El éxito de un buen sistema de control no sólo depende de su efectividad en detectar esas desviaciones, también de hacerlo cuanto antes.

La planificación y control son sistemas que se retroalimentan, de tal manera que la información de salida de uno se convierte en la entrada del otro y así sucesivamente. Ese bidireccionalidad es la que sirve para ir depurando errores y adaptar las estrategias empresariales a la consecución de los objetivos planteados.

Sin control no hay gestión, sin gestión no hay empresa

La planificación y control presupuestario es, si cabe, la manera más sencilla de llevar una gestión y supervisión efectiva de la actividad empresarial. El hecho de que más de el 40% de las empresas de nuestro país no lleven a cabo este tipo de iniciativas pone de manifiesto el abandono de muchos empresarios de las tareas de dirección.

Es evidente que el plan de negocio inicial ha de renovarse anualmente, que la propia actividad empresarial requiere continuos cambios y que la toma de decisiones para afrontar un entorno tan cambiante ha de hacerse sobre datos objetivos y sobre previsiones ajustadas a la realidad de la propia empresa.

Este sistema no es el único, pero su elaboración no suele ser complicada y puede estar al alcance de cualquiera, renunciar a ello sólo puede conducir al fracaso.