Las normas generales de facturación recogen todos los aspectos que rigen en lo concerniente al deber de expedición y entrega de factura que incumbe a los empresarios y profesionales.
La importancia de la regulación de los procedimientos de facturación está relacionada con la necesidad de acreditar la realización de las operaciones que den lugar a la deducción de los gastos y de las cuotas de IVA soportado, así como de las posibles reclamaciones que pudieran surgir en los casos en que se produzcan defectos en los objetos entregados o en los servicios prestados por quién emite esas facturas.
Principios básicos sobre las facturas
La factura es el documento que acredita la realización de ciertas operaciones acordadas por ambas partes. Cada factura expedida deberá ser objeto de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación.
El destinatario de las operaciones deberá recibir una copia de la misma en el plazo máximo de un mes, desde la fecha de la recepción de la misma, el destinatario tendrá 15 días para rechazarla. Las facturas o documentos sustitutivos que hubiesen sido rechazadas de forma expresa en el plazo indicado se tendrán por no expedidas.
La emisión de las facturas siempre será por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan.
¿Ticket o factura?
El reglamento de facturación permite que se sustituya la factura por un ticket y copia de éste en las operaciones cuyos importes sean inferiores a 3.000 euros, IVA incluido.
Siempre teniendo en cuenta que la obligación de expedir factura no podrá ser cumplida mediante ticket, entre otros, en los siguientes casos:
- Aquéllos en los que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.
- Las entregas de bienes destinadas a otro Estado miembro (entregas intracomunitarias).
- Las entregas de bienes expedidos o transmitidos fuera de la Comunidad Europea (exportaciones).
- Las entregas de bienes y prestaciones de servicios en las que se deba practicar la inversión del sujeto pasivo (empresarios o profesionales para quienes se realicen las operaciones sujetas a gravamen).
Datos obligatorios que han de aparecer en la factura
Hay una serie de datos obligatorios que han de aparecer en las facturas para que éstas sean correctas. Se establece que toda factura ha de contener:
- Lugar y fecha de emisión de la misma.
- Su número y serie, si procede. La numeración ha de ser correlativa y sólo podrán establecerse series diferentes cuando haya varios centros de facturación o diferentes actividades.
- Los datos fiscales, nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal y domicilio, del emisor y receptor de la factura.
- La descripción de la operación y el precio de la misma. Si la operación está sujeta y no exenta de IVA deben aparecer en la factura todos los datos necesarios para identificar la base imponible, el tipo de IVA a aplicar y la cuota correspondiente. En el caso de facturas que incluyan distintos tipos de IVA, deben diferenciarse las operaciones sujetas a cada tipo. Si la cuota de IVA se incluya dentro del precio se indicará el tipo aplicado o bien la expresión «IVA incluido» si se está autorizado a ello.