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Gestion de stocks : ce qui a changé depuis que j’ai abandonné Excel

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Dans mon entreprise, la gestion des stocks est un poste stratégique car de mon travail dépend toute l’activité de vente. Jusqu’à présent, j’utilisais un tableur pour faire le suivi des marchandises mais mon entreprise s’est dotée récemment d’une solution de gestion. Ce qui a amélioré pas mal de choses dans ma journée de travail !

Optimiser les entrées et sorties de marchandises

L’une de mes principales missions est de garantir la disponibilité des marchandises.
Mais je dois en même temps minimiser le niveau de stocks, pour ne pas mobiliser trop de trésorerie, tout cela sans risquer la rupture. Pour répondre à ce challenge, il faut que je reste en liaison étroite avec mes fournisseurs et mes transporteurs, afin que la chaîne d’approvisionnement soit réactive et respecte des délais souvent contraints. Mon nouvel outil informatique m’aide à mettre en place un stockage efficace des produits (surface, rangement, rotation des produits) en fonction des services commerciaux et de la demande des clients.

Planifier au plus serré

Si le tableur permettait de suivre le volume des stocks, mon nouvel outil va plus loin en me proposant de planifier les livraisons avec les fournisseurs en fonction de divers critères (type d’emballages, quantité, fréquence de tournées des camions…) pour plus de précision. Il permet également de suivre les critères de performance des fournisseurs (délais de livraison, niveaux de qualité, respect des conditions négociées par l’entreprise) afin d’orienter au mieux le choix de mes prestataires.

Gérer les espaces de stockage

Cette gestion optimisée des entrées et des sorties de marchandises n’est possible que si je gère avec précision les espaces de stockage dans l’entrepôt et que je connais parfaitement le déroulement de chaque opération qui s’y passe. Là aussi, ma solution de gestion est d’une grande utilité pour optimiser la place disponible en délivrant les informations sur les mouvements en temps réel, voire en anticipant les fluctuations de l’activité pour gérer les stocks en conséquence… bref, pour voir ce que je ne voyais pas jusqu’à présent avec un simple tableur.

Répondre aux urgences

Je peux également mieux répondre aux urgences qui ne manquent pas dans le métier de gestionnaire de stocks. Je dois par exemple parfois négocier des solutions de rechange à la dernière minute avec les fournisseurs en cas de dysfonctionnement. L’outil informatisé permet non seulement de faire appel aux prestataires reconnus les plus réactifs en fonction de certains critères mais aussi de faciliter les opérations en générant par exemple les documents d’expédition de manière accélérée et automatisée, ce qui est un vrai gain de temps.

Contrôler les marchandises

Gestionnaire de stocks est un métier qui demande d’être consciencieux, autonome et responsable car je suis le garant qualitativement et quantitativement de la marchandise entreposée. Des contrôles sont donc indispensables. La solution de gestion me permet d’accéder à des informations exactes et immédiates issues de la collecte directe d’informations à partir de l’entrepôt via des numérisations validées. Ce qui permet d’éliminer pas mal d’erreurs de saisie. Je réduis également les erreurs d’expédition grâce aux multiples vérifications automatisées lors du picking et du chargement.

Gérer plusieurs sites en même temps

Enfin, j’ai gagné en efficacité grâce à la possibilité de gérer plusieurs sites et entrepôts avec la même solution informatisée. C’est même devenu indispensable pour faire face aux différentes devises, unités de mesure ou équivalences de conteneur qui varient d’un pays à l’autre, ou encore aux différents formats de documents, spécifiques parfois à chaque client !