10 signos inconfundibles de que tu software de gestión está obsoleto

El programa de gestión y contabilidad es clave para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Es por ello que es importante contar con un software de gestión empresarial que no esté obsoleto.

• Conoce algunas señales que te pueden indicar que tu software de gestión está obsoleto.
• Te recomendamos que evites riesgos y sustituyas tu software si detectas síntomas de obsolescencia.

Una de las causas de mayor frustración de los administrativos y contables es trabajar con un software obsoleto. Trabajar con un software de gestión y contabilidad que esté obsoleto, es como si el leñador en vez de cortar árboles con una motosierra siguiera cortando los arboles con un hacha o una sierra manual.

Los tiempos cambian y el software de la empresa tiene que estar adaptado a los nuevos tiempos y necesidades.

Cuando estalló la pandemia aquellas empresas que contaban con un software actualizado y en la nube tuvieron mucho más fácil el poder teletrabajar.

Además de ineficiente, trabajar con un software obsoleto es muy peligroso, ya que es más fácil que le puedan afectar virus o que se pueda sufrir una pérdida de datos.

A continuación te dejamos algunas situaciones, que te pueden indicar que tu software contable o de gestión está obsoleto.

1. El programa no responde

“El programa se ha quedado colgado ahora mismo no podemos atenderle”. Un software de gestión obsoleto es fácil que se quede colgado por diferentes motivos, como errores en el programa o por un exceso de datos, que les cuesta procesar.

Esta es una de las principales razones por las que cuando una empresa crece busca un software con mayor capacidad y que se actualice constantemente.

2. Pérdidas de información

“El servidor en el que teníamos el programa de gestión ha tenido un problema y hemos perdido información”. Hay quien todavía no se ha subido a la nube y tiene su aplicación de gestión o contabilidad en un servidor, o lo que es peor en un PC.

Si el ordenador o el servidor se estropean, puede afectar a la información que en él se almacena, que puede llegar a perderse. Si esto sucede, te encontrarás en un grave problema.

3. Problemas con las copias de seguridad

“¿Alguien sabe dónde está la copia de seguridad?” Esto será lo primero que nos preguntaremos si se tiene alojado el programa de gestión en un ordenador o en un servidor y este sufre una avería que impida acceder a la información del programa. Si se han realizado copias de seguridad el problema no será tan grave, ya que se podrá recuperar la información.

Una aplicación en la nube te garantizará no perder tus datos. Si no tienes tu aplicación en la nube es conveniente que revises frecuentemente que se están realizando correctamente las copias de seguridad. Además, también deberías revisar que estas pueden ser cargadas en el programa en el caso de ser necesario.

4. Problemas para acceder a los datos

“Ahora mismo no puedo decirle cuanto nos debe, le pasó nota al contable y ya lo mirará”. Si te encuentras recurrentemente con problemas de este tipo tu software no te facilita el trabajo de tu equipo de administración.

Un software actualizado integra la gestión con la contabilidad y en todo momento tanto el personal de gestión como el de contabilidad saben lo que debe cada cliente.

5. Problemas con los virus

“¡Menuda faena!, nos ha infectado un virus el programa y hemos perdido toda la información”. Esta situación es crítica para cualquier empresa. Un software obsoleto es más vulnerable a los ciberataques de piratas informáticos, que pueden robar datos o infectar el programa con un virus. El principal motivo es que los programas se encuentran desactualizados o se invierte poco en actualizaciones.

6. Problemas para generar los modelos tributarios

“¡No me molestéis!, estoy cuadrando los impuestos y me va a llevar bastante tiempo”. Un software obsoleto no permitirá presentar los impuestos de manera automática, puede generar los modelos con errores, o no actualizar los cambios realizados por la Agencia Tributaria.

Es especialmente importante contar con un software actualizado que no genere problemas a la hora de presentar los modelos tributarios. Si por problemas en la aplicación hay que preparar los modelos manualmente se perderá mucho tiempo y generará una gran frustración.

7. Previsiones de pago poco fiables o inexistentes

“Lo siento mucho, pero su recibo fue devuelto ya que no estaba en la previsión”. Hay programas que no facilitan las previsiones de pagos, de manera que en el mejor de los casos la empresa las lleva en una hoja de cálculo, lo que puede derivar en errores.

Un buen software contable realizará la previsión en el momento de contabilizar la factura de forma automática, permitiendo aplicar diferentes filtros, como previsiones por banco, en una fecha determinada, etc.

8. Falta de integración entre la aplicación de gestión y la de contabilidad

“Hazme el traspaso de las ventas, que no puedo pasar los cobros”. Hay programas de gestión que no se integran automáticamente con el software de contabilidad, de manera que es necesaria la importación de los datos del programa de gestión al de contabilidad.

Un software actualizado integra la gestión y la contabilidad en tiempo real para evitar tener que estar realizando traspasos de datos.

9. El software no facilita la emisión de recibos

“Hoy tengo que pasar los recibos que tengo que girar por el programa del banco”. Si tu aplicación de gestión no te facilita la creación de los recibos que tienes que girar directamente, entonces tu software está muy obsoleto. Tener que pasar los recibos manualmente al programa del banco es cosa casi del siglo pasado.

10. No se puede navegar dentro del programa

“¡Menuda lata!, para revisar el balance de sumas y saldos tengo que imprimirlo y luego ir revisando los mayores de las cuentas”.

Un buen software completamente actualizado como Sage 50 te permite navegar por tu balance de sumas y saldos consultando los mayores y entrando directamente a cualquier asiento que se quiera consultar.

El software contable y de gestión de Sage se encuentra siempre actualizado, facilitando de esta manera el trabajo de sus usuarios. Además, Sage cuenta con asesores especializados que te ayudarán a sacar el máximo rendimiento de tus aplicaciones de gestión y contables.