La conciliación de cuentas contables, ¿automática o manual?

La contabilidad debe reflejar la imagen fiel de la sociedad y para ello cada cuenta contable debe reflejar correctamente su saldo. Para garantizar la integridad de la contabilidad se deben realizar conciliaciones de las cuentas contables.

• Te explicamos qué es la conciliación de las cuentas contables y las diferencias que se pueden producir en las conciliaciones.
• La conciliación de las cuentas contables se puede realizar de manera manual o automática.

La revisión de las cuentas contables es una de las tareas que los contables deben realizar para garantizar la integridad de la información contable. Para ello es habitual realizar periódicamente conciliaciones de las cuentas contables.

Las conciliaciones se pueden realizar de manara manual, apoyándose en hojas de cálculo o de manera totalmente automatizada mediante el software contable.

Como resultado de la conciliación de las cuentas contables, se pueden generar documentos de conciliación, que pueden ser supervisados por los auditores de cuentas.

¿Qué es la conciliación de cuentas contables?

La conciliación de cualquier cuenta contable consiste en ajustar su saldo contable con respecto a su saldo real. Para ello se revisan las partidas contables para revisar si hay errores o partidas pendientes de contabilizar.

La finalidad de las conciliaciones es garantizar la integridad de las diferentes partidas contables: cuentas a pagar, cuentas a cobrar y cuentas de tesorería.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación que se realiza con más frecuencia es la conciliación de las cuentas bancarias. De esta forma se tienen bajo control todos los cobros y pagos de la empresa. 

La conciliación bancaria es un proceso interno y rutinario, que consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa es coincidente con los saldos que reflejan los extractos bancarios. En el caso de las empresas auditadas, además del extracto, será necesaria una confirmación del saldo por parte de la entidad financiera.

Si al cerrar un mes, el saldo de las cuentas bancarias no coincida con el saldo en las cuentas contables, hay que llevar un control de esas diferencias y analizar el motivo de esos descuadres.

Diferencias que se pueden producir en las conciliaciones

En las conciliaciones podemos encontrarnos con dos tipos de diferencias:

• Temporales: son debidas a apuntes no registrados por diferencias temporales entre el extracto bancario y la contabilidad.
• Permanentes: se refieren a errores u omisiones tanto del banco como de la empresa, o partidas que se desconoce como contabilizar. Para hacer coincidir los extractos bancarios con los contables, se puede utilizar temporalmente la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación. El Plan General de Contabilidad define esta cuenta como remesas de fondos recibidas cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos. Tales remesas permanecerán registradas en esta cuenta el tiempo estrictamente necesario para aclarar su causa.

La conciliación automática ofrece numerosas ventajas frente a la manual, como la reducción del tiempo y los costes, y la liberación de tiempo para tareas de mayor valor añadido.

Conciliación manual vs conciliación automática

La forma en que realicemos la conciliación de las cuentas dependerá de diferentes factores: tamaño de la empresa, software utilizado, formación y experiencia de los contables, etc.

Conciliación manual

• Se realiza de forma manual, revisando los extractos bancarios y comparando las partidas contables.
• Es un proceso lento y propenso a errores.
• Solo es viable en empresas pequeñas, en donde una sola persona puede ocuparse de realizar la conciliación manualmente. 

Conciliación automática

• Se realiza mediante un software contable que importa automáticamente los extractos bancarios y los integra en la aplicación.
• Reduce el tiempo de ejecución y los costes administrativos.
• Libera tiempo para que los contables se dediquen a tareas de mayor valor añadido.
• Es necesaria en las grandes empresas ya que si, la conciliación se realizase de forma manual tendrían que participar, múltiples personas. En muchos casos ubicadas incluso en centros de trabajo diferentes.

Sage 50 simplifica el proceso de conciliación de tus cuentas al permitir la comunicación automática con tus entidades bancarias. El software de gestión empresarial de Sage importa tu extracto bancario y lo integra en la aplicación, automatizando así la conciliación de la norma 43 con los movimientos contables. Esta funcionalidad ofrece numerosas ventajas frente a la conciliación manual, como la reducción del tiempo y los costes, así como la liberación de tiempo para tareas de mayor valor añadido.

En definitiva, si se quiere facilitar la conciliación de las cuentas contables conviene contar con un buen software contable que facilite la tarea.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.