Cómo contabilizar las facturas pendientes de recibir

¿Sabes que muchas empresas se encuentran ante el problema de la contabilización de facturas pendientes de recibir que ya se han pagado? ¿Es tu caso? No te preocupes, te orientamos respecto a su contabilización.

• La recepción de la factura es necesaria para deducir el IVA.
• El Plan General de Contabilidad recoge una cuenta para las facturas pendientes de recibir.

Una factura pendiente de recibir representa ciertos desafíos para un empresario. Al fin y al cabo, la factura es un punto de referencia sobre las operaciones que se van haciendo. Por eso, tiene incidencia en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y contables.

De hecho, suele producirse con cierta frecuencia que, aunque se haga el pago en tiempo y forma, el proveedor entregue las facturas en una fecha distinta. Eso puede causar diversas repercusiones.

CONTENIDO DEL POST

Por qué las facturas pendientes de recibir son tan importantes

En el mundo actual, la gestión de datos es una prioridad para cualquier negocio que pretenda crecer. Los de facturación facilitan el flujo enormemente:

• Dan fe de la relación con proveedores y clientes.
• En muchos casos, reflejan entradas y salidas de existencias que repercutirán en los inventarios.
• Permiten efectuar la contabilización.
• Son un requisito formal en los impuestos, en especial en lo relacionado con la deducibilidad del IVA.
• Son un documento básico para trabajar sobre expectativas de cobros y pagos comerciales.

Por tanto, la recepción o envío de una factura supone un movimiento que cambiará en alguna medida diversos aspectos de tu negocio. Ahora bien, que estén pendientes no implica que puedas obviar que tu empresa sigue necesitando datos que orienten su gestión en varios ámbitos.

Por eso, es muy importante trabajar el encaje de todos los flujos de datos (contabilidad, ventas, inventarios, impuestos, tesorería, etc). Afortunadamente, hoy existen soluciones integradas, como Sage 50, que permiten coordinar todos los datos. 

De este modo, se obtiene una visión más equilibrada del conjunto del negocio. Aunque estés pendiente de recibir facturas, cuando estas llegan, disfrutas de una buena posición para comprender su impacto. Y, durante la espera, puedes obtener la mejor perspectiva para la toma de decisiones. 

Cómo contabilizar facturas pendientes de recibir

Para estos casos, si revisas el Plan General de Contabilidad, verás que existe una cuenta específica. Se trata de la cuenta 4009, de proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar. Aunque los nombres no sean obligatorios, puedes usarla como referencia.

Contabilización en la cuenta 4009

La cuenta 4009 se emplea para que la empresa registre las deudas por las compras que ya ha efectuado, pero de las que aún no ha recibido la factura. Por tanto, puedes utilizar esta cuenta para las facturas de proveedores pendientes de recibir. 

En cuanto al IVA, una primera opción es no contabilizarlo aún, si es que tienes dudas de que vayas a acabar recibiendo la factura, lo que te impediría deducir el IVA.  De este modo, por el importe sin IVA, cargarías la cuenta correspondiente del subgrupo 60 con abono a la cuenta 4009.

También podrías optar por reflejar ese IVA que aún no es deducible en una cuenta al efecto, tal como Hacienda Pública IVA soportado de facturas pendientes de recibir. Cargarías la cuenta correspondiente del subgrupo 60 por el importe sin IVA y la cuenta que refleja este IVA que aún no puedes deducir por el importe del impuesto con abono a la cuenta 4009.

El IVA juega un papel relevante en la contabilización de las facturas pendientes de recibir

Una vez recibida la factura, contabilizarás su importe en la cuenta 4000 o, si es en moneda extranjera, en la 4004, abonando esas cuentas con cargo a la 4009. En ese momento, el IVA lo reflejarás en la cuenta 472, cargándola con abono a dichas cuentas de proveedores, si no lo reflejaste contablemente en su momento. Si optaste por contabilizarlo en una cuenta al efecto, cargarás la cuenta 472 con abono a dicha cuenta. 

Devengo del IVA y declaraciones trimestrales

Un problema añadido para muchas empresas es saber si se pueden deducir el IVA de las facturas sin haberlas recibido dentro del trimestre, si tu modelo 303 es trimestral. En principio, la ley que regula el IVA establece que el derecho a la deducción nace en el momento del devengo. Como regla general, eso sucede con la entrega del bien o la prestación del servicio, aunque existen excepciones, como los casos en los que hay pagos anticipados, entre otros.

Sin embargo, también establece que en cada autoliquidación solamente se pueden deducir cuotas soportadas y aclara que no se podrá considerar que ello se ha producido hasta que se haya recibido la factura.

Cuando se tienen facturas pendientes de recibir hay que estar atentos para saber en qué trimestre puede deducirse su IVA.

Por ejemplo, imagina una factura que es del 30 de marzo, pero se recibe el 10 de abril. Entonces, su deducción no podrá ser efectiva en la declaración correspondiente al primer trimestre del año, sino que deberá incluirse en el segundo trimestre.

Por otro lado, también hay que tener en cuenta el libro de facturas recibidas. En él, entre otros datos, se deben consignar la fecha de expedición de la factura y la de la realización de las operaciones.

¿Qué pasa con el SII?

El SII ha introducido unas condiciones más rigurosas en la gestión de facturas en las operaciones en las que una de las partes, al menos, está sujeta a este sistema. Aunque hay reglas especiales, las más generales son las siguientes:

• Tienes cuatro días para enviar los registros de las facturas que has expedido. Y eso tiene que ser antes del día 16 del mes siguiente al devengo.
• En cuanto a los registros de las facturas recibidas, también tienes cuatro días, pero cuentan desde el registro contable de la factura. Y, en todo caso, también de ser antes del día 16 del mes siguiente al devengo.

En definitiva, cualquier empresa debe prestar especial atención al tema de facturación. Para ello, debe contar con los profesionales y medios más adecuados para llevarla a cabo. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.