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Parole de dirigeants – Pourquoi Galéo est transporté par la dématérialisation ?

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Pourquoi Galéo choisit la dématérialisation

Parole de dirigeants – Pourquoi Galéo est transporté par la dématérialisation ?

Galéo fédère des entreprises de transport par autocar en Rhône-Alpes et en Provence. Le Groupe propose une gamme complète de prestations : transport scolaire, transport interurbain et transport de loisirs.
Jessica Melotto Bonifacy est la Responsable Comptable Groupe de Galéo. Elle détaille les avantages retirés de l’intégration de la solution Sage FRP 1000 Dématérialisation à son système d’information.

Sage FRP 1000 Dématérialisation, des avantages multiples

Le Groupe Galéo emploie 800 personnes et réalise environ 60 millions d’euros de chiffre d’affaires consolidé. Jessica Melotto Bonifacy explique que « la première motivation à intégrer Sage FRP 1000 dématérialisation est de gagner du temps. Nous avions en effet à saisir à la main de l’ordre de 25 000 factures fournisseurs annuelles avant d’opter pour la dématérialisation. »

La deuxième raison mise en avant par Galéo pour expliquer son choix est le besoin de sécurisation des boucles de validation. « Nous souhaitions pouvoir disposer d’une traçabilité de bout en bout des factures. Dans l’ancienne procédure, avec une validation de factures papier, il arrivait régulièrement que des factures disparaissent dans la nature. Disparition que nous ne détections malheureusement que la jour de la visite des commissaires aux comptes ! »

Enfin, toujours dans le registre de la fiabilisation des flux de validation, Galéo « avait besoin de différencier des niveaux de validation en fonction des typologies et des montants des factures. »

Une solution très vite adoptée par toutes les typologies d’utilisateurs

Jessica Melotto Bonifacy ne dissimule pas sa satisfaction. « Sur nos trois enjeux principaux, je dois dire que Sage FRP 1000 Dématérialisation a totalement répondu à nos attentes. Globalement, nous avons vraiment progressé en rationalité dans le traitement des factures. Et bien sûr en productivité. »

Le gain de productivité est le plus perceptible en période de congés. « Jusqu’alors, quand les personnes qui gèrent les factures fournisseurs revenaient de congés, il leur fallait au moins deux semaines pour traiter le stock accumulé en leur absence. Aujourd’hui, en 2 ou 3 jours, le traitement est achevé. »

Clairement, c’est tout le processus de réception des factures fournisseurs qui se trouve amélioré chez Galéo. « Les boîtes mail dédiées pour la réception des factures dématérialisées nous font gagner un temps fou, grâce à l’automaticité de l’intégration de ces factures dans notre système d’information. Un simple transfert de courriel suffit. Il n’y a plus besoin d’enregistrer les factures en pièce jointe. Cela pourrait paraître un détail mais c’est un vrai levier de productivité, au regard de nos volumes. »

Galéo distingue 4 types d’utilisateurs pour Sage FRP 1000 Dématérialisation :

  • Les comptables, « qui se sont très rapidement appropriés la solution. »
  • Les valideurs, « que nous avons accompagnés en formation et dans la prise en main. »
  • Les n-1 des valideurs, « qui ont la possibilité de laisser des commentaires à l’intention de leur manager, qui ont dû apprendre à gérer les différents filtres. »
  • Les commissaires aux comptes, « très positifs par rapport à cette évolution. »

L’intégration de Sage FRP 1000 Dématérialisation est aussi un pari sur l’avenir pour Galéo. Jessica Melotto Bonifacy observe en effet que la croissance du Groupe est appelée à se poursuivre. Ce qui la conduit à anticiper que « le volume de 25 000 factures fournisseurs reçues par an va certainement grandir ».

Le retour d’expérience des utilisateurs de Sage FRP 1000 est précieux pour prendre la mesure de la richesse fonctionnelle de la solution. D’autres articles de Sage Advice partagent la réalité vécue par nos clients :

Merci à notre partenaire Mercuria pour son accompagnement auprès de l’entreprise Galéo.