Réussir ses appels d’offres grâce aux outils digitaux

Répondre aux appels d’offres peut conditionner la continuité de votre activité. Mais c’est aussi une tâche chronophage et parfois répétitive. Pour mettre toutes les chances de votre côté et démarrer votre rentrée dans les meilleures conditions, assurez une gestion optimale des appels d’offres et remportez plus de marchés grâce à la digitalisation.

Pourquoi digitaliser la gestion d’appels d’offres ?

Pour gagner en efficacité

Détecter les appels d’offres qui correspondent à votre entreprise sur les différentes plateformes demande une veille constante. En utilisant une solution de gestion d’appels d’offres digitalisée, vous ne raterez aucune opportunité et serez assurés de la pertinence des offres.

Pour gagner du temps et être plus compétitifs

En passant moins de temps sur chaque étape de la réponse aux marchés, vous pouvez vous concentrer sur votre activité, et répondre à encore plus d’appels d’offres.

Pour améliorer votre image de marque

Utiliser des solutions digitales pour répondre aux appels d’offres montre à vos futurs clients que votre entreprise est moderne et fiable. Vous bénéficierez d’une image plus professionnelle et attractive.

Les solutions pour dématérialiser la réponse aux appels d’offres

Le traitement automatisé

Ce sont des plateformes qui intègrent automatiquement tous les appels d’offres publics sans requérir aucune saisie manuelle de votre part. Vous recevez des alertes lorsque de nouvelles offres apparaissent et pouvez rechercher les marchés par zone géographique ou par type d’activité. Ces solutions permettent une gestion centralisée et évitent ainsi la perte d’information ou le dépassement des délais : vous visualisez l’avancement des différentes étapes et retrouvez tous les échanges dans la messagerie sécurisée. La réponse aux appels d’offres est prise en charge par l’outil, qui stocke les documents du dossier de capacité et vous évite de devoir les fournir à chaque fois. Un processus extrêmement simplifié, qui vous assure une réponse optimale en moins de temps.

L’aide à la rédaction de mémoire technique

C’est la clé de voûte de votre dossier de candidature, car il présente votre proposition à l’acheteur. Votre mémoire technique doit refléter à la fois l’image de marque, les ambitions et les valeurs de votre entreprise. Pour vous accompagner dans sa réalisation, il existe des logiciels de rédaction assistée qui vous permettront d’identifier clairement les besoins exprimés, de mettre en avant votre proposition et de créer une mise en page élégante et claire. Un coup de pouce méthodologique qui peut s’avérer précieux pour remporter de nouveaux marchés.

La signature électronique

Si vous répondez à plusieurs appels d’offres, vous aurez de multiples documents à faire signer, parfois par des interlocuteurs qui ne sont pas présents physiquement. À l’ère du tout numérique et de la dématérialisation, il est inconcevable de perdre du temps à imprimer, signer et scanner un document chaque fois qu’il nécessite une validation ! Optez pour la e-signature, une solution digitale simple qui permet d’émarger à distance, de n’importe quel endroit et en toute sécurité. Chiffrée de bout en bout, la signature électronique est reconnue juridiquement et garantit l’identité du signataire comme l’intégrité du document, quel qu’il soit : lettre d’intention, contrat, devis, accord fournisseurs, facture électronique…

Parfois, les petites entreprises hésitent à engager la dépense représentée par de nouvelles solutions digitales, qui leur apparaissent comme superflues. Ce type d’outils permet au contraire aux TPE de rester compétitives et efficaces, et notamment dans la gestion des appels d’offres (sourcing, réponse et suivi du projet). Là aussi, la dématérialisation présente une solution bénéfique pour retrouver une activité normale après la crise.