À l’occasion de l’entrée en vigueur de la loi de lutte contre la fraude à la TVA, vous avez décidé de remplacer votre tableau Excel par une solution de gestion informatisée pour votre entreprise ? Afin de mettre toutes les chances de votre côté et réussir son installation, voici les clés pour gérer ce planning.
Réussir l’installation du nouvel outil
Gain de temps, fiabilité, conformité avec la nouvelle réglementation en matière de lutte contre la fraude fiscale… vous allez retirer un grand nombre d’avantages à informatiser vos services, notamment comptables, avec une solution qui répond à vos besoins. Mais si le choix des outils et du matériel a été bien réfléchi en amont au regard des nouvelles obligations légales, il reste encore à les mettre en place. Votre objectif est d’être opérationnel et conforme le plus rapidement possible, pour perturber au minimum le fonctionnement quotidien de votre entreprise, mais ne brûlez pas les étapes de cette installation.
En amont, préparer le déploiement
N’hésitez pas à questionner votre prestataire pour connaître la durée du déploiement afin d’anticiper son impact sur le travail de vos équipes. Ce déploiement peut-il se faire en plusieurs étapes ? Une période test est-elle prévue ? L’idéal est d’obtenir un rétroplanning précis. Informez-en vos salariés au préalable et organisez leur travail avec eux en conséquence. Pensez également à sauvegarder toutes vos données informatisées sur un système externe, pour être sûr de ne perdre aucune information pendant l’opération.
Pendant l’installation, faites-vous accompagner
Sauf à être vous-même un pro des solutions informatiques, mieux vaut préférer l’installation des logiciels de gestion par un prestataire informatique. Il sera à même de paramétrer les outils selon les besoins et spécificités de votre entreprise, et vous pourrez ainsi partir sur de bonnes bases. À noter : l’installation est plus rapide et facile si vous optez pour une solution de gestion via le cloud et/ou en souscription. Dans ce cas, les logiciels et les données sont en effet hébergés à distance, sur un serveur externalisé, moyennant le paiement d’un abonnement le plus souvent. Les mises à jour sont automatiques et la maintenance gérée par le prestataire sans avoir besoin de votre intervention, un atout pour être toujours conforme aux évolutions légales. C’est peut-être le moment d’opter pour ce type de service ?
Et après ?
C’est là que tout se joue : la prise en main par les équipes doit être rapide et facile afin de ne pas démotiver les utilisateurs… et de les voir recourir à nouveau aux vieux outils ! Si un petit livret mode d’emploi peut être remis, une formation des collaborateurs en interne, par le prestataire lui-même, est préférable. Vous pourrez ainsi bien comprendre le fonctionnement des outils, poser toutes les questions que vous souhaitez, probablement apprendre de nouvelles fonctionnalités… C’est aussi l’occasion de sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques de gestion induites par la loi de lutte contre la fraude à la TVA, comme l’interdiction de modifier les factures à la demande du client ou de clôturer les comptes de manière irrégulière. Avec une solution de gestion certifiée conforme, vous pourrez figer définitivement les écritures comptables, qui ne doivent plus pouvoir être modifiées après leur validation, et être ainsi en règle avec l’administration fiscale !
Vos deux grandes échéances légales de 2018
La certification conforme de votre logiciel de gestion, de comptabilité et de votre système de caisse, dans le cadre de la loi de lutte contre la fraude à la TVA, en vigueur depuis le 1er janvier 2018, est une première étape cruciale à entreprendre dès maintenant, si ce n’est pas déjà fait… car le calendrier des mises à jour va s’accélérer !
En effet, une autre échéance légale est en vue : l’implémentation du prélèvement à la source (PAS) par les employeurs (entreprises et particuliers) à partir du 1er janvier 2019. Les équipes internes de votre entreprise – responsable informatique et DRH par exemple – doivent donc entamer cette mise à jour des logiciels de paie dès le mois de septembre 2018, afin d’être prêtes au 1er janvier 2019.
C’est pourquoi, afin que vos équipes, et leurs prestataires informatiques puissent prendre en charge l’implémentation du PAS en temps voulu et dans les meilleures conditions, il est primordial que vos logiciels de gestion, de comptabilité et vos systèmes de caisse soient mis en conformité dès maintenant pour répondre aux exigences de la loi de lutte contre la fraude à la TVA.
Ces deux changements légaux indépendants doivent être obligatoirement impactés dans tous vos logiciels concernés.
Notre conseil est donc d’être conforme le plus rapidement possible, afin de vous concentrer sur le PAS à partir de septembre prochain.
Pour tout savoir sur la réglementation encadrant la loi de lutte contre la fraude à la TVA en vigueur depuis le 1er janvier 2018, rendez-vous sur notre page Web dédiée.