Vous avez vendu un produit ou une prestation de service et votre devis a été accepté par votre client ? Vous devez maintenant établir une facture auto-entrepreneur.
De fait, si l’auto-entreprenariat a simplifié la tenue de comptabilité, certaines formalités demeurent. Parmi elles, l’établissement de factures en bonne et due forme, comme pour une grande entreprise.
Ces contraintes valent pour les factures papier et les factures électroniques. Rappelons que le format électronique, qui simplifie grandement le respect du formalisme imposé par la loi, va de toute façon devenir obligatoire.
En effet, dès le 1er juillet 2024, il ne sera plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple. Toutes les entreprises devront accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs et être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.
À partir du 1er juillet 2024 pour les plus grandes, et progressivement jusqu’en janvier 2026 pour les autres, toutes les entreprises devront pouvoir émettre des factures électroniques dans les formats conformes et les transmettre automatiquement à leurs clients grâce à une plateforme qu’elles auront librement choisie.
Alors, autant l’anticiper !
Pour bien connaître vos obligations en matière de facture auto-entrepreneur, et d’une façon générale de gestion et de comptabilité, sachez que vous pouvez vous former auprès d’organismes spécialisés en bénéficiant d’un crédit d’impôt. Vous pouvez également sollicitez aussi votre éditeur de logiciels, qui sera toujours de bon conseil.
Facture auto-entrepreneur : les mentions obligatoires
Comme toute facture, la facture auto-entrepreneur est un document commercial, juridique et comptable. Éditée en deux exemplaires (une pour le vendeur, l’autre pour l’acheteur, qui sont tous deux tenus de la conserver durant un laps de temps défini par le Code des Impôts), elle est obligatoire pour tout achat de produit ou de service pour un activité professionnelle et prouve que la vente a bel et bien eu lieu.
Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, précisées par l’article L441-9 du Code de Commerce :
- Les éléments d’identification du vendeur (dénomination sociale, adresse, numéro SIREN, RCS pour les commerçants/RM pour les artisans…)
- Les éléments d’identification de l’acheteur (dénomination sociale pour une entreprise, nom pour un particulier, adresse, adresse de facturation si elle diffère de l’adresse principale)
- La date de la vente ou de la prestation de service
- La dénomination précise des produits ou services
- Leur quantité
- Leur prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus, ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette vente ou prestation, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
- La date d’échéance du règlement
- Les conditions d’escompte éventuellement applicables en cas de paiement anticipé
- Le taux de pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture
- Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement
- Le numéro du bon de commande de l’acheteur, le cas échéant.
Vous pouvez y ajouter d’autres informations que vous jugerez pertinentes, comme vos conditions générales de vente (CGV) ou vos conditions générales de service (CGS). Les conditions générales de vente encadrent les relations commerciales. Elles figurent dans les documents contractuels et diffèrent en fonction des types de prestations que vous offrez et des types de clients auxquels vous vous adressez. Lorsque votre client est un particulier, vous devez obligatoirement lui transmettre vos CGV.
Enfin, la facture auto-entrepreneur, de même que le devis auto-entrepreneur, doit mentionner :
- L’assurance souscrite au titre de leur activité lorsque celle-ci est obligatoire (exemple : garantie décennale pour les artisans du bâtiment ou responsabilité civile professionnelle pour tous les auto-entrepreneurs)
- Les coordonnées de l’assureur
- La couverture géographique du contrat d’assurance.
Les sanctions en cas de non-respect de la loi
Toute facture, y compris une facture auto-entrepreneur, est censé respecter scrupuleusement ce formalisme, faute de quoi il s’expose à des sanctions financières. Tout manquement à ces règles est passible :
- D’une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte sur chaque facture, montant plafonné à 25% de la valeur de la facture.
- D’une amende administrative de 75 000 € pour un premier manquement.
- Ce montant peut être porté à 150 000 € en cas de répétition de la faute dans un délai de deux ans après le premier manquement.
L’apport des logiciels
Au-delà de ces obligations formelles et légales, la facture est un outil de communication avec les clients. A vous de vous l’approprier pour éditer des factures à vos couleurs ! L’ensemble de ces dimensions – mentions légales et objectifs de communication – est pris en compte par les solutions digitales dédiées aux micro-entreprises, qui vous permettront d’éditer en quelques clics, de partout et sans risque d’erreur ou d’oubli, des factures conformes aux règles légales, mais aussi valorisantes et impactantes, intégrant votre charte graphique (logo, code couleurs…).
Ainsi conçue, la facture devient un outil parmi d’autres de communication, un élément de charte graphique qui doit rester sobre et crédible mais participera de votre image, de votre notoriété et même de votre efficacité commerciale, si vous savez profiter de son envoi au client pour adjoindre un message personnalisé et chaleureux, qui scellera votre relation et montrera à votre interlocuteur que sa satisfaction est votre priorité.
Enfin, parce que la bonne gestion d’une entreprise passe avant tout par le pilotage de la trésorerie, prévoyez dès maintenant un processus de relance cordial et progressif en cas de retard de paiement. Le cash, pour une entreprise, qu’elle soit petite ou grande, c’est le nerf de la guerre !
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