Quizás no lo sepas, pero… estás preparado para el SII (vídeo)

Ayer el BOE publicaba una orden ministerial que regula diversos aspectos del SII. El próximo mes de julio entra en vigor el nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) para la gestión del IVA que consiste básicamente en sustituir el procedimiento de registro de facturas, ya fuera en libros o través del modelo 340, por un sistema donde el registro se realiza en la AEAT.

Hasta aquí, creo que ya a todos nos suena. De la misma manera que, prácticamente todos, tenemos claro que este registro debe realizarse en el tiempo, relativamente corto, de cuatro días.

¿Hasta qué punto se conoce el SII?

A partir de aquí, el conocimiento es muy difuso, a pesar de que, tanto desde la Agencia Tributaria, como desde los colegios profesionales, asociaciones de empresas, empresas desarrolladoras de software, hemos intentado difundir y explicar este importante cambio.

Si lanzáramos una encuesta preguntando a las empresas si creen que el Suministro Inmediato de Información puede afectarle y, en caso afirmativo, si estaría su empresa preparada, el porcentaje de empresas que respondería la pregunta tras haber realizado un análisis de impacto, sería muy bajo. Me aventuro a decir que, a menos de dos meses para el inicio de entrada en vigor, el porcentaje de los que responderían tras haber recogido información suficiente sobre el nuevo sistema, no sería mayor. Con esta falta de información es difícil realizar un análisis de impacto y, sin éste, es difícil la toma de decisiones.

En este vídeo podrás comprender cuál es la mejor solución para adaptarte al SII

Las ventajas del SII

Esto también provocaría una respuesta sesgada si les preguntáramos sobre las ventajas que piensa que aportará el nuevo sistema. Si caemos en la tentación de valorarlo con una perspectiva del 1 de julio, nos llevaría a decir que ninguna. Si lo hacemos con una visión de un año vista al menos, veremos que nos ha ayudado

• a mejorar nuestros procesos de facturación,
• tener en cuenta en ellos a los terceros que se relacionan con nosotros
• en la influencia que pueden tener las decisiones de terceros y su manera de facturar en nuestros procesos y las nuestras en los suyos.

Con esta visión, veremos que habrá mejorado la relación entre nosotros y nuestros clientes y proveedores y con la Administración.

Las empresas estamos más preparadas de lo que pensamos, si bien es cierto que la mayoría no hemos realizado un autodiagnóstico para conocer el nivel de preparación en el que estamos. Así que el primer paso es recoger la información necesaria para realizar este test, cuyo resultado debe marcarnos las tareas de formación y revisión interna a realizar. En estos primeros pasos, sería conveniente contar con la ayuda de nuestro asesor de confianza, desde la preparación hasta el desarrollo de ese análisis de impacto en nuestra organización y la toma de las decisiones oportunas que resulten de éste.

Las decisiones a tomar van en dos sentidos

El primero es de gestión administrativa, en el que debemos adecuar nuestros procedimientos y circuitos administrativos, no sólo a «lo que nos venía bien hacer» sino teniendo en cuenta que hay una administración que me pide «lo que se debe hacer» y, en todo esto, interviene la relación con mis clientes y proveedores, que estarán afectados por mis decisiones, estén o no estén en el sistema. Para este punto es importante el nivel de conocimiento de los Reglamentos de facturación y de IVA.

El segundo es tecnológico, de cultura digital. No se trata sólo de establecer una conexión con la Administración, sino de aprovechar para que todas las comunicaciones de la empresa relacionadas con su facturación y su registro de compras y gastos, sean digitales. Es decir, ampliar esa conectividad a todos los ámbitos de manera que logremos esa eficiencia y reducción de los tiempos de registro que el sistema requiere.

En definitiva, si realizamos un buen análisis de impacto, si miramos más allá del 1 de julio y aprovechamos el cambio, encontraremos vías para mejorar las comunicaciones entre empresas y entre empresas y asesores. Veremos, en primera instancia, que se reparten las cargas de las obligaciones legales, para reducirlas realmente después, en la medida que nuestros procesos se hayan adecuado a la nueva frecuencia de comunicación y, entonces, aprovechar la conectividad que requiere el SII y la información cruzada que podemos obtener de la Administración en beneficio de nuestros propios sistemas de gestión.