Proceso de reclutamiento: Fases a tener en cuenta

¿Necesitas cubrir un puesto de trabajo en tu empresa? Descubre las tres fases de un proceso de reclutamiento efectivo.

• Según un estudio de la Universidad Estatal de Michigan, la contratación mediante las técnicas tradicionales (revisiones de currículum, entrevistas y referencias) sólo proporcionan un candidato idóneo con una probabilidad del 14%.
• La elección de un candidato no adecuado para el puesto supone una pérdida de tiempo y recursos para la empresa. Te contamos cómo lograr un reclutamiento efectivo.

Si quieres que el departamento de recursos humanos de tu empresa encuentre el perfil adecuado para una vacante, debe conocer a fondo las fases del proceso de reclutamiento efectivo. El objetivo es cubrir las necesidades de la empresa y lograr a un candidato que se adapte al puesto y que se alinee con los valores de la organización, de manera que no haya una alta rotación de personal.

Gracias a la tecnología, muchas compañías son capaces de ir más allá cuando ponen en práctica las fases de un proceso de reclutamiento. Consiguen hacerlo de forma ágil e inteligente utilizando herramientas diseñadas para la gestión de personal. Con este software, basado en business inteligente, el reclutador lo tiene mucho más fácil para dar con el perfil ideal en menos tiempo y ahorrando costes.   

¿De qué fases se compone el proceso de reclutamiento? ¿Qué herramientas ayudan al departamento de recursos humanos a simplificar este proceso? Te lo contamos en los siguientes apartados.

¡TUITEALO! Descubre las tres fases clave para un reclutamiento efectivo y evita pérdidas de tiempo y recursos.

Las tres fases del proceso de reclutamiento

La preparación, la acción de reclutamiento y el proceso de acogida siempre intervienen en la selección de personal. Al menos, deben estar presentes si queremos realizar una acción de selección óptima. Por tanto, son fases que deberemos tratar con especial cuidado y donde la etapa de preparación es la más importante.

La fase de preparación es fundamental en todos los procesos de selección: sin una base sólida sobre el perfil que buscamos no lograremos resultados óptimos.

Fase 1: Preparación del reclutamiento

Para evitar que tus empleados abandonen su puesto en los primeros días de actividad, debes cumplir con una serie de subfases previas para preparar el reclutamiento, que son las siguientes:

Elaboración del informe de previsión

Realizar una previsión de necesidades es un buen comienzo. Puedes partir estudiando las jubilaciones previstas y analizando las necesidades que puedan existir según los planes de ampliación de la red comercial o de otros departamentos de la empresa. Toda esta información se puede recoger en un informe de previsión.

Propuesta de requisitos del puesto

Una vez se detecte la necesidad o voluntad de reclutamiento, es aconsejable elaborar una propuesta en la que se plasmarán los requisitos básicos a cubrir en materia de:

• salarios,
• tipo de contratación,
• formación mínima
• y una descripción breve del perfil que necesita la empresa.

Descripción analítica del puesto

Para poder documentar el proceso necesitarás realizar una descripción analítica del puesto a cubrir. En ella descubrirás:

• las verdaderas necesidades de formación,
• la responsabilidad a asumir por el nuevo empleado,
• así como las funciones que realmente se desempeñan en el puesto.

A partir de esa información, podrás obtener otras conclusiones respecto a las condiciones ambientales, físicas y de estrés que deberán ser soportadas por el candidato. El resultado debe ser un informe sobre el puesto al que podrás recurrir cuando se detecten necesidades de contratación.

Es importante que de esta fase obtengamos dos tipos de datos: la información referente al puesto y la que describa a la persona que lo debería cubrir.

Con los datos que se logren podrás realizar un perfil psicológico, considerando las buenas actitudes descubiertas y sumando las que creas que pueden ser positivas para la empresa. Obtendrás, de esa forma, al candidato ideal que tendrás que localizar, si es posible, en el proceso de selección.

El 22 % de los nuevos empleados dejan su trabajo en los primeros 45 días de trabajo, según el estudio elaborado por Deloitte.

