Parole de dirigeants – Comment le groupe Emitech s’est organisé pour effectuer la phase d’analyse de son futur ERP Sage X3 pendant le confinement…

Baie industrielle ou guirlande de Noël, tous les produits mis sur le marché sont soumis à une contrainte réglementaire ; d’autres biens, quant à eux, doivent être qualifiés pour répondre aux cahiers des charges de constructeurs (Airbus, Peugeot…). Le groupe Emitech, laboratoire d’essai spécialisé dans les tests d’équipements, conduit pour le compte des entreprises les évaluations en situation, qui contribuent à la validation des prototypes puis à l’homologation des produits.

Romain Ménard est le responsable du service gestion de projets « Nous accompagnons nos clients à travers la conception et la conduite des essais mais aussi via des interventions en ingénierie, qui incluent des séances de formation, des validations de modifications et des prestations de métrologie. »

Avec ses 14 centres répartis sur 16 sites, le groupe Emitech maille le territoire français. « Nous travaillons sur n’importe quel produit ou équipement, avec un cœur de prestations autour des objets ou équipements liés à la mobilité. Nos clients sont principalement des équipementiers, issus des filières automobile, aéronautique et ferroviaire. »

Chaque année, 15 % du CA est investi en nouveaux équipements

Avec son réseau d’établissements, le groupe Emitech dispose d’un potentiel technique diversifié, adapté à toutes les configurations. « Nous investissons chaque année 15 % de nos 55 millions de chiffre d’affaires en équipements. Cet effort constant permet à nos 550 ingénieurs et techniciens de travailler avec des technologies toujours à la page. »

La compétence du groupe Emitech réside dans une double capacité :

• Un savoir-faire pour reproduire les contraintes d’un environnement ou les effets d’un usage ; par exemple, des enceintes climatiques permettent de reproduire des brouillards salins
• La parfaite connaissance des normes en vigueur et la veille de leur évolution

Le groupe Emitech intervient en amont du lancement, sur des pièces ou des produits encore à l’état de prototypes. C’est pourquoi l’entreprise a développé une véritable culture de confidentialité. « Par exemple, pour éviter qu’un client qui se déplace sur l’un de nos sites ne puisse apercevoir un essai en cours pour un autre client, toutes nos salles d’essais sont fermées. Ou encore, nous isolons l’ensemble de nos données sensibles sur un réseau informatique en circuit fermé. »

La volonté d’entretenir la capacité d’un rebond immédiat pendant le confinement

L’activité du groupe Emitech a chuté dès l’annonce du confinement. « D’une part, parce que nos clients, qui se déplacent sur nos sites pour suivre les essais, étaient en incapacité de le faire. D’autre part parce que des ruptures logistiques ont perturbé en amont la disponibilité des composants ou des produits à tester. Nous, en bout de chaîne, nous avons donc subi des décalages en séries. »

L’entreprise, dont le siège est à Montigny-le-Bretonneux, a naturellement adapté son fonctionnement à la baisse d’activité. « Nous avons recouru à des mesures d’activité partielle et généralisé le télétravail. »

Pour autant, le plus important, pour le groupe Emitech, a été d’anticiper le redémarrage en tirant parti du repos forcé de l’entreprise pour booster ses capacités.

« À côté de mesures de protection, nous avons opté pour une attitude business offensive. C’est-à-dire que nous nous sommes mis en capacité d’être prêts à 100 % pour le retour des clients.

• Nous avons évidemment mis à la disposition des équipes des moyens de protection, masques, gel hydro-alcoolique et protocoles de distanciation, à usage des personnels présents par rotations
• Nous avons défini des procédures barrières pour protéger nos futurs visiteurs, communiquées à nos clients
• Nous avons engagé un programme de développement des compétences, dans le cadre d’un FNE¹
• Nous nous sommes attachés à maintenir en état nos moyens d’essai et à procéder par anticipation aux opérations de maintenance préventive, de manière à disposer d’un outil 100 % opérationnel au moment du redémarrage de l’activité »

Un changement d’ERP pour accompagner la montée en puissance

En tant que responsable du service gestion de projets, Romain Ménard a un double rôle :

• Coordonner les projets clients, en appui d’une équipe de 6 chargés d’affaires
• Créer une cellule ad hoc pour les gros projets.

