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Le digital pour optimiser la collaboration et les échanges de données avec son expert-comptable

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La collaboration et les échanges de données entre la TPE et son expert-comptable sont parmi les points les plus importants à appréhender pour une relation efficace et performante. Notre invité, Expert-Comptable de Altaïr Eco Expertises, nous donne ses conseils pour permettre à la TPE d’optimiser, grâce au digital, cette collaboration et ces échanges.

Entretien mené par Patrick Russo, journaliste

Le digital pour une meilleure collaboration

Patrick Russo :
Bonjour à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de Conseils d’Experts-Comptables. Aujourd’hui, nous accueillons Yann Gentil qui est expert-comptable à Orléans. Alors Yann, le principe de ce podcast est de donner vos conseils suite à une question posée par un dirigeant de TPE. Aujourd’hui, nous avons Marie qui habite à Aix-en-Provence et qui est dirigeante d’une TPE dans la restauration. Alors Marie, son sujet est très simple. Elle nous dit qu’elle est un peu perdue dans tout ce qui est digital et tout ce que permet le digital. Et elle ne sait pas vraiment à quoi ça sert, et ce qui est utile ou pas dans le digital. Alors déjà comment faut-il voir le digital pour une TPE et pour vous aussi du coup ?

Yann Gentil :
Alors effectivement, je peux comprendre que Marie soit un peu perdue parce que le digital, ça veut tout dire et rien dire. On a beaucoup de plateformes digitales mais voilà c’est comme tout, quand il y a trop d’offres, on ne sait pas vers laquelle se diriger. Pour autant, recourir au digital, ça va permettre une collaboration entre le client et le cabinet d’expertise-comptable. Le digital, il faut le voir comme une évolution de nos sociétés. Ça va permettre de gagner du temps puisque le dirigeant de TPE va pouvoir déposer ses documents comptables au gré de ses envies on va dire, selon ses disponibilités et du coup à n’importe quelle heure de la journée ou de la nuit. Donc c’est vrai que pour ça, c’est un gain de temps puisque le chef d’entreprise va déposer à fréquences programmées ou non programmées, vraiment au gré de ses envies, les documents pour la bonne gestion de sa comptabilité. Pour nous, ça va fluidifier notre travail puisque nous allons récupérer les éléments au moment où nous allons avoir besoin de travailler sur le dossier du client. Ça évite de courir entre la comptabilité quotidienne et puis le client, parce que c’est vrai, le client si on l’appelle pour dire, Monsieur Dupont, il nous manque la facture Métro du 8 mars, on est embêté. Le client va nous répondre, là je ne peux pas, je suis en train de travailler sur autre chose, et du coup on est un petit peu bloqué dans l’avancement. Le fait de passer par une plateforme digitale permet justement de pouvoir informer le client des éléments dont on a besoin pour travailler. Et puis après, il gérera son besoin d’information et il sera en fait disponible pour répondre à nos exigences. Et l’avantage qu’il peut tirer de cette digitalisation, c’est vraiment gagnant-gagnant puisque le chef d’entreprise va déposer ses éléments au gré de ses envies et nous va on va les récupérer quand le moment sera venu. Ça va vraiment nous aider dans le traitement de l’information et le client n’a pas à se poser la question du genre est-ce que je vais passer au cabinet, est-ce que je pourrais déposer le document, surtout dans le contexte actuel. Nous sommes proches de nos clients, mais pour autant, nous n’accueillons pas forcément les clients sans prise de rendez-vous, il faut se protéger les uns des autres.

La digitalisation utile, en adéquation avec les besoins de chacun

Patrick Russo :
Alors, quel conseil pour lui permettre de se digitaliser utilement. Sa question était : comment ça peut être utile pour moi, quel serait le bon conseil selon vous ?

