Grandes Entreprises : pourquoi et comment réduire les délais de paiement ?

En France, les grands groupes sont les plus mauvais payeurs. Fin 2019, l’Observatoire des délais de paiement estimait que 10 à 12 millions d’euros dorment en permanence dans les caisses des grandes entreprises. Mais quels avantages y aurait-il pour ces dernières à améliorer leurs délais de paiement ? Et surtout, comment s’y prendre, quelles sont les solutions externes et les améliorations internes pour y parvenir ?

3 bonnes raisons de réduire ses délais de paiement

1ère raison : éviter des sanctions financières

Faisant suite à la Loi de Modernisation des Entreprises (LME) adoptée en 2009 qui imposait des délais de 60 jours date de facture (ou 45 jours fin de mois), la loi Sapin 2 a considérablement alourdi les sanctions financières. Le plafond des amendes applicables est passé de 375 000 euros à 2 millions d’euros, avec des possibilités de cumul pour les récidivistes. Les premières sanctions de ce nouveau cadre ont été infligées au premier semestre 2019, et on y retrouve des noms connus : Verallia (450 000 euros), MMA (500 000), EDF (1,8 million) ou encore SFR (3,7 millions).

2ème raison : sauvegarder la réputation de l’entreprise

Réduire les délais de paiement est aussi un enjeu de réputation. En effet, chaque année, près de 40 PME déposent le bilan à cause des retards de paiement de leurs donneurs d’ordres ! Le name & shame, la publication régulière des noms des plus mauvais payeurs par la Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF), oblige donc les comités exécutifs à prendre leurs responsabilités sur ce sujet et à demander des comptes à leur direction.

3ème raison : favoriser de bonnes relations commerciales

Dans un contexte de compétition économique accrue, payer ses prestataires et fournisseurs dans les temps permet d’instaurer une relation de confiance et d’améliorer la qualité des partenariats.

Raccourcir ses délais de paiement : par où commencer ?

Pour s’attaquer aux délais de paiement, la première étape consiste à établir l’ampleur des retards par client ou type de client, par pays, par activité, etc. afin d’identifier les domaines d’action prioritaires.

Il faut ensuite s’attacher à étudier les différentes causes de retard, en impliquant les services comptables et la direction des achats, qui sont aux avant-postes de la relation fournisseurs. L’organisation de la fonction comptable figure de manière récurrente dans les causes de retard. D’ailleurs, devant les remous provoqués par sa condamnation, SFR a rappelé que l’entreprise a connu en 2017 de nombreuses réorganisations, et notamment dans les services financiers.

Par ailleurs, vous devez sensibiliser vos fournisseurs aux erreurs (sur les prix reportés, la quantité ou encore l’adresse) qui peuvent conduire à une mise à l’écart de factures pendant de longues semaines. Il est recommandé d’expliquer les subtilités de vos processus d’approbation des factures, et de fluidifier la communication entre vos services comptables respectifs. Le médiateur national des entreprises Pierre Pelouzet estime, en effet, qu’une facture sur sept envoyées par une PME est bloquée chez le client pour non-conformité !

Délais de paiement : quelles solutions déployer pour les raccourcir ?

Dématérialisez vos factures

Le temps de traitement des factures papier a un impact direct sur les délais de paiement ! Or, il est structurellement constitué de tâches chronophages parce que très manuelles : tri, saisie, gestion des flux papier, archivage, livraison postale… C’est pourquoi la dématérialisation est une solution efficace ! Elle ne deviendra obligatoire en 2020 que pour les fournisseurs du secteur public, néanmoins, les grandes entreprises ont tout intérêt à la mettre en place au sein de leurs services comptables, et à l’encourager chez leurs partenaires PME et ETI.
Sans être complexe, la dématérialisation ne se limite pas à un simple envoi de fichier PDF par mail. Il s’agit d’installer une solution d’échange de données informatisé (EDI) et de mettre en place une signature électronique certifiée, afin que les factures réunissent les conditions d’authenticité, intégrité et lisibilité qui leur confèrent une valeur juridique.

Pratiquez l’affacturage inversé

Moins connu que son cousin l’affacturage, l’affacturage inversé ou « reverse factoring » consiste, pour le donneur d’ordre, à mettre en place avec un factor un système de paiement comptant des fournisseurs. L’entreprise cliente confie donc tout ou parties des factures à la société d’affacturage, qui se charge de régler les partenaires dans des délais très courts fixés contractuellement.

Cette pratique, initiée par le secteur automobile, est également très répandue dans la grande distribution. Cet effort de payer plus rapidement le fournisseur permet de se soustraire à tout risque de sanction de la DGCCRF, et surtout, de bénéficier de meilleures conditions tarifaires ou de sécuriser les approvisionnements auprès d’un fournisseur stratégique !