« Ma mission est de faire en sorte que toutes les parties prenantes des projets soient satisfaites. De toute évidence, l’intégration d’un nouvel ERP est un gros projet, que je manage en direct, en co-pilotage avec le patron de la DSI. »

Le précédent progiciel de gestion intégrée du groupe Emitech était arrivé en fin de cycle. « Le groupe Emitech s’est beaucoup développé par croissance externe et nous avions besoin d’harmoniser les pratiques et de centraliser les informations. La solution en place n’allant plus être maintenue, nous avons choisi de transformer la contrainte en opportunité et lancé un appel d’offres en janvier 2020. »

Le cahier des charges portait sur les modules de CRM, de Gestion Commerciale, de Comptabilité et de Gestion des Projets. « Nous nous sommes fait accompagner par Référence STEP², du groupe Référence, qui nous a aidés à construire l’appel d’offres. »

Le choix de Sage X3 en SaaS pour unifier le système d’information

Sage, en tant qu’éditeur, et Absys Cyborg, en tant qu’intégrateur, ont été retenus début mars, à l’issue de la consultation. « Nous avons choisi une exploitation dans le Cloud pour optimiser les conditions d’accès de nos centres, dispersés sur le territoire. La sécurité des données avec le Cloud a été validée par la DSI, après un audit rigoureux, tant la question de la confidentialité est pour nous sensible. »

Le cahier des charges établi par le groupe Emitech, conseillé par Référence STEP, précisait les principaux résultats à atteindre par la solution, à travers lesquels ont été départagés les compétiteurs de l’appel d’offres :

• Unification du système d’information
• Harmonisation des pratiques des utilisateurs
• Accessibilité de la solution
• Interface avec d’autres outils, comme le SIRH
• Bonne expérience utilisateur

« Ce qui a fait la différence et déterminé notre choix, ce sont la qualité de l’écoute d’Absys Cyborg et la bonne première impression laissée par l’outil de démonstration Sage X3 installé chez nous. Nous avons en particulier trouvé Sage X3 facile de prise en main et de navigation, pour passer d’un écran à l’autre. »

Le contrat est signé à la mi-mars. « Nous avons signé les contrats juste avant le confinement. La réunion de lancement de l’analyse, prévue le 20 mars, s’est déroulée via Teams ! »

La poursuite du projet à distance, malgré le confinement

La phase d’analyse du groupe Emitech a duré deux mois, entre le 20 mars et le 20 mai. Entièrement à distance. « La phase d’analyse a pour but d’entrer dans le détail, à partir de la réalité de nos pratiques et de la formulation de nos besoins. Elle aboutit à un affinement des spécifications, qui prépare la configuration de notre futur ERP. C’est pourquoi nous avons animé des ateliers réunissant via Teams une vingtaine d’utilisateurs référents. Référence STEP nous a accompagnés jusqu’à la fin de la phase d’analyse, pour être en mesure d’attirer notre attention sur les points de vigilance propres à cette phase de conception. »

Le principe de ces ateliers est que Absys Cyborg s’immerge dans la compréhension des métiers, assimile les enjeux et les pratiques et fait réagir les opérationnels à différentes possibilités du logiciel, qui sont retenues ou non.

La préparation des travaux des ateliers a fait l’objet d’un travail conjoint entre le groupe Emitech et Absys Cyborg, qui a installé un portail collaboratif pour faire vivre les échanges.
« Avant la tenue des ateliers, nous avons préparé les membres du groupe de travail :

• Ménager un accès aux serveurs pour disposer de données réalistes
• Installer les outils : PC et VPN
• Former les gens à Teams : tour de table quand il n’y pas de table, demander la parole, couper les caméras… »

L’analyse à distance, une expérience positive

L’activité est désormais repartie au sein du groupe Emitech, les projets sont revenus et l’entreprise se félicite d’avoir utilisé la contrainte du confinement pour renforcer ses capacités.
En particulier, dans le projet Sage X3, le fait d’avoir poursuivi à distance permet au groupe projet d’être en phase avec le calendrier convenu au départ. « Nous sommes passés au paramétrage début juillet, avec l’objectif inchangé de passer en exploitation le 4 janvier 2021. La recette et la formation des 200 utilisateurs est prévue pour octobre, novembre et décembre. »

Indépendamment de la bonne gestion du temps, Romain Ménard porte un regard positif sur la phase d’analyse à distance, même si tout ne fut pas simple. « Le point très positif de cette expérience, c’est qu’on s’aperçoit qu’une phase d’analyse complètement à distance est possible et fonctionne. À condition bien sûr de mettre beaucoup de structure dans l’accompagnement du projet, pour éviter que ça ne parte dans tous les sens. Par exemple, être hyper précis dans la rédaction des comptes rendus. »

L’expérience de deux mois rappelle, a contrario, la valeur du contact physique pour éviter les incompréhensions. « À mon avis, le présentiel conserve toute son importance au moment du démarrage. L’analyse correspond aux premiers contacts. L’ajustement par le non-verbal est d’autant plus nécessaire. Dans notre cas, des malentendus ont pu subsister. À la sortie du confinement, nous avons consacré quelques semaines à justement terminer l’analyse et à ajuster les points sur lesquels nous avons eu quelques difficultés à nous comprendre. Pour autant, si c’était à refaire, je le referai. Grâce à cette mobilisation à distance et si le déploiement se passe avec la même fluidité, nous aurons mis 12 mois au lieu de 18 mois en moyenne pour un projet de cette nature. »

¹Fonds National de l’Emploi
²Référence STEP, société de conseil en organisation et transformation des PME et des ETI, accompagne les directions métiers et les DSI dans leurs projets

Témoignage recueilli en juin 2020