En tant qu’employeur, charge à vous de déclarer et de procéder au versement de toutes les cotisations et contributions sociales de votre entreprise, qu’elles soient patronales ou salariales. Principale nouveauté : depuis le 1er janvier 2020, leur paiement doit obligatoirement se faire de manière dématérialisée, y compris pour les plus petites entreprises. Petite mise à jour de vos obligations.
Ponctionnées sur le salaire brut de chaque collaborateur, les cotisations et contributions sociales sont dues à la fois par le salarié et par l’employeur : on parle de part patronale et de part salariale. En revanche, il revient à l’employeur de les calculer, de les déclarer et d’assurer le versement de l’ensemble de ces charges sociales auprès des organismes de recouvrement, via l’URSSAF (excepté pour les employeurs qui relèvent du régime agricole).
Qu’est ce qui change ?
Jusque-là, seules les entreprises qui déclaraient plus de 20 000 euros de contributions et cotisations sociales par année civile étaient tenues de payer par voie dématérialisée. Cette obligation vaut désormais pour tous les employeurs, suite à une nouvelle modalité apparue dans la loi de financement de la Sécurité sociale 2020. À noter que la déclaration de ces charges sociales intervient déjà de manière dématérialisée depuis 2017 à travers la DSN : la déclaration sociale nominative.
Quels sont les modes de paiement possibles ?
Le temps où les TPE et PME pouvaient encore payer leurs cotisations et contributions sociales par chèque, ou en espèces, est définitivement révolu. Quels que soient les montants dus, les employeurs doivent désormais opter soit, pour le :
- télépaiement par carte bancaire ;
- prélèvement ;
- virement bancaire.
Quelles sont les sanctions ?
Une majoration de 0,2 % du montant total des cotisations et contributions sociales dues : c’est la pénalité que vous encourez si vous ne respectez pas l’obligation de déclaration et de paiement par voie dématérialisée. Cette sanction sera appliquée même si aucun autre manquement n’est constaté (retard, omission de certaines données, inexactitude, etc.)
Quelle est la fréquence de paiement ?
Quel que soit le jour choisi pour le versement du salaire mensuel à vos employés, vous devrez déclarer la DSN et payer les cotisations sociales tous les mois, au plus tard le 15 du mois suivant, à midi. Cette échéance s’applique pour tous les employeurs de moins de 50 personnes.
Une exception toutefois : les entreprises de moins de 11 salariés, qui avaient opté pour un paiement trimestriel avant le 31 décembre 2017. Elles peuvent continuer à payer leurs cotisations et contributions sociales le 15 du trimestre suivant, mais leur DSN reste exigible tous les mois.
Prenons l’exemple d’une entreprise de 10 salariés créée en 2018. Ses dates d’exigibilité sont les mêmes, qu’elle paie ses salariés le 15, le 29 ou le 30 du mois. Dans tous les cas, elle devra transmettre sa DSN et payer ses cotisations du mois de février 2020 au plus tard le dimanche 15 mars 2020. Si le 15 du mois tombe un jour férié ou non ouvré, l’échéance est décalée au premier jour ouvrable suivant. Ici, elle sera donc fixée au lundi 16 mars 2020 au plus tard.
Que faire en cas de difficultés de paiement ?
En cas de problèmes de trésorerie, vous pouvez demander un délai de paiement à l’Urssaf. Vous devrez alors en faire la demande expresse à l’écrit, en expliquant votre situation et en proposant un plan d’échelonnement réaliste, sur 12 mois maximum. Notez qu’il vous faudra motiver précisément votre demande et justifier d’actions concrètes mises en œuvre pour remonter la pente.
Pour connaître les recours stratégique en cas de difficultés de trésorerie, consultez notre article dédié : 4 réflexes à adopter quand votre trésorerie vire au rouge
Dans tous les cas, vous devrez envoyer votre DSN dans les temps et payer la totalité des cotisations salariales dont vous êtes redevables, sous 30 jours à compter de la date d’exigibilité.
À noter enfin que les caisses de recouvrement ne sont pas tenues de vous rappeler les dates butoir de paiement. Effectuer sa déclaration DSN et ses versements de cotisations sociales par le biais d’un logiciel de paie conforme vous permet de fiabiliser et d’automatiser les démarches et les rappels. De quoi gagner du temps et de la sérénité, en somme.
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