Las 3 fases de un proceso de reclutamiento

Cuando necesitamos cubrir un puesto de trabajo, debemos seguir una serie de pasos para realizar un proceso de reclutamiento completo y efectivo. Podemos resumir estos pasos en tres fases.

• Descubre cuáles son las fases dentro del proceso de reclutamiento que debes conocer si quieres dar con un perfil adecuado para tu empresa.
• Te aconsejamos sobre las herramientas digitales que facilitan al departamento de Recursos Humanos la selección de personal.

Los procesos de reclutamiento reúnen una serie de fases que el departamento de recursos humanos de cualquier organización debe conocer si quiere dar con un perfil adecuado a las necesidades de la empresa.

Gracias a la tecnología, muchas compañías son capaces de ir más allá cuando ponen en práctica las fases de un proceso de reclutamiento. Consiguen hacerlo de forma agilizada e inteligente al valerse de herramientas específicamente diseñadas para la gestión de personal, como Sage HR. Utilizando software como este, basados en business inteligente, el reclutador lo tiene mucho más fácil para dar con el perfil ideal en menos tiempo y ahorrando en costes.   

¿De qué fases se compone el proceso de reclutamiento? ¿Qué herramientas ayudan al departamento de recursos humanos a simplificar este proceso? Te lo contamos en las siguientes líneas.

Las tres fases del proceso de reclutamiento

La preparación, la acción de reclutamiento y el proceso de acogida siempre intervienen en la selección de personal. Al menos, deben estar presentes si queremos realizar una acción de selección óptima. Por tanto, son fases que deberemos tratar con especial cuidado y donde la etapa de preparación es la más importante.

La etapa de preparación es la más importante de todo el proceso de selección: sin una base sólida sobre el perfil que buscamos no lograremos resultados óptimos.

Paso 1: Preparación del reclutamiento

No es posible iniciar una acción de reclutamiento exitosa sin contar con unos requisitos previos a la misma. Estas son las fases dentro de la preparación del reclutamiento:

• Elaboración del informe de previsión. Realizar una previsión de sustitucioneses un buen comienzo y podemos partir estudiando las jubilaciones previstas y analizando las necesidades que puedan existir según los planes de ampliación de la red comercial o de otros departamentos de la empresa. Todo esto se puede recoger en un informe de previsión.
• Propuesta de requisitos del puesto. Una vez se detecte adecuadamente la necesidad o voluntad de reclutamiento es bueno recogerlo documentalmente mediante una propuestaen la que plasmaremos los requisitos básicos a cubrir en materia de salarios, tipo de contratación, formación mínima y una descripción breve del perfil
• Descripción analítica del puesto. Para poder documentar el proceso, primero necesitamosrealizar una descripción analítica del puesto a cubrir. En ella, descubriremos las verdaderas necesidades de formación, la responsabilidad asumida, así como las funciones que realmente se desempeñan en el puesto. De aquí podremos obtener otras conclusiones respecto a las condiciones ambientales, físicas y de estrés que deberán ser soportadas. El resultado debe ser un informe sobre el puesto al que podamos recurrir cuando se detecten necesidades de contratación.

Es importante que de esta fase obtengamos dos tipos de datos: la información referente al puesto y la que describa a la persona que lo debería desempeñar.

Con estas exigencias puestas en evidencia podremos realizar un perfil psicológico aunando las buenas actitudes descubiertas y sumando las que creemos que pueden ser positivas para la empresa. Obtendremos al candidato ideal que tendremos que localizar, si es posible, en el proceso de selección.

Paso 2: Acción de reclutamiento

Una vez hemos plasmado las necesidades bajo las cuales queremos realizar el reclutamiento, deberemos preocuparnos por las fuentes de selección. Esta fase tendrá repercusiones sobre los gastos en tiempo y dinero que deberemos asumir. Recordemos que no es lo mismo utilizar los portales de selección de internet que utilizar los medios de prensa o contactar con las bolsas de empleo de colegios profesionales o universidades. ¿Qué pasos se dan en esta fase?

• Para empezar, es bueno establecer plazos de recepción de currículums,establecer la manera en que nos los deberán enviar, así como un periodo para responder a los mismos si resultan de interés.
• Una vez realizada la criba inicial, concertaremos las entrevistas y demás pruebas orientadas a descubrir a aquellas personas que puedan cubrir las necesidades del puesto y mejorar su desempeño.
• Respetando nuestros plazos (en base a necesidades o limitaciones de gastos destinados al proceso) escogeremos el perfil más adecuadosegún lo descubierto en el paso 1.

Paso 3: Acogida

Aunque hayamos firmado el contrato, el proceso de reclutamiento no termina hasta que se haya producido la correcta implantación del trabajador en su puesto. Esto significa que deberá transmitirse la cultura empresarial, presentarse a los compañeros de trabajo y realizar un seguimiento inicial sobre el trabajo a realizar.

Los procesos que realiza la empresa pueden ser diferentes a los realizados por el profesional en otras organizaciones. Por ello, es bueno dejar claras las premisas y exigencias del puesto. También es imprescindible marcar una serie de objetivos que dejen claro al trabajador lo que se espera de él y cómo podrá lograr seguir creciendo dentro de la empresa. Si contamos con uno, es bueno entregar un manual con preguntas frecuentes y presentación del organigrama empresarial.

¿Cómo perfeccionar el proceso de reclutamiento en tu empresa?

En los procesos de selección tradicionales, es necesario revisar el currículum físico de los candidatos. En esta primera fase, el reclutador invierte un tiempo excesivo en revisar y filtrar los perfiles adecuados. Pero no solo eso, también necesita coordinar citas, contar con instalaciones adecuadas para realizar las correspondientes pruebas y, finalmente, valorar qué aspirante se adecúa mejor al puesto de trabajo.

Por suerte, la era digital ha traído consigo técnicas de reclutamiento mucho más ágiles y eficaces. Estas técnicas se llevan a cabo a través de tecnología sumamente útil que ayuda al departamento de recursos humanos a:

• Reducir el tiempo y gasto que supone reunir perfiles y convocar candidatos.
• Identificar de forma clara el perfil profesional ideal a través de plataformas como LinkedIn, diseñadas específicamente para poner en contacto a profesionales y empresas que buscan sinergias laborales y nuevas oportunidades de negocio.
• Gestionar los datos de forma segura. En el reclutamiento tradicional, por ejemplo, se corre el riesgo de perder la información recibida de los candidatos.
• Cumplir con el RGPD. Los procesos de selección tradicionales entrañan riesgos a la hora de cumplir con la ley de proyección de datos. Sin embargo, en los procesos de reclutamiento digitales intervienen software que facilitan el cumplimiento del reglamento con un tratamiento seguro de la información de los candidatos.
• Optimizar los flujos de trabajo. Los software de recursos humanos más modernos, como Sage HR, generan informes con datos relevantes de los aspirantes que simplifican el análisis de perfiles y perfeccionan el proceso de reclutamiento.

Para perfeccionar los procesos de reclutamiento y dar con el perfil más idóneo dentro de tu compañía, la digitalización empresarial es la hoja de ruta.

Nota del editor: Este artículo ha sido actualizado a 2022 por su relevancia.