Siete soluciones efectivas cuando estás saturado con el correo electrónico

Ahora que se acerca la Semana Santa y la mayoría tiene unos merecidos días de descanso es una buena oportunidad para plantearnos como estamos trabajando y en qué aspectos podemos mejorar. Hay un tipo de usuarios muy concretos para los que la gestión del correo electrónico se ha convertido en un problema, que reciben tal cantidad de correos que contestarlos y ordenarlos les lleva mucho más tiempo del que le gustaría. Por eso hoy vamos a ver siete soluciones efectivas cuando estás saturado con el correo electrónico.

Porque por lo general aquellos que reciben un mayor número de correos, que tienen que coordinar un número mayor de proyectos, personal o gestionan un mayor número de clientes suelen ser los que tienen un puesto ejecutivo más alto, por lo que su sueldo es mayor y un pequeño ahorro de tiempo supondrá un ahorro de costes significativo, pero sobre todo permitir que dedique su tiempo a aquellas tareas realmente importantes.

Siete soluciones para ser productivos con el correo electrónico

Lo primero es considerar el correo electrónico una tarea más, es decir, le dedicamos su parte del tiempo en el día, pero no estamos todo el día pendiente del correo. Que sea una tarea que no interrumpa todo el día a las demás. Es decir, revisamos el correo por ejemplo cuatro veces al día, una vez llegamos a nuestro puesto, a media mañana, después de comer y un poco antes de irnos, dedicando no más de 10 minutos en cada caso.

Porque lo segundo que tenemos que tener en cuenta es que el correo no se puede convertir en un gestor de tareas, podemos utilizarlo así, pero si tenemos un volumen muy alto no será conveniente. Lo adecuado sería buscar un gestor al que podamos enviar tareas por correo electrónico. De esta manera, recibimos un correo que implica una acción por nuestra parte y lo reenviamos al gestor de tareas, donde allí ya lo trataremos, en función de su importancia y prioridad, como corresponda.

Porque el objetivo no es tener la bandeja de entrada a cero, con todo el correo leído, sino acabar el día con el mayor número de tareas concluidas, si pueden ser las que tienen más peso o más importantes mejor todavía. Si no interrumpimos la realización de las mismas para revisar el correo sin duda seremos más efectivos.

Además el último correo recibido no es nuestra tarea más urgente. El correo electrónico es un medio de comunicación asincrono, es decir, uno envía un correo y no esperamos el la persona a la que va dirigida nos responda inmediatamente. Si damos esta prioridad y esta urgencia al correo, le estamos dando una importancia a la mayoría de los mensajes que sin duda no tienen.

Elige bien tus aplicaciones para gestionar el correo, ya que muchas veces tardamos más tiempo del que nos gustaría en encontrar un correo en un hilo o en recuperar la información que necesitamos de una archivo adjunto. Es un paso muy delicado, ya que la herramienta de gestión del correo, Outlook, por ejemplo, es básica para nuestra productividad, pero no por ello significa que no podamos tener otras alternativas que sean más efectivas.

Lo mismo podríamos decir en el caso de aplicaciones para smartphones. La aplicación por defecto de Gmail, por poner un ejemplo que todos conocen, no tiene por qué ser la forma más efectiva de gestionar el correo y existen aplicaciones especializadas en ello con las que podemos ser mucho más rápidos en el trabajo que debemos realizar.

Dentro de esta organización, los filtros y las etiquetas son tus aliados para mantener el orden, pero sobre todo para encontrar información que necesitamos en cada momento. Además de esta forma correos que sólo contribuyen a crear ruido en nuestra bandeja de entrada salen de ella directamente a la carpeta donde los tenemos asignados.

Por último muchas veces la mayoría de los correos que recibimos son internos. Si es este el caso tenemos que luchar por implantar una cultura empresarial diferente, con herramientas de comunicación más efectivas que nos ayuden a reducir este volumen interno de mensajes. En muchas ocasiones se utiliza el correo y no otro medio, porque es la única forma de dejar constancia de la información transmitida y se usa como justificación. Esto tendría que ser una práctica a desterrar en muchas empresas.

El correo y otras alternativas de comunicación

Lo cierto es que mejorar nuestra forma de trabajar con el correo electrónico depende en un porcentaje de nuestros hábitos y otra parte de la forma que tiene de trabajar nuestra empresa. No es fácil cambiar de hábitos, de rutinas, pero este esfuerzo puede merecer la pena si conseguimos ganar tiempo. Cambiar las dinámicas de las empresas es más complicado, pero si no detectamos el problema y no proponemos cambios nunca ser llegará a conseguir.