Saison 2 : Améliorer la productivité de vos collaborateurs

Grace Marshall Coach, auteure et « ninja » de la productivité

À quel moment savoir dire non pour rester productif

Une bonne gestion de nos capacités physiques, mentales et émotionnelles nous permet de prendre de meilleures décisions quant à notre façon de travailler, notamment pour ce qui est de notre aptitude à accomplir une tâche et à décider s’il est pertinent d’accepter cette tâche ou non. Quelles techniques pouvez-vous donc adopter pour mieux fixer les limites, prendre des décisions plus éclairées et accroître votre productivité au travail ? La réponse est simple, mais pas toujours facile ! Il faut apprendre à dire non.

Ayez conscience de vos limites

Nous ignorons de plus en plus les limites de nos capacités humaines. Qui n’a pas vu une énième tâche venir s’ajouter à une liste déjà longue comme le bras, qu’elle vienne de notre supérieur, d’un client ou d’un collègue qui a besoin d’un coup de main ?

Comme moi, vous avez peut-être naturellement tendance à vouloir aider. Nous voulons aider, mais en acceptant continuellement de nouvelles charges, nous risquons de finir pressés, stressés, lessivés, voire de multiplier les erreurs ou de ne pas être à la hauteur des attentes des autres.

En acceptant une trop grande charge de travail, nous mettons fréquemment notre capacité mentale en danger, et la qualité de notre travail s’en ressent alors. Nous pouvons également voir se tarir notre intelligence émotionnelle, ce qui peut amener les gens que nous essayons d’aider à faire les frais de notre irritabilité, de notre anxiété, voire de notre ressentiment.

Apprendre à dire non

Au travail, il arrive fréquemment de dire oui à des choses auxquelles nous aurions plutôt envie d’opposer un non ferme. Nous avons souvent de bonnes raisons d’agir de la sorte :

  • Une nouveauté peut être une source de distraction bienvenue
  • Notre patron peut nous avoir mis dans une situation inextricable
  • Nous n’avons pas envie de laisser tomber certaines personnes
  • Ou peut-être nous sentons-nous tout simplement coupables.

Si ces raisons vous parlent, les exemples suivants vous aideront peut-être à dire non avec plus d’aisance, d’authenticité et de diplomatie dans différentes situations.

1. Vous voulez aider, mais pas tout de suite

Si vous êtes en plein milieu d’une tâche, avec peut-être une échéance à respecter, ce n’est pas que vous ne pouvez ou ne voulez pas aider, c’est juste que cela tombe mal. Vous pourriez répondre « Non, pas tout de suite », mais cela pourrait paraître un peu brusque. Essayez d’adoucir votre réponse, par exemple de la manière suivante : « Ça a l’air intéressant. Est-ce qu’on pourrait en discuter plus tard ? » ou « J’aimerais beaucoup t’aider. Pourquoi est-ce qu’on ne programmerais pas une réunion pour en parler plus en détail, une fois que cette échéance sera derrière moi. »

2. Vous voulez aider, mais pas cette fois

Imaginons qu’un nouveau client vous contacte ou que l’on vous invite à participer à un projet susceptible de se transformer en contrat juteux ou de vous offrir des perspectives de carrière intéressantes. Vous aimeriez beaucoup travailler avec cette personne, mais ce n’est tout simplement pas possible en ce moment. Vous pouvez dire oui à la personne tout en refusant la demande ou l’invitation : « J’aimerais beaucoup vous aider, mais je ne serai pas en mesure de respecter votre échéance » ou « J’adorerais participer, mais je suis complètement pris en ce moment. N’hésitez surtout pas à refaire appel à moi une prochaine fois ! »

3. Ce n’est pas pour moi, donc « merci, mais non merci »

Il peut arriver que l’on vous demande de donner un coup de main ou de soumettre une proposition de travail, mais que cela ne vous convienne pas pour diverses raisons. Au lieu de vous torturer, il est parfois plus efficace d’opter pour un simple « Merci, mais non merci » . Essayez par exemple de dire :  « Merci d’avoir pensé à moi pour ce travail, mais ça n’entre pas vraiment dans mon champ de compétences » ou « Ce n’est pas mon domaine en réalité, mais merci de m’avoir sollicité ». Vous pouvez même vous rendre encore plus serviable en recommandant une autre personne qui pourrait être en mesure d’aider.

Entraînez-vous à refuser La pratique du refus est un peu comme un muscle. Il vous sera peut-être difficile de dire non au début, mais plus vous le pratiquerez, plus vous vous améliorerez et plus l’exercice vous semblera naturel. Ce faisant, vous poserez des limites essentielles qui vous aideront à gagner en productivité. Au lieu d’accepter une charge de travail trop importante pour qu’il vous soit possible d’y consacrer toute l’attention nécessaire, vous verrez votre capacité de concentration augmenter, tout comme la qualité du travail que vous avez déjà accepté d’effectuer.