DSN : Définition de la DSN, déclaration sociale nominative

La DSN (Déclaration Sociale Nominative)

Ayant pour vocation de progressivement remplacer toutes les autres déclarations périodiques ou événementielles, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un document mensuel dématérialisé constitué à partir du bulletin de paie et des signalements d’événements. Il contient les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salarié(e)s, adressées jusqu’à présent aux différents organismes et administrations concernées. Les dirigeants d’entreprises sont également concernés annuellement par la DSN, sur la base de laquelle leurs cotisations sociales sont calculées.

Utilité de la Déclaration Sociale Nominative

La DSN constitue la vitrine de la situation du/de la salarié(e) au moment de la production du bulletin de paie. Elle comprendra donc les éventuels événements de la vie du/de la salarié(e) que sont les congés maladie et maternité, les fins de contrat ou tous autres événements ayant pour conséquence de modifier le bulletin de paie.

La Déclaration Sociale Nominative a été créée dans le but de limiter les échanges et formalités administratives entre les employeurs et les différentes institutions administratives à l’instar de la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie), l’Urssaf, le Pôle Emploi, le Centre des Impôts, etc. La simplicité de son fonctionnement permet aussi de réduire les différentes erreurs liées aux nombreux processus, tout en allégeant la charge de travail déclarative des employeurs. Réaliser sa DSN demande donc de disposer d’une comptabilité la plus à jour possible.

La DSN : qui est concerné ?

Accessible sur le site de net-entreprises.fr, la DSN est obligatoire depuis 2017 pour toutes les entreprises du régime général ou agricole, associations ou organisations. Sont néanmoins exemptés de DSN les employeurs suivants : les particuliers employeurs, indépendants, micro-entrepreneurs, entreprises monégasques, collectivités d’Outre-Mer, de Mayotte et de Polynésie françaises.

Les administrations et établissements tels que l’administration publique centrale, les services centraux et services déconcentrés des ministères, les collectivités territoriales, et les établissements publics de santé et établissements publics sociaux et médico-sociaux ne sont pas soumis à l’obligation de la DSN.

A l’heure actuelle, uniquement la métropole et les DOM sont concernés par la DSN.

Fonctionnement de la DSN : 5 principes fondamentaux pour un processus simplifié

Le principe de fonctionnement de la DSN se réduit à cinq étapes clés fondamentales regroupées ci-dessous :

Émise pour chaque établissement d’affectation au plus tard le 5 ou le 15 du mois M+1, la DSN est générée par un logiciel de paie homologué à partir du bulletin de paie et de ses différentes données (charges sociales, cotisations, numéro de contrat, type de contrat, etc.). Elle constitue en cela la dernière étape du traitement de la paie.

Aussi, elle s’effectue uniquement par voie électronique, en mode EDI. Ce mode prend la forme d’un échange de données informatisé via un système d’échange de fichiers électroniques entre deux serveurs distants, sans intervention humaine au moment de l’envoi. Il est fondé sur le chargement, le dépôt à partir d’un clic « manuel » d’un fichier numérique depuis un poste client pour un serveur, par l’intermédiaire d’un site internet.

Le déclarant se doit également de compléter la DSN par les différents signalements liés aux événements de son salarié. Il doit enfin obligatoirement prendre en compte les retours d’informations publiées sur le tableau de bord du site dédié de la DSN et appliquer les modifications demandées.

Les multiples avantages de la DSN

Les avantages de la Déclaration Sociale Nominative sont multiples. En effet, elle profite à la fois aux salarié(e)s, aux tiers déclarants, mais également aux entreprises. Parce qu’elle facilite les transmissions des informations administratives aux institutions compétentes, elle permet de gagner en temps de travail, garantissant une sécurité certaine et une fiabilité optimale.

La dématérialisation complète des démarches garantit également un haut niveau de suivi pour les organismes de protection sociale. Jouissant d’un cadre réglementaire gouvernemental, le dispositif permet aussi de réduire les fraudes et les erreurs quant à la saisie des données sur les nombreux et multiples supports à transmettre.