Cómo proteger la seguridad de los datos de tu negocio frente al fraude

Te contamos las claves para la protección de datos en tu empresa frente a los posibles fraudes.

• La protección de datos y de la seguridad de la empresa se ha convertido en una prioridad absoluta.
• Las compañías deben utilizar programas específicos para mantener el control de los flujos bancarios.

El avance digital trae oportunidades para las organizaciones, pero también riesgos significativos relacionados con el fraude informático y el robo de datos. Así, la protección de datos de tu negocio se ha vuelto una prioridad absoluta para los negocios.

Pero no solo eso, para evitar situaciones fraudulentas la empresa debe examinar minuciosamente las cuentas de la compañía. Así podrá mantener el control de los flujos bancarios, además de protegerse contra una posible situación de fraude.

Detectar errores en los débitos y transacciones fraudulentas requiere el uso de herramientas de análisis y la elaboración de informes eficientes. La omisión de este proceso podría exponer a cualquier empresa al riesgo de fraude, como lo demuestran historias reales vividas por algunas compañías.

¡TUITÉALO! Evita transacciones fraudulentas por malas prácticas como el phishing. Implementa herramientas de análisis y control de tus flujos bancarios.

Casos habituales de fraude contra los que hay que protegerse

Un fraude del que una empresa debe cuidarse es el phishing (por correo electrónico) hacia los empleados, pero que también puede afectar a la empresa. El phishing opera a través de correos electrónicos o mensajes falsificados que dan la apariencia de ser de fuentes genuinas.

Estos casos suelen darse en banca, servicios en línea, entre otros. Los correos podrían contener enlaces o adjuntos fraudulentos. Al abrirse, podrían permitir a los ciberdelincuentes robar información confidencial como contraseñas, datos de tarjetas de crédito y, en general, información financiera sensible.

La mejor vía para protegerse del fraude del phishing es implementar medidas de seguridad sólidas. Por ejemplo:

• se podrían utilizar filtros de correo electrónico para detectar los que sean fraudulentos,
• capacitar al personal sobre esta mala práctica,
• e implementar políticas de seguridad de protección de datos.

Consejos para la protección de datos y para evitar el fraude

A continuación, 12 estrategias para lograr mantener a salvo la información confidencial de tu organización:

1. Concienciación del personal. Educa a tus empleados sobre las amenazas de seguridad cibernética y el fraude. La conciencia y la capacitación son las primeras líneas de defensa.
2. Contraseñas sólidas y autenticación de dos factores. Utiliza contraseñas robustas que sean difíciles de adivinar y cámbialas periódicamente.
3. Mantén tus sistemas y software actualizados. Instala parches y actualizaciones de seguridad en tus sistemas operativos y software para proteger contra vulnerabilidades conocidas.
4. Firewalls y antivirus. Utiliza un firewall confiable y un software antivirus actualizado para detectar y bloquear amenazas antes de que ingresen a tu red.
5. Cifrado de protección de datos. Encripta los datos confidenciales para que sean ilegibles si caen en manos equivocadas, ya sea en tránsito o en almacenamiento.
6. Seguridad de la red. Configura una red segura con cortafuegos, detección de intrusiones y sistemas de prevención de pérdida de datos (DLP) para proteger tus sistemas y datos.
7. Control de acceso. Limita el acceso a la información sensible solo a aquellos empleados que realmente necesiten acceder a ella.
8. Auditorías de seguridad. Te recomendamos desarrollar auditorías de seguridad de protección de datos con frecuencia para detectar vulnerabilidades.
9. Políticas de seguridad. Establece y comunica políticas de seguridad claras y consistentes en toda la empresa.
10.  Respuesta a incidentes. Prepara un plan de respuesta a incidentes que incluya pasos claros y roles designados en caso de una violación de seguridad.
11.  Copias de seguridad regulares. Realiza copias de seguridad de tus datos de manera regular y almacénalas de forma segura en un lugar fuera del sitio.
12.  Monitoreo constante. Implementa sistemas de monitoreo y detección de amenazas para identificar y responder con rapidez a posibles incidentes de seguridad.

¿Y si hay débitos sospechosos en la empresa?

También es posible que una situación de fraude en la empresa se materialice mediante la presencia de débitos sospechosos.

En este contexto, es imprescindible contar con una herramienta de control y de auditoría durante toda la cadena de pagos. Un dispositivo de control y de auditoría presenta los distintos estados de las transacciones realizadas.

Así, la empresa podrá conocer cuestiones del tipo: ¿El débito se ha efectuado correctamente?, ¿de qué importe ha sido?, ¿quién lo ha recibido? 

El seguimiento en tiempo real de las operaciones permite reaccionar a tiempo en caso de detectarse errores, como pueden ser un destinatario incorrecto o un importe inusual, por ejemplo.

El análisis a posteriori de las operaciones en los extractos de cuentas también permite detectar las transacciones dudosas la herramienta de control informa inmediatamente a la empresa:

• Si se constata un débito sorpresa que no ha sido tramitado por ninguna firma autorizada.
• Si la operación ha incumplido las condiciones estipuladas (límite de débito, fuera de plazo, puntual).

Acto seguido, la empresa podrá efectuar una solicitud de reembolso a la entidad financiera correspondiente y recuperar su dinero.

¿Cómo localizar los errores recurrentes?

El análisis y la auditoría a posteriori de los pagos a través de un software también es un medio útil para detectar errores recurrentes.

Una buena práctica para una empresa será el efectuar revisiones regulares de los extractos bancarios de la organización, para verificar los pagos realizados. Se recomienda mantener un registro de todas las transacciones financieras.

Las facturas deberán coincidir con las órdenes de compra y acuerdos contractuales, comprobando incompatibilidades entre lo facturado y lo esperado.

Un paso relevante es poner en marcha sistemas de gestión financiera y contabilidad como Sage XRT Treasury, una solución de gestión de tesorería.

La herramienta de Sage ayuda a las empresas a tramitar sus operaciones financieras y de tesorería de una forma eficiente y segura. Posee funcionalidades para automatización de procesos, gestión de riesgos, generación de informes, entre otros. Como resultado, se obtendrá una gestión financiera más efectiva y una toma de decisiones informada.

Otra ventaja de este dispositivo es que podrá comprobar si los clientes siguen siendo recomendables. Cuando un país es objeto de un embargo, las empresas del país embargante quedan obligadas a dejar de comerciar con las del embargado.

Algunas compañías se olvidan de cortar los canales de abastecimiento con sus proveedores de la lista negra y se arriesgan a demandas judiciales. La herramienta de control y de vigilancia de pagos, que actualiza regularmente su base de datos, podrá enviar advertencias y evitar que la empresa sea sancionada. La principal ventaja es prevenir los posibles problemas que se derivarían de mantener relaciones comerciales involuntarias con entidades de la lista negra.

En definitiva, la protección de datos de tu negocio es esencial y más en la era digital. Los avances tecnológicos y la automatización traen consigo infinitos beneficios, pero también desafíos en temas de seguridad.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.