7 pasos importantes para cobrar las facturas pendientes

Cobrar las facturas pendientes puede resultar una tarea complicada: a veces cuesta mucho enfocar la conversación para lograr que te paguen. Pero, a veces, también hacerlo con la debida sutileza para no perjudicar la relación con el cliente.

• En este artículo hacemos un repaso a cuáles serían los pasos fundamentales que seguir para cobrar las facturas pendientes.
• Recuerda que contar con una solución integral de contabilidad y facturación te ayudará a lograrlo.

Tener que perseguir a los clientes para que te paguen las facturas es algo que, por desgracia, sufren de manera habitual los departamentos financieros de muchas empresas.

«Al final, es dinero que te deben», dice Paul Donno, perito contable y director de 1 Accounts Online Ltd. «Ya han recibido tu servicio o producto; si están satisfechos y todo está en orden, no hay ninguna razón para no pagarte».

Para Donno, “tal y como yo lo veo, tú no entras en un supermercado y dices: Me voy a llevar este carrito lleno de comida y puede que te pague en un par de meses, así que no sé por qué debería ser el caso para las pequeñas empresas».

Sin embargo, no suele ser necesario tener que tomar medidas drásticas con los clientes. Si sigues estos sencillos consejos, podrás acelerar el cobro de esas facturas pendientes.

1.    Comprueba que la factura incluye toda la información necesaria

«A veces una factura puede contener demasiada información», comenta Donno, «pero hay que asegurarse de que la información esencial esté ahí».

Esto incluye la cantidad de IVA (si corresponde), el precio, la cantidad y la descripción correctos, además de las condiciones de pago y, por supuesto, el nombre completo y dirección del proveedor y el cliente.

«Si tu cliente necesita una orden de compra o una referencia de pedido, asegúrate de incluirlo también», añade Donno. «Y no olvides comprobar que todo esté en orden».

Estar pendiente de los detalles hará que el cliente tenga menos motivos para volver a ponerse en contacto contigo y demorar el pago.

2.    Incluye tus datos bancarios completos en todas las facturas y extractos

«Deja muy, pero que muy claro cuándo quieres que te paguen», dice Donno.

Incluye información en la factura como tu número internacional de cuenta bancaria (IBAN) y tu código de identificación bancaria (BIC). Si dispones de otras opciones o medios de pago inclúyelos también, como por ejemplo a través de PayPal (facilita tu dirección de correo electrónico), o por teléfono con tarjeta de crédito, etc.

«Personalmente, yo no daría la opción de enviar un cheque», dice Donno. «En los tiempos que corren son un verdadero engorro a nivel bancario, además de caros».

Trata de facilitar el pago a tus clientes lo máximo posible. Si alguien tiene que interrumpir el proceso de pago para buscar los datos bancarios, es menos probable que efectúe el pago.

También será fundamental establecer las condiciones de pago en las facturas desde el principio y asegurarse de elegir aquellas que encajen con el modelo de negocio.

3.    Levanta el teléfono y habla con tus clientes cuanto antes

Para facturas de mayor cuantía, haz una llamada de cortesía una semana después de haber enviado la factura para asegurarte de que la han recibido correctamente y de que todo está correcto. Todas las facturas de venta cuentan y deben pagarse puntualmente, pero las de mayor importe requieren un seguimiento más personal.

«¿Es posible hablar demasiado con los clientes?», dice Donno. «¡No si te deben dinero! Encuentra a la persona responsable del pago de las facturas. Si les facturas con cierta regularidad, vas a construir una buena relación. Saben que vas a estar pendiente y, pasado un tiempo, sabrán lo que esperas de ellos, lo cual propiciaría la puntualidad en los pagos».

Si esperas a que la factura venza para llamar solo para enterarte de que no la han recibido o de que contenía algún error, el pago podría retrasarse un mes más porque puede que ya esté fuera de plazo de ejecución.

No esperes que sea el cliente el que se ponga en contacto contigo para comentarte que hay un error o pedir la factura: rara vez sucede…

4.    Lleva un registro de todas las llamadas y respuestas

Una solución integral de contabilidad y facturación no va únicamente de números. También te permite tomar nota de cuándo has hablado con los clientes para reclamar facturas y registrar sus respuestas.

Donno añade: «Si alguien dice: Yo no te he prometido eso, puedes responder: Este día y a esta hora me dijiste que me ibas a enviar el pago y aún no lo he recibido. «Asegúrate también de incluir alertas de riesgo alcanzado de deudas o informes en tu sistema para acordarte de cuándo es el mejor momento para exigir pagos».

Cuando tomes notas, incluye como mínimo la fecha, la hora y con quién has hablado. Por supuesto, trata de registrarlo de la forma más literal posible y cuál fue la respuesta obtenida, sobre todo para esa primera llamada de cortesía reclamando el pago.

Si la persona con la que hablas sabe que estás pendiente, es menos probable que trate de eludir su obligación de pagar. En las empresas suele haber una jerarquía que indica quiénes son los primeros en cobrar. Si demuestras ser duro de pelar a la hora de reclamar pagos y capaz de reforzar tu postura citando conversaciones anteriores, subirás puestos en esa jerarquía.

5.    Acierta con la fecha para cobrar las facturas pendientes

Existen varios trucos relacionados con la fecha de las facturas que te explicamos a continuación.

La norma general según Donno, no obstante, es «facturar cuanto antes. No dejes las facturas para finales de mes si puedes evitarlo».

Un buen consejo es no facturar nunca el primer día del mes. Pon el último día del mes anterior como fecha de la factura, porque esto hará que la factura corresponda a la contabilidad de ese mes para tu acreedor. Para aquellas empresas que procesan sus pagos a 30 días (es decir, en las que el pago se efectúa 30 días después del último día del mes de la fecha de factura), esto adelantará el pago un mes la mayor parte del tiempo.

6.    Modifica la fecha de emisión de la factura (segunda parte)

Otro truco con la fecha es el siguiente: si haces un informe el último día del mes, asegúrate de que lleve la fecha del primer día del mes siguiente. Esto hará que la factura parezca más antigua de lo que es en realidad.

Cuánto te beneficiará esto dependerá de cómo estén estructurados tus informes de balance. Sea como fuere, programa el envío de informes mensuales ya que es la única manera de que algunas empresas paguen.

Las fechas son importantes en las facturas: asegúrate de saber cómo trabajan tus acreedores para usar el enfoque adecuado.

7.    Plantéate contratar a alguien para cobrar las facturas pendientes

¿A que estaría bien poder pasar la factura a otras personas y que ellas se encarguen de cobrarla? Eso es lo que ofrecen las empresas de cobro, pero tienes que pagarles un porcentaje del coste total de la factura y necesitarás unos buenos registros de contabilidad y crédito para poder contratar este tipo de servicio.

Donno advierte de que hay que tener cuidado: «Mucha gente piensa que estas empresas se encargan de perseguir acreedores, pero eso solo lo pueden hacer bien las empresas. He visto a muchos desentenderse y pasarle la pelota a la otra empresa, pero hay que entender bien en qué consiste su trabajo y asegurarse de que es lo más adecuado para ti».

Despídete de no cobrar las facturas pendientes

Tecnologías como la facturación electrónica y la automatización eliminan prácticamente los factores que suelen provocar retrasos en los pagos.

Contar con una funcionalidad para pagar las facturas en una solución integral de contabilidad y facturación como Sage 50 te ayudará a acabar con la frustración que genera la administración de pagos. Además, le facilitará el proceso al cliente, por lo que los pagos serán mucho más rápidos y ¡cobrarás antes!