Le défraiement professionnel est un processus de remboursement par l’entreprise de frais de déplacement, d’hébergement ou de repas engagé par un salarié. Il doit respecter des normes législatives et réglementaires.
Défraiement professionnel : définition
Le défraiement professionnel est une allocation financière accordée par l’entreprise à l’employé pour le remboursement des frais professionnels engagés.
Ces dépenses, souvent présentées sous forme de notes de frais, peuvent concerner divers aspects du travail, tels que :
- Les frais de déplacement
- L’achat de matériel
- Les dépenses de restauration.
Le défraiement n’est pas considéré comme un salaire. Par conséquent, il n’est pas imposable et n’entre pas dans le calcul des charges sociales habituellement associés à la rémunération.
Les obligations de l’employeur
L’employeur a l’obligation de rembourser dans un délai raisonnable les dépenses engagées par un collaborateur à sa demande ou avec son accord. Ces frais professionnels, qui peuvent être liés à des déplacements, à l’achat de matériel, ou à des dépenses de restauration, doivent être remboursés sur présentation de notes de frais.
L’employeur a également l’obligation de fournir un environnement de travail adéquat, ce qui inclut la fourniture de matériel et d’équipements nécessaires à l’exécution des tâches. Si le salarié doit engager des dépenses pour acquérir du matériel ou des équipements pour son travail, l’entreprise doit en assurer leur remboursement.
Défraiement professionnel : comment ça marche ?
Le calcul du défraiement peut être basé sur le remboursement des dépenses réelles ou sur une allocation forfaitaire.
Dépenses réelles
L’employé doit fournir des notes de frais justifiant ses dépenses à son employeur. L’entreprise rembourse ensuite ces dépenses sur la base des justificatifs fournis.
Allocation forfaitaire
L’entreprise et l’employé conviennent d’un montant fixe à payer pour certaines dépenses. Ce montant est généralement basé sur une estimation des dépenses que le salarié est susceptible d’engager dans l’exercice de son travail.
Défraiement kilométrique : le barème à respecter
Le défraiement kilométrique est une forme spécifique de défraiement qui permet au salarié d’être remboursé pour les kilomètres parcourus dans le cadre de son activité (réunion de travail extérieure, rendez-vous client…).
Le barème kilométrique, fixé par l’administration fiscale, varie en fonction du type de véhicule utilisé, de sa puissance fiscale et du nombre de kilomètres parcourus. Pour calculer le défraiement kilométrique, il faut multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le taux kilométrique applicable. Ce taux prend en compte divers frais professionnels liés à l’utilisation du véhicule, comme le carburant, l’entretien et l’amortissement.
Il est important de noter que le défraiement kilométrique ne couvre pas les frais de péage ou de stationnement. Ces dépenses doivent être remboursées séparément sur la base des notes de frais fournies par l’employé.
Indemnités de déplacement
Les indemnités de déplacement constituent une part importante des frais professionnels. Ces indemnités sont destinées à couvrir les dépenses engagées par les employés lors de leurs déplacements professionnels : les frais de transport, d’hébergement et de repas.
Ces indemnités sont calculées selon des barèmes établis dont le respect est contrôlable par l’URSSAF.
Indemnités de petit déplacement
Elles couvrent uniquement les frais de repas. Sont concernés, les salariés qui doivent prendre leur repas sur leur lieu de travail ou lors d’un déplacement qui ne dépasse pas une journée.
Indemnités de grand déplacement
Les indemnités de grand déplacement incluent les frais de repas et d’hébergement. Elles concernent donc les salariés qui ne peuvent pas rentrer chez eux le soir. Dans ce cas de figure la distance entre lieu de la mission et le domicile est supérieure ou égale à 50 kilomètres ou le trajet en transports en commun dépasse 1 heure 30 minutes.
En cas d’horaires décalés ou d’absence de moyens de transport, l’employeur peut justifier ces indemnités.
Note de frais
La note de frais est un document essentiel dans le processus de remboursement des frais professionnels. Elle couvre une variété de dépenses telles que les frais de déplacement, de repas ou de logement.
Pour remplir une note de frais, l’employé doit fournir des informations détaillées relatives à chaque dépense (date, montant, nature de la dépense, motif du déplacement…). Il doit également joindre les reçus pour justifier les dépenses. La note de frais doit être soumise à l’approbation du supérieur hiérarchique ou du service des ressources humaines de l’entreprise avant d’être remboursée par virement bancaire ou par chèque.
Ces articles peuvent également vous intéresser :
![[#CQFE] Pour qui la facture électronique ? Pour toutes les entreprises !](https://www.sage.com/fr-fr/blog/wp-content/uploads/sites/4/2024/03/Sage_BrandShootNC_Feb2024_Accountants_0316-684x384.jpg)
