Qué es y cómo hacer una factura de abono

Desgranamos las principales claves de la factura de abono, un documento que toda pyme o autónomo debe conocer y manejar dentro de la facturación de su empresa.

• Con la factura de abono podemos corregir fallos en los importes de la factura original
• Gracias a la factura de abono podemos aplicar rappels sobre las facturas ya emitidas

Un CIF equivocado, un descuento mal aplicado, un producto devuelto, un impuesto mal calculado… ¿A quién no le ha pasado que ha enviado una factura con errores a un cliente? Son muy habituales los errores en la facturas y en todos los casos siempre podemos hacer algo para arreglarlo. La solución está en las facturas de abono.

Se trata de un tipo de factura que utilizaremos para rectificar una factura ordinaria en la que hayamos cometido algún error en los datos. Además, cuando se cuenta con varias facturas con errores a lo largo de todo un año a un mismo cliente, se pueden recapitular todas esas facturas en una misma factura rectificativa dejando constancia de los números de las facturas corregidas.

¿Factura de abono o factura rectificativa?

Pero… ¿las facturas de abono son lo mismo que la factura rectificativa? Este tema resulta bastante ambiguo incluso para aquellos que están acostumbrados a emitir este tipo de documentos en su día a día. Intentemos aclararlo.

Las facturas de abono son más antiguas que las rectificativas. Estas últimas solo existen desde el año 2013, año en el que se actualizó el Reglamento General de Facturación y estableció las bases para englobar las facturas de abono como un tipo de factura rectificativa. De ahí que en la práctica no exista casi diferencia entre ambas y hagan referencia a la misma cuestión.

Para los más curiosos, antes de esa fecha, cada vez que se cometía un error en la factura, había que emitir un abono. Este abono no era más que una nueva factura, que podía seguir la serie numérica usual. La diferencia es que sus importes eran negativos y se correspondían con total exactitud a los importes positivos de la factura que anulaban. Así se ajustaban los errores antes de que aparecieran las facturas rectificativas

Es algo similar a lo que ha sucedido con las facturas simplificadas y los tiques. Con el cambio de legislación, lo que antes era ticket (documento que acredita una compra) ahora se denomina factura simplificada.

Contenido de una factura de abono

Cuando emitamos una factura de abono, como mínimo esta debe incluir lo siguiente:

• Los datos que permitan identificar la factura original que se quiere modificar (número y fecha).
• Llevará una numeración diferente a la principal.
• Se pondrá claramente que se trata de una factura de abono.
• El motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se está efectuando.
• Además, el resto de los requisitos que se fijan como obligatorios en toda facturación: tipo impositivo, datos fiscales tanto nuestros como del cliente…

¿Cuándo emitir una factura de abono?

Desde que entró en funcionamiento el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, no podemos anular ninguna factura para volver a emitir otra con la misma operación. Por lo tanto, ¿en qué caso procede realizar una factura de abono?

• Puede suceder que la factura original incumpla alguno de los requisitos contemplados en la normativa vigente. Es entonces cuando podemos emitir una factura de abono para corregirlo.
• Cuando se produzca la devolución total o parcial de una mercancía o servicio. Este hecho se reflejará en una factura de abono emitida al mismo cliente, indicando lo que se devuelve, el importe a devolver en negativo, etc.
• Cuando halla fallos en los cálculos del importe.
• Aplicamos un tipo impositivo erróneo, ya sea en el IVA o en el IRPF.
• Cuando haya un rappel en la factura (descuento que se realiza por alcanzar un cierto nivel de consumo). Indicaríamos qué descuento se aplica, la base imponible negativa, el periodo al que corresponde dicho descuento, etc.
• Recuperar el IVA de las facturas impagadas si se cumplen una serie de requisitos que podemos conocer en el siguiente enlace.

¿Y cuándo emitimos una factura rectificativa?

Incluso habiendo confirmado que la factura de abono es un tipo de factura rectificativa, existen unos pequeños matices que las diferencian y que pueden hacer que sigamos en conflicto a la hora de saber diferenciarlas o utilizarlas para lo mismo. Por ello, aunque con el nuevo reglamento se usen ambas sin distinciones, vamos a dar unas pautas para dejarlo más claro.

Para empezar, y dado que las facturas rectificativas no existen antes del 2013, podríamos decir que las facturas de abono son facturas rectificativas con importe negativo. Por su parte, mientras que el abono solo contempla importes negativos, las facturas rectificativas admite ambos.

En el caso de que hayamos emitido una factura al cliente y esta tenga datos erróneos, aquí es obligatorio el envío de una factura rectificativa. Si el error viene en el importe, lo más recomendable es realizar una factura de abono con la diferencia.

En todo caso, con la debida diligencia y profesionalidad y las soluciones de facturación adecuadas evitaremos muchos errores y problemas que puedan motivar la emisión de facturas de abono.