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Instaurer la proximité et la confiance pour mieux accompagner l’entrepreneur au quotidien

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La nature de la relation entre la TPE et son expert-comptable est l’essentiel d’un accompagnement réussi. La confiance et la proximité sont les bases de son efficacité. Notre invitée, Experte-Comptable de Solution Entreprises, nous donne ses conseils pour permettre à la TPE d’entrer dans cette relation et gagner en zénitude comme en business.

Entretien mené par Patrick Russo, journaliste

Agir et accompagner l’entrepreneur comme son véritable bras droit

Patrick Russo :
Bonjour à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de conseils d’Experts-Comptables, le podcast de Sage durant lequel nous accueillons un expert-comptable qui vient donner ses conseils en réponse à une question précise d’un dirigeant de TPE, des conseils partagés également pour vous autres experts-comptables. Aujourd’hui nous accueillons Valérie Beyaert, expert-comptable à Esbly en région parisienne.
Bonjour Valérie, alors nous avons Nicolas qui est à Lille. Nicolas trouve que la comptabilité pour lui c’est assez lourd à gérer, notamment pour son activité parce qu’il est très occupé sur son activité de services. En fait il aimerait savoir comment il peut être aidé pour être plus rapide et surtout gagner en zénitude. Alors comment peut-on l’aider sur ça au quotidien ?

Valérie Beyaert :
Alors c’est vrai, ce souci de décharger l’entrepreneur de tout ce côté administratif, c’est vraiment une demande qui revient souvent de la part de nos clients. Il faut savoir que l’entrepreneur est par monts et par vaux, il faut qu’il fasse le commercial, l’administratif, les relances clients parce que s’il n’est pas payé, il ne peut pas se payer, et en plus il faut qu’il fasse son métier. Donc c’est vrai qu’être entrepreneur c’est très fatigant et il y a beaucoup de choses à faire et à gérer dans une journée. Alors comment est-ce que nous on peut l’aider ?

Il faut savoir que le cabinet, il faut vraiment le voir, pour les TPE en tout cas, comme un bras droit de l’entrepreneur. C’est à dire qu’il ne faut pas hésiter à demander au cabinet d’expertise comptable tout ce qu’il est capable de faire pour la petite entreprise. Moi, je fais l’inverse en fait, je demande à l’entrepreneur qu’est-ce qu’il attend du cabinet, ce qu’il a besoin en fait pour le soulager dans toute son activité. Donc évidemment on ne va pas faire son activité à sa place, mais tout le côté administratif, social, comptable et fiscal, tout ça évidemment on peut le décharger et c’est le but du jeu. Donc faut vraiment le voir comme un salarié, comme quelqu’un qui aide la petite entreprise. Ce que je conseille souvent, et évidemment ça dépend des budgets aussi des petites entreprises, mais si l’entrepreneur a beaucoup de papiers à gérer, le cabinet peut proposer de détacher un salarié.

Le salarié peut aller une fois par mois dans la TPE directement, et ça évite à l’entrepreneur de devoir prendre en photo ses documents, ou de les mettre à disposition du cabinet, ou de passer les déposer. Ça peut être une solution pour alléger l’entrepreneur. L’avantage de cette solution d’avoir un collaborateur qui vient dans l’entreprise, c’est que le dirigeant d’entreprise va sûrement poser beaucoup de questions qu’il ne poserait pas en temps normal à l’expert-comptable et aux collaborateurs. Parce que l’entrepreneur, même s’il paie, il a toujours peur de déranger, qu’on soit en train de faire autre chose. Alors que là, le collaborateur est détaché et dédié en fait à l’entreprise, et du coup l’entrepreneur va lui poser tout un tas de questions. Il va voir que le collaborateur saisit les notes de restaurant et lui dire là comment je peux faire ? est-ce que la TVA je peux la récupérer ? Peut-être que ça allège l’entrepreneur de se dire je n’ai rien à faire, une fois par mois il y a quelqu’un qui vient et qui prend tous les documents que moi j’ai entassé dans une pochette, et qui prend ce dont il a besoin, il fait le tri, ça peut alléger beaucoup un entrepreneur.

La proximité et la collaboration en temps réel, y compris avec le digital

Patrick Russo :
Donc du coup on est dans une relation qui est beaucoup plus proche, il y a beaucoup plus de proximité. Là c’est physique qu’on va voir l’entrepreneur, mais ça peut également passer par le digital, donc finalement gagner en proximité avec ces nouvelles tâches ?

Valérie Beyaert :
Exactement ça peut aussi passer par le digital. Après, on peut très bien mettre en place une plateforme collaborative où l’entrepreneur peut, quand il le souhaite, accéder. Souvent c’est vrai que c’est la nuit ou le soir, il a fini sa journée et il se pose à son bureau et du coup il se dit voilà je vais envoyer tous les documents à mon comptable. Ça ne gêne pas l’organisation ni du cabinet ni de l’entrepreneur, puisque lui c’est son heure, pourquoi pas, et nous les collaborateurs traiteront les informations le lendemain. L’avantage de ce système c’est que c’est très réactif donc nous, on voit que les documents ont été déposés et du coup on peut aller directement les saisir ou les valider pour mettre à jour la compta de l’entreprise quasiment on va dire en temps réel.

