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Facture électronique : ce que ça change pour les entreprises

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La facture électronique est le prochain grand chantier de simplification des processus de gestion voulu par l’État. Concrètement, en 2023, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en capacité de recevoir des factures au format électronique.

Elle s’inscrit dans une évolution vers la dématérialisation des échanges. Tout comme l’ont été :

  • La déclaration fiscale des entreprises, en EDI
  • La déclaration sociale, avec la DSN
  • La déclaration fiscale des collaborateurs, via le PAS

Depuis le 1er janvier 2020, la marche vers la facture électronique est entrée dans une étape concrète avec l’obligation d’émettre des factures électroniques à l’intention de tous les acheteurs publics. C’est la naissance du portail Chorus Pro, passage obligé pour toutes les entreprises.

Les impacts vont être importants. Il est donc primordial de comprendre ce que la facture électronique change pour les entreprises :

  • Les évolutions auxquelles les entreprises doivent se préparer
  • Les bénéfices
  • L’engagement de Sage pour simplifier le changement à ses clients

La facture électronique, quelle évolution pour les entreprises ?

Important ! Un PDF envoyé par mail n’est pas une facture électronique. La facture électronique consiste en une transmission de données de machine à machine. Cette transmission peut être accompagnée d’une image PDF. C’est le cas du standard Factur-X.

Elle est déjà une réalité pour certaines entreprises, avec des formats comme UBL, EDIFACT ou CII, qui s’échangent en EDI² ou via API³. Mais, sauf dans le contexte de la commande publique, elle n’est pas obligatoire.
Aujourd’hui, en effet, la majeure partie des factures échangées sont soient en format papier, de moins en moins, soit en format PDF, qui est une image.

Demain, deux formats seront en circulation :

  • Les formats structurés (UBL, EDIFACT, CII…), qui ne peuvent être lus que par des machines
  • Les formats mixtes, composés de données structurées et d’un PDF lisible à l’écran, comme le standard franco-allemand Factur-X

L’obligation faite aux entreprises est progressive :

Des plateformes vont apparaître dans le paysage pour permettre aux entreprises de bénéficier de la facture électronique en toute simplicité et en toute sécurité.

  • L’échange des factures entre les entreprises sera assuré par des plateformes privées.
  • La transmission des données de facturation, qui permettra la prise de pouls de l’économie, sera assurée par une plateforme publique, sans doute Chorus Pro enrichie. Seule la plateforme étatique échangera avec la DGDiP. Un lien automatique sera établi entre les plateformes privées et cette plateforme publique.

Pour se conformer à l’obligation, les entreprises devront :

  • Disposer de la capacité d’émettre des factures dans les formats conformes et pouvoir les transmettre automatiquement vers la plateforme qu’elles auront librement choisie
  • Pouvoir recevoir automatiquement dans leur système d’information de gestion des factures fournisseurs aux formats conformes depuis n’importe quelle plateforme et être en mesure de les intégrer dans leur comptabilité

Qu’attendre de la facture électronique ?

La facture électronique est certes une obligation légale à venir. Mais, dans la réalité, elle est d’abord un atout supplémentaire, pour la collectivité autant que pour les entreprises.

Pour l’État, la modernisation de la facturation inter-entreprises se traduira par une visibilité beaucoup plus précise et rapide sur la réalité des transactions financières. La facture électronique améliore ainsi le baromètre économique.
Avec à la clé de multiples vertus, dont en premier lieu le renforcement de la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA¹.

Pour les entreprises, l’adoption de la facture électronique se traduira surtout par une diminution des coûts :

  • Amélioration de la trésorerie avec le raccourcissement des délais de paiement
  • Diminution du coût de la déclaration de TVA, avec la possibilité du pré-remplissage
  • Diminution des coûts induits par l’administration des factures, à la réception comme à l’émission

Comment Sage accompagne ses clients vers la facture électronique ?

Au-delà de la facture, c’est bien l’ensemble des flux entrants/sortants de l’entreprise qui sont dématérialisés.
Partenaire officiel de l’intelligence et de la simplicité dans la gestion, Sage met à la disposition de ses clients son savoir-faire en matière d’automatisation des flux entrants et sortants.

Concrètement, Sage fait sans attendre évoluer ses solutions de gestion financière vers une plus grande automatisation des saisies, des imports de flux bancaires ainsi que vers la dématérialisation des factures.

Avec la perspective de permettre aux entreprises qui souhaitent anticiper l’obligation légale de trouver au plus vite la possibilité concrète de se mettre en conformité.

Pour garantir aux entreprises une totale adéquation entre les spécifications des solutions proposées et les besoins induits par l’adoption de la facture électronique, Sage travaille en amont et en collaboration avec l’ensemble des acteurs en charge de la réflexion :

  • Dans le cadre de l’association SDDS (Simplification et Dématérialisation des Données Sociétés)4
  • Auprès de l’Inspection générale des finances (IGF)
  • Auprès de la Confédération des petites et moyennes entreprises (CPME),
  • Au sein du FNFE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques)

En conclusion, la facture électronique est une évolution incontournable, utile et nécessitant une adaptation de ses pratiques de facturation. Résolu à simplifier la gestion pour toutes les entreprises, Sage est engagé dès l’amont de la réforme pour accompagner ses clients en toute sérénité.

De nombreux articles sont parus sur Sage Advice au sujet de la facture électronique. À lire pour approfondir le sujet :

¹La Cour des comptes et l’INSEE estiment la fraude à la TVA entre 10 et 20 milliards d’euros par an ; la Commission européenne la chiffre à 7,1 % des revenus théoriques, soit environ 12,8 milliards d’euros.
²Échange de Données Informatisé, de machine à machine
³Interface d’échange automatique de données entre deux logiciels
4Créée en 2005, l’Association SDDS regroupe des éditeurs de logiciels et prestataires de service spécialisés dans les domaines financiers, fiscaux, sociaux et des ressources humaines