Facture électronique : Définition de la facture dématérialisée

Facture électronique / Facture dématérialisée

La dématérialisation des documents se généralise dans les entreprises. Elle simplifie les tâches courantes, et permet une augmentation de la productivité. La gestion des factures gagne à être dématérialisée. Les documents PDF facilitent à la fois la génération des factures, leurs transmissions ainsi que les modalités d’archivage.

Pourquoi adopter la facture électronique ?

La facturation par voie électronique permet de réaliser des économies à plusieurs échelles. D’une part, les factures dématérialisées sont transmises plus rapidement aux clients. Un simple email en permet l’envoi ! D’autre part, les factures permettent d’économiser des espaces de stockages physiques. Grâce à l’utilisation d’une solution Cloud, on limite également le risque de perte des documents. Les systèmes de sauvegarde de données modernes garantissent la conservation et la sécurité des factures.

L’ensemble des collaborateurs gagnent en productivité lorsqu’un logiciel de facturation et un CRM performants permettent le suivi des relations client.

Un format également apprécié par les clients

Les clients qui reçoivent des factures électroniques peuvent de leur côté les archiver plus facilement. L’enregistrement des dépenses auprès de fournisseurs dans les écritures comptables est rapide.

Aussi, les interfaces clients qui archivent sur une seule plateforme l’ensemble des factures font partie des services très intéressants. La dématérialisation ouvre la voie à des usages qui facilitent le quotidien des collaborateurs, du côté du client tout comme du côté du fournisseur.

Une facture électronique est la promesse d’une véritable fluidité des échanges.

Les clients qui choisissent leurs prestataires sur la base de la dématérialisation sont de plus en plus nombreux. C’est un véritable argument commercial et marketing.

Les mentions obligatoires d’une facture dématérialisée

La facture permet aux entreprises de déduire du bénéfice net les frais qu’ils ont supportés pour l’activité. Les dépenses réalisées auprès des fournisseurs sont comptabilisées sur la base des factures reçues. Sur format papier ou électronique, la facture doit obligatoirement mentionner un ensemble d’informations. Seule la totale conformité des factures permet la mise en œuvre d’une déduction fiscale, que cela soit pour les charges, notes de frais, ou calcul de la TVA dont la société est redevable. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’entreprise facture à un client à l’étranger.

Facture électronique : une obligation pour les marchés publics

À partir de 2020 toutes les entreprises, quelles qu’en soient les tailles, devront facturer leurs services pour l’État par voie dématérialisée. La numérisation allège grandement les procédures. La réponse à un appel d’offres auprès des marchés publics implique donc de mettre en œuvre une facturation électronique avec le logiciel adapté.

De la même manière, les entreprises ne pourront plus refuser le format électronique. Dans le cadre d’échange B2B (Business to Business), un client aura pour obligation d’accepter une facture dématérialisée. Il s’agit d’une mesure qui entrera en vigueur, même si le client n’a pas accepté au préalable ce mode d’envoi.

Numérisation des factures physiques

Une entreprise est autorisée à conserver pendant au moins 6 ans toutes ses factures au format électronique. Il faut cependant que la version papier soit absolument identique à la version dématérialisée. Il est d’usage de choisir le PDF (Portable Document Format). L’essentiel réside dans le fait que les factures ne doivent comporter aucune différence tant pour les couleurs, images (exemple : logo), que les contenus.

Pour rappel, chaque facture est un justificatif comptable et fiscal qui doit pouvoir être présenté promptement en cas de contrôle.

Une facture envoyée par voie électronique apporte une fluidité à l’ensemble des process au sein d’une entreprise. Réception, paiement, suivi des paiements et modalités d’archivage sont grandement facilités. Obligatoire pour les marchés publics à partir de 2020 en France, la facture dématérialisée tend à se généraliser.