Les indemnités kilométriques (IK) sont un levier fiscal et financier accessible à tous pour rembourser les frais professionnels liés à l’utilisation d’un véhicule personnel. Que ce soit pour une voiture, une moto ou un vélo, il est important de bien comprendre les règles en vigueur et d’appliquer correctement les taux fixés.
- indemnités kilométriques : définition
- Les barèmes des frais kilométriques
- Comment calculer ses indemnités kilométriques ?
Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?
L’indemnité kilométrique (IK) est une somme versée par un employeur à un salarié pour compenser les frais engagés lors de l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles. Elle permet de couvrir les coûts liés au carburant, à l’usure du véhicule, à l’assurance et à l’entretien. Cette indemnité est une alternative au remboursement des frais réels sur justificatif et vise à simplifier la gestion comptable des déplacements professionnels.
L’IK concerne principalement :
- Les salariés utilisant leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels (hors trajets domicile-travail sauf cas spécifiques).
- Les travailleurs indépendants souhaitant déduire leurs frais réels de déplacement.
Elle peut être calculée selon le barème des frais kilométriques publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème est souvent utilisé pour les remboursements exonérés de charges sociales et fiscales sous certaines conditions.
Frais kilométriques remboursés par les entreprises
Les IK versées par une entreprise à un salarié sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des plafonds fixés par le barème des frais kilométriques. Pour en bénéficier, deux justifications sont exigées :
- Le moyen de transport utilisé et sa puissance fiscale exprimée en chevaux fiscaux (CV)
- La distance totale parcourue à titre professionnel
Frais kilométriques et impôts sur le revenu
Le salarié peut également déduire ses frais kilométriques de ses impôts sur le revenu, en vertu du même barème. Cet avantage fiscal, accessible à tous les salariés sans conditions de revenus, s’applique dès lors qu’ils doivent utiliser leur véhicule pour des déplacements professionnels.
Les barèmes des frais kilométriques
Les barèmes des frais kilométriques sont des outils officiels mis en place pour calculer les indemnités kilométriques. Ils permettent de rembourser les frais engagés par un salarié ou un travailleur indépendant lors de déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel, que ce soit une voiture, une moto ou un vélo.
Ces barèmes forfaitaires couvre plusieurs types de dépenses, comme le carburant, l’assurance, l’entretien du véhicule et la dépréciation du véhicule.
Quel sont les barèmes des indemnités kilométriques ?
Le barème des IK 2025 pour les voitures varie selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Voici les taux applicables à ce jour :
Barème kilométrique applicable aux voitures (en euros) d = distance parcourue en km
Le barème des IK pour les motos s’applique en fonction de la cylindrée et de la distance parcourue. Voici les taux en vigueur à ce jour :
Barème kilométrique applicable aux cylindrées supérieures à 50 cm 3 (en euros) d = distance parcourue en km
Enfin, les indemnités kilométriques pour les vélos, consiste en une indemnité forfaitaire de 0,25 € par kilomètre parcouru. Cette mesure incitative vise à encourager la mobilité douce pour les déplacements professionnels.
Vers un nouveau barème kilométrique ?
Le barème actuel reste inchangé depuis mars 2023. Cependant, l’article 213 de la Loi de Finances pour 2024 impose au gouvernement de réaliser un rapport avant le 1er mars 2025 pour évaluer l’opportunité de remplacer le critère de puissance fiscale par celui des émissions de gaz à effet de serre (GES). Un nouveau barème pourrait donc voir le jour afin de favoriser l’utilisation de véhicules moins polluants.
Comment calculer ses indemnités kilométriques ?
Afin de faire le calcul des frais kilométriques, il faut se référer au barème correspondant au véhicule utilisé mentionné précédemment.
Exemple : un salarié ayant parcouru 7 000 kms avec une voiture de 4 CV peut prétendre à une indemnité de :
(7 000 x 0,340) + 1 330 = 3 710 €
Lors du calcul, il est important de noter qu’il est possible de ne tenir compte que d’un seul aller-retour quotidien entre le domicile et le lieu de travail. De plus, la distance d’un aller-retour ne peut pas dépasser 80 kilomètres par jour, même si elle est en réalité plus longue.
Les frais kilométriques ainsi obtenus peuvent être remboursés directement par l’employeur ou déclarés aux impôts par le salarié. Il est important de conserver les justificatifs des trajets pour prouver leur caractère professionnel en cas de contrôle.
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