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Digitalisation de la gestion des temps : fiabilisez votre calcul de paie [guide]

Fort d'expériences dans le secteur industriel et autour des solutions ERP en tant que consultant, avant-vente et responsable produit, Christophe a rejoint Sage pour le rôle de Product Marketing Manager sur l'offre Sage X3.

janvier 20, 2021 4 min de lecture

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Le gestionnaire de paie, gardien de la conformité

Digitalisation de la gestion des temps, la conformité de la paie répond à un double enjeu :

Respecter la réglementation sociale et fiscale
Contribuer à la sérénité des salariés, notamment ceux soumis à des horaires ou à des déplacements qui induisent une arithmétique particulière

Le gestionnaire est le garant de cette conformité. Son savoir-faire, sa rigueur et son équipement digital sont focalisés sur une paie juste et dans les temps.

Pour autant, l’excellence professionnelle du gestionnaire de paie ne se réduit pas à une paie conforme. Gardien de la justesse et de l’actualisation des calculs, il est aussi comptable de la bonne gestion financière des obligations légales de l’entreprise en matière de rémunération. Et, il est aussi attentif à ce que l’organisation profite sans délai des bénéfices de l’automatisation. Cela afin d’améliorer la productivité du processus de paie.

Une étude récente estime ainsi qu’un gestionnaire RH passe plus de 50 minutes chaque jour à rechercher des informations. Même si les chiffres varient forcément d’une entreprise à l’autre, l’idée que l’administration de la paie puisse être largement améliorée est amplement partagée.

C’est pourquoi les outils de dématérialisation RH suscitent autant l’intérêt des gestionnaires de paie. Et, parmi ces outils, la digitalisation de la gestion des temps paraît une première étape évidente. En effet, elle évite la quête chronophage d’une information jusqu’alors dispersée et non structurée.

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Digitalisation de la gestion des temps : rationaliser la comptabilisation des données variables de paie

L’autonomie des salariés, une libération pour le gestionnaire de paie

La digitalisation de la gestion des congés et des absences transfère la responsabilité du recueil des données du gestionnaire de paie & RH au binôme salarié/manager. C’est un progrès au sens où la comptabilisation s’effectue au niveau où la donnée est créée, en temps réel et sans risque d’erreur.

La création mensuelle des données variables de paie s’opère ainsi en toute logique :

Le circuit de demande et d’acceptation des congés alimente automatiquement le compte personnalisé de chaque salarié.
La déclaration des absences est effectuée directement dans le système par le salarié ou son manager.

La normalisation de la gestion des temps, un service aux salariés

Les demandes de soldes de congés ou les questionnements à propos de leur affichage sur le bulletin de paie mobilisent d’ordinaire beaucoup de temps de la part des gestionnaires de paie & RH. La digitalisation de la gestion des temps induit la mise à jour automatique des soldes et leur accès permanent pour les salariés.

De plus, l’archivage sécurisé et l’horodatage des interactions de demandes/acceptations des congés améliorent la sérénité dans la relation entre le service paie et les autres salariés.
Le calcul des soldes liés au temps est transparent et visiblement conforme.

Les salariés bénéficient ainsi d’un service supplémentaire qui les rend plus autonomes et décharge les gestionnaires de paie & RH de la contrainte de devoir rendre compte sur les calculs des temps.

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