Yann Gentil :
Alors se digitaliser utilement, cette personne a tout à fait raison, parce qu’on peut digitaliser certaines informations et pas la globalité parce il faut que cela corresponde aux besoins et aux attentes de notre client. Ça ne sert à rien de lui proposer des outils dont il ne va pas forcément se servir et des outils qui ne seraient pas en corrélation avec ses besoins. Donc il va falloir qu’on s’entretienne avec notre client pour justement savoir, nous en tant qu’experts-comptables, quelles seraient nos attentes vis-à-vis de la digitalisation, qui est une sorte de collaboration avec notre client. Donc il faut savoir jusqu’où lui est prêt à être digitalisé. On a plusieurs typologies de clients. On va voir des clients qui vont être à 100% dans la digitalisation et ça, ce n’est pas une question d’âge comme on pourrait le penser. On a des clients très jeunes qui ne veulent pas forcément en entendre parler. Et puis des clients qui approchent de la retraite, pour qui en fait on ne pourrait pas ne pas leur proposer cette solution parce qu’elle révolutionne leur fonctionnement quotidien. Et aujourd’hui, la plupart d’entre-eux nous ont déjà dit, l’outil que vous nous avez mis en place, jamais on ne le retirera parce que pour nous, c’est ce dont on a besoin. On ne pensait même pas que ça pouvait exister et nous faciliter la vie. Et du coup, c’est vraiment échanger avec le client, parce qu’on va pouvoir digitaliser une partie des documents, ça peut être des achats ou des ventes… Après on peut aussi, nous en tant que cabinet comptable, se « plugger » avec un outil de facturation qu’ils auraient déjà, par exemple un logiciel de caisse… Les fournisseurs de logiciels ne sont pas dupes. Ils sont déjà en train de mettre en place des systèmes pour justement permettre de faire des exports, pour faciliter la transmission de documents avec les experts-comptables. Les éditeurs ont un intérêt important à trouver des solutions qui vont permettre de fidéliser leurs clients, et en même temps de permettre à l’expert-comptable d’avoir accès à toutes les statistiques dont lui aura besoin pour mener à bien la mission que le client lui aura confiée.

Une relation humaine renforcée grâce à la digitalisation

Patrick Russo :
En synthèse, quels sont les atouts de la digitalisation pour elle et pour vous, cabinets comptables ?

Yann Gentil :
Les atouts sont nombreux. Déjà, comme je le soulignais, ils vont générer un gain de temps puisque le client va déposer ses pièces à sa convenance et nous aurons la matière pour travailler sur sa comptabilité. Ça va permettre aussi d’optimiser la relation, parce qu’il ne faut pas l’oublier, dans digitalisation, on pense intelligence artificielle, robots et pas relation humaine mais au contraire c’est tout l’inverse. La digitalisation, ça demande un renforcement de la relation qu’on doit avoir avec le client. Il faut que le flux de l’information transite correctement et pour que ce cheminement se fasse sans faille, il va falloir justement passer du temps avec le client. Le former, lui expliquer comment déposer ses documents, l’accompagner, le prendre par la main, ce qu’on fait au quotidien. Et du coup, le client a plus conscience du besoin pour mieux l’accompagner et de bien tout déposer sur ses applicatifs. Ça permet d’avoir une relation de collaboration avec notre client, main dans la main. En fait, l’un ne va pas sans l’autre, s’il ne nous dépose pas ses éléments, on ne va pas pouvoir travailler. Et puis comme je l’évoquais en début d’entretien, c’est d’éviter la course au papier et de déranger notre client au moment où justement ce n’était pas le bon moment.

Patrick Russo :
Un dernier conseil que vous donneriez à cet entrepreneur pour lui dire allez-y dans la digitalisation, ça va vous aider.

Yann Gentil :
Le conseil à cet entrepreneur, c’est de foncer voir son expert-comptable et lui dire, ma façon de fonctionner actuellement ne me convient pas. Notre métier change, tout évolue, il faut savoir vivre avec son temps. Et justement permettre au client de digitaliser son entreprise, de lui faire prendre conscience que maintenant on a besoin des éléments en temps réel pour pouvoir répondre à ses attentes. Et plus tôt on aura les éléments, plus tôt on pourra répondre et rebondir sur des aspects économiques, financiers, et puis le guider dans sa stratégie, dans son développement et dans ses axes opérationnels pour mener à bien son entreprise.

Patrick Russo :
Merci Yann et à très bientôt pour un nouvel épisode de Conseils d’Experts-Comptables.

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