Fase 2: Acción de reclutamiento

Una vez que tengas claras las necesidades a cubrir por el reclutamiento, deberás analizar las fuentes de selección. Esta fase tendrá repercusiones sobre los gastos, en tiempo y dinero del proceso y, debes recordar que son recursos que tendrá que asumir tu empresa. Ten en cuenta que no es lo mismo utilizar los portales de selección de internet que usar los medios de prensa o contactar con las bolsas de empleo de colegios profesionales o universidades.

¿Qué pasos se dan en esta fase? Son los siguientes:

1. Establecer plazos de recepción de currículums. Deberás establecer la forma en la que os candidatos enviarán su CV y el periodo de tiempo de envío, así como el plazo para responder por parte de la empresa.
2. Concertar entrevistas. Una vez realizada la criba inicial, deberás concertar las entrevistas y demás pruebas orientadas a descubrir a aquellas personas que puedan cubrir las necesidades del puesto y mejorar su productividad.
3. Elegir el perfil adecuado. En función de los plazos que hayas establecido (en base a necesidades o limitaciones de gastos destinados al proceso) deberás escoger el perfil más adecuado según lo descubierto en la fase 1.

Fase 3: Acogida

Es importante recordar que, aunque hayas firmado el contrato de trabajo con el candidato elegido, el proceso de reclutamiento no termina hasta que se haya producido la correcta adaptación del trabajador a su puesto. Esto significa que deberás transmitirle la cultura empresarial, presentarle a los compañeros de trabajo y realizar un seguimiento inicial sobre el trabajo a realizar. También podrás nombrar a una persona para que le acompañe durante la fase de adaptación como tutor y mentor.

Los procesos que realiza la empresa pueden ser diferentes a los realizados por el profesional en otras organizaciones. Por ello, es bueno dejar claras las premisas y exigencias del puesto. También es imprescindible marcar una serie de objetivos que dejen claro al trabajador lo que se espera de él y cómo podrá lograr seguir creciendo dentro de la empresa. Si contamos con uno, es bueno entregar un manual con preguntas frecuentes y presentación del organigrama empresarial. También es aconsejable darle un feed back al empleado para que sepa como mejorar y adaptarse más rápido a sus funciones.

¿Cómo perfeccionar el proceso de reclutamiento en tu empresa?

En los procesos de selección tradicionales, es necesario revisar el currículum físico de los candidatos. En esta primera fase, el reclutador invierte un tiempo excesivo en revisar y filtrar los perfiles adecuados y también necesita coordinar entrevistas, contar con instalaciones adecuadas para realizar las correspondientes pruebas y, finalmente, valorar qué aspirante se adecúa mejor al puesto de trabajo.

La digitalización de los procesos de reclutamiento supone el uso de técnicas mucho más ágiles y eficaces. Estas técnicas se llevan a cabo a través de tecnología que ayuda al departamento de recursos humanos a:

• Ahorrar gastos. La digitalización del proceso de reclutamiento permite reducir el tiempo y el gasto que supone reunir perfiles y convocar candidatos.
• Identificar perfiles adecuados.  Con la digitalización podrás saber de forma clara el perfil profesional ideal a través de plataformas como LinkedIn, diseñadas específicamente para poner en contacto a profesionales y empresas que buscan sinergias laborales y nuevas oportunidades de negocio.
• Gestionar los datos de forma segura. En el reclutamiento tradicional, por ejemplo, se corre el riesgo de perder la información recibida de los candidatos.
• Cumplir con el RGPD. Los procesos de selección tradicionales suponen riesgos a la hora de cumplir con la ley de protección de datos personales. Sin embargo, en los procesos de reclutamiento digitales intervienen softwares que facilitan el cumplimiento del reglamento con un tratamiento seguro de la información de los candidatos.
• Optimizar los flujos de trabajo. Los softwares de recursos humanos más actuales, como Sage HR, generan informes con datos relevantes de los aspirantes que simplifican el análisis de perfiles y perfeccionan el proceso de reclutamiento.

Para perfeccionar los procesos de reclutamiento y dar con el perfil más idóneo dentro de tu compañía, la digitalización empresarial es la herramienta básica. Utilizar un software de recursos humanos te permitirá automatizar procesos y que sean más efectivos, lo que supondrá un aumento de la productividad y una reducción de la tasa de rotación.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y ha sido actualizado en 2023 por su relevancia.