¿Qué es y para qué sirve una herramienta de EPM?

Las siglas EPM son el acrónimo de Enterprise Project Management, término bajo el cual se engloban las herramientas orientadas a soportar los procesos de gestión de proyectos en el entorno empresarial. Estas herramientas no son algo nuevo, sino que están presentes en la pyme desde hace tiempo y cada vez son más habituales.

El abanico de aplicaciones EPM disponible en el mercado es bastante grande, existiendo soluciones muy diferentes. Las hay online o en formato aplicación; con más o menos módulos funcionales; software libre y también propietario; y por supuesto, también hay quien se atreve a lanzar un desarrollo propio.

Funcionalidades principales de una herramienta de EPM

Una herramienta de EPM que quiera soportar con éxito los procesos de gestión de proyectos en una pyme, debe resolver completamente la problemática que conlleva. Su estructura se puede dividir en dos grandes bloques:

– Reporting de proyectos.
– Gestión de informes y seguimiento de proyectos.

Reporting de proyectos

En el bloque de reporting, de entrada, la primera funcionalidad que debe contener una herramienta EPM es la de cargar proyectos, que formarán el portafolio o cartera de proyectos de la organización. Lo ideal es quel acceso a proyectos disponga de algún tipo de gestion de permisos, suficiente para que los usuarios sólo puedan ver o reportar ciertos proyectos para los que estén autorizados.

Una vez cargados los proyectos, se necesita incorporar una planificación, que viene siendo la carga de trabajo en forma de hitos y tareas, calendarios de disponibilidad de recursos, de costes y otra serie de eventos que tendrán lugar durante el desarrollo del proyecto. Sobre planificación hay muchas teorías y niveles de detalle, así que cuanta más flexibilidad tenga la herramienta en este sentido, mejor servicio proporcionará a los usuarios.

Una vez puesto un proyecto en ejecución, es importante que la funcionalidad de planificación permita guardar distintas líneas base, para poder ver cómo ha evolucionado el plan a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esta funcionalidad viene muy bien a la hora de hacer el balance final del proyecto, para ver en dónde se ha desviado más en plazo y poder aprender para mejorar en los proyectos futuros.

En la parte de reporting, además de perseguir la planificación, es muy importante que se puedan reportar riesgos y problemas. El objetivo de esta información es el de anticipar aquellos eventos que puedan interferir en el normal desarrollo del proyecto y que pongan en peligro su finalización dentro de los objetivos de plazo, calidad y coste.

En el área funcional de reporting, es muy interesante integrar un gestor documental, de tal manera que la documentación y entregables generados en cada fase del proyecto de puedan ir almacenando en la herramienta, de manera ordenada y centralizada. De esta manera, cualquier persona que quiera consultar cualquier documento relacionado con el proyecto, tan sólo necesita acceder al mismo a través de la herramienta de EPM.

Hoy en día son muchos sistemas los que permiten efectuar el reporting online, ya que de esta manera tan solo se necesita un navegador y la autorización correspondiente para acceder al portafolio de proyectos y reportar lo que ha sucedido, colgar o consultar un documento.

Gestión de la información de proyectos

La gestión de la información de proyectos se puede realizar dentro de la propia herramienta de EPM, o bien a través de una herramienta externa de gestión de informes ya disponible en la empresa. Lo importante es que los informes muestren información útil para la gestión y toma de decisiones y no sólo un montón de gráficos de colores bonitos.

En este sentido, una división de proyectos por planes, es un primer paso que conviene dar para organizarlos de manera homogénea. Esto significa que la herramienta de informes debe permitir organizar a nivel de macro-proyecto (plan), para ir descendiendo en sucesivos niveles a nivel micro, siendo la unidad mínima la del proyecto.

La gestión visual ayuda mucho a la hora de confeccionar informes de seguimiento, por ejemplo, usando códigos de colores para marcar el estado de un proyecto y que con un único vistazo se pueda saber si requiere atención o no. Un sistema tan sencillo como usar el color rojo para lo que necesita atención, el amarillo para lo que marcha regular y el verde para lo qe va bien, a modo de semáforo, resulta de gran utilidad, así que tampoco hay que pensar en grandes sistemas faraónicos para lograr buenos resultados desde el principio.

Una evolución de la gestión visual, que es más de corte reactivo, es la de los sistemas de gestión de alertas. Estos destacan por su carácter más proactivo, al enviar una alerta a los usuarios clave cuando se produzca una condición previamente marcada. Por ejemplo, «avisa el responsable de la oficina de proyectos cuando se reporté un riesgo que afecte al plazo de entrega de proyecto».

Conclusiones

La gestión de proyectos a través de una buena herramienta de EPM tiene un importante impacto en la eficacia y eficiencia de una organización, al proporcionarle información integrada y en todo momento de la marcha de su cartera de proyectos.

Disponer de la herramienta, sin embargo, no es lo único que hace falta, sí o que previamente a su elección es necesario establecer una metodología de gestión de proyectos para la organización, que defina, entre otras cosas, qué información se quiere reportar, cómo se va a hacer, cuándo, quién y otra serie de condiciones del proceso de gestión de proyectos. Y esta es la parte quizás más complicada, por muy buena herramienta EPM que se disponga, las personas tienen que estar motivadas para usarla en beneficio de la organización.