Votre équipe s’agrandit et la gestion administrative aussi, c’est normal ! Parmi les tâches récurrentes incontournables : la gestion de la paie. Entre subtilités administratives et évolutions du Code du Travail, quel traitement choisir entre internalisation et externalisation ?
Dans le secteur privé, 7 millions de bulletins de paie sont produits chaque mois par les entreprises de moins de 50 salariés. Parmi eux, le Ministère du Travail estime à 40% le ratio des bulletins faux ou incorrects ! La gestion des bulletins de paie peut rapidement devenir un casse-tête, procédure plus exigeante qu’il n’y paraît…
Quelles sont les différentes méthodes de gestion de la paie ?
- Internalisation : l’entreprise réalise elle-même la paye avec un logiciel dédié
- Externalisation partielle : l’entreprise produit la paye tout en étant accompagnée d’un prestataire spécialisé
- Externalisation totale : la paye est déléguée à un prestataire externe
L’externalisation : pas forcément sans contraintes
L’évolution des lois génère un accroissement de la complexité de la paie et de la gestion sociale. Externaliser la gestion de la paie permet de réduire les risques d’erreur sur les bulletins de paye et de vous faire gagner du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Le cabinet d’expertise comptable à qui vous confierez la gestion de votre paie se chargera de répercuter toutes les évolutions législatives, dans le respect des échéances de paiement. Bien évidemment, tout cela a un coût. Dans une grande partie des cas, l’émission des bulletins sera facturée « au salarié », ce qui peut vite chiffrer !
Pourtant, qui dit externalisation ne dit pas forcément ne rien faire ! Et oui, car vous ne serez pas exempt de travail chaque mois. Transmettre les informations sur les salariés (absences, embauches, congés, primes), vérification d’éventuelles erreurs… il vous faudra tout de même y consacrer du temps ! Il vous faudra prendre soin aussi de choisir le bon prestataire, maîtrisant les spécificités liées à votre secteur d’activité.
L’internalisation : reprendre la main avec un préalable nécessaire
Si la montée en puissance des logiciels dédiés permet aujourd’hui de gérer la paie dès le premier salarié, les PME restent les entreprises ayant le plus recours à l’internalisation. Garder la main sur la production de la paie implique néanmoins d’avoir la compétence métier pour suivre la réglementation de plus en plus complexe, par une personne à plein temps. La mise en place d’un système de gestion de paie en interne peut-être paraître plus économique de prime abord. Il faut pourtant compter des coûts « cachés ».
Parmi les coûts « cachés » d’un traitement en interne, on retrouve l’établissement régulier des déclarations sociales aux organismes collecteurs de charges. Ces procédures peuvent être chronophages lorsqu’il s’agit de s’assurer de la conformité des documents, même si toutes les télédéclarations peuvent être réalisées à partir de l’application de paie. A cela s’ajoute l’investissement dans un logiciel de paie, la souscription à un service d’assistance et de maintenance et le personnel dédié au traitement.
Gestion de la paie : Depuis quelques années on assiste à l’émergence d’une troisième voie
Tirant parti du meilleur des deux modes précédents, l’externalisation partielle repose sur une solution logicielle en ligne facilitant le déploiement des nombreuses mises en conformité. L’entreprise est en charge de la production de la paie et des déclaratifs, mais un service d’accompagnement et l’appui de spécialistes métier lui permet de soulager les contraintes liées à la paie et de veiller à fiabiliser le processus de réalisation.
Vous l’aurez compris, internaliser ou externaliser, chaque méthode présente ses avantages et ses inconvénients. Pour choisir celle qui vous convient, évaluez les différents risques en interne au vu de vos compétences et de votre organisation, mais de votre stratégie de développement également.
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