Patrick Russo :
Et qu’est-ce que ça apporte finalement de gagner en temps sur ce type de solution dans la relation que vous avez avec l’entrepreneur ?

Valérie Beyaert :
Entre le moment où on saisit et le moment où on est capable de redonner l’information, ça permet à l’entrepreneur de savoir où il en est au fur et à mesure. Moi j’ai commencé il y a un petit peu de temps dans la comptabilité, alors c’est vrai que l’on n’avait pas tous ces moyens technologiques et ces systèmes d’organisation, mais quand on donnait le bilan à un client en mai de l’année d’après, et qu’on lui disait vous avez passé une mauvaise année comment ça se fait ? c’était trop tard. Le client ne pouvait pas faire quelque chose. Il y a très peu de clients qui savent où ils en sont, s’ils ont fait une bonne année … ils ne savent pas en fait. Et le fait d’avoir une comptabilité à jour, ça permet de donner des indicateurs.

Nous on fournit des indicateurs mensuels, qui sont comparés avec les années d’avant, pour qu’ils puissent savoir où ils en sont. Est-ce que leur chiffre d’affaires est meilleur que celui de l’année d’avant, est-ce qu’il est moins bon, et avec ça ils peuvent rétablir en fait directement, en se disant tiens j’ai moins fait au moi de mars donc je vais faire mieux au mois d’avril. Et ils peuvent agir en fait sur leur stratégie pour changer quelque chose qui ne va pas, ils ont la tête dans le guidon et ne se rendent pas compte en fait s’ils ont bien facturé ou pas bien facturé, ils ne se rendent pas forcément compte. Donc l’avantage de faire tout en temps réel c’est ça, c’est de pouvoir donner des indicateurs à l’entreprise mais au temps T, pas bien après alors que ça ne leur sert plus à rien.

Diminuer la charge administrative grâce à l’automatisation

Patrick Russo :
Alors au final comment on arrive à diminuer cette fameuse charge administrative ?

Valérie Beyaert :
Alors, on peut diminuer cette charge administrative en automatisant beaucoup de processus. C’est à dire qu’on peut mettre en place des récupérations automatiques des données, où nos logiciels vont directement aller chercher les documents du client. On peut aller chercher les factures directement sur les sites Internet, on peut aller chercher directement la banque, on peut aller chercher directement les factures de vente et les règlements des clients. Donc il ne reste plus grand chose en fait. Après, l’entrepreneur, il n’a plus grand chose à nous fournir parce qu’on a réussi à aller chercher bien 80% des données à saisir tous les mois, grâce aux nouvelles technologies entre autres. Donc après, l’entrepreneur finalement, il a plus que les petites factures papier qu’il reçoit où là forcément il va être obligé de nous les mettre à disposition, mais le reste on se débrouille pour aller chercher nous-mêmes et pour alléger le plus possible la charge administrative de l’entrepreneur.

La confiance pour une relation forte et pérenne avec la TPE

Patrick Russo :
Donc en fait il gagne en zénitude. Et vous, vous gagner en efficacité quelque part ?

Valérie Beyaert :
Alors il gagne en zénitude à partir du moment où la relation de confiance s’est installée entre l’expert-comptable et client. Les clients qui arrivent et qui ne nous connaissent pas encore, forcément ils ont besoin qu’on fasse nos preuves. Besoin de voir que oui on avait dit que la comptabilité serait tenue au mois le mois, et oui elle est à jour au mois le mois. Une fois que cette confiance a été instaurée, après oui ils sont archi zen. Ils nous appellent dès qu’ils ont une question et du coup au lieu de ruminer j’aurais pu faire ça ou ça … Ils nous appellent tout de suite. On répond à leurs questions et du coup ce n’est plus quelque chose qui tourne dans leur tête. On a répondu et en effet ça les apaise. Ils savent qu’on est là si jamais il y a un besoin. On a été très présent pendant la période où ils étaient fermés, où ils ne savaient pas à quelle sauce ils allaient être mangés, s’il y allait avoir des aides … On était au téléphone toute la journée pour les rassurer et pour leur montrer qu’ils n’étaient pas tout seuls, que nous aussi on était dans le même cas, que nous aussi on était chef d’entreprise et que l’on allait faire face ensemble quoi. Qu’on était vraiment un allié de l’entreprise et qu’on allait les aider à passer cette phase-là.

Patrick Russo :
Très belle conclusion. Merci beaucoup Valérie pour ce témoignage et ces conseils. À bientôt et on se retrouve très rapidement pour les prochains podcasts Conseils d’Experts-Comptables.

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