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Cómo contabilizar las facturas pendientes de recibir

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Contamos cómo muchas empresas se encuentran ante el problema de la contabilización de facturas pendientes de recibir que ya se han pagado y ofrecemos una orientación al respecto.

  • Te detallamos cómo hacer los asientos contables de facturas pendientes de recibir
  • Descubre cómo se devenga el IVA de este tipo de facturas

La factura es uno de los documentos más importantes para cualquier empresario. Es un punto de referencia sobre lo que se ha vendido o comprado que es necesario para poder cumplir con las obligaciones tributarias y contables.

¡Comparte! ¿Tienes facturas pendientes de recibir? Conoce cómo debes contabilizarlas y cómo se deduce su IVA.

Sin embargo, suele producirse con cierta frecuencia que, aunque se haga el pago en tiempo y forma, el proveedor entregue las facturas en una fecha distinta. Eso suele causar diversas repercusiones.

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Cómo contabilizar facturas pendientes de recibir

Para esos casos, si se revisa el Plan General Contable, existe una cuenta específica para estos supuestos. Se trata de la cuenta 4009, de proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar.

Contabilización en la cuenta 4009

La cuenta 4009 se emplea para que la empresa registre las compras que ya ha efectuado, pero de las que aún no ha recibido la factura. Por tanto, todas aquellas deudas con proveedores de las que no se disponga factura las englobaremos en esta cuenta.

¡Comparte! Descubre por qué una factura pendiente de recibir puede afectar a la autoliquidación del IVA

En cuanto al IVA, una primera opción es no contabilizarlo aún.  De este modo, por el importe sin IVA, cargaríamos la cuenta correspondiente del subgrupo 60 con abono a la cuenta 4009.

También podríamos optar por reflejar ese IVA que aún no es deducible en una cuenta al efecto, tal como Hacienda Pública IVA soportado no deducible. Cargaríamos la cuenta correspondiente del subgrupo 60 por el importe sin IVA y la cuenta que refleja este IVA que aún no podemos deducir por el importe del impuesto con abono a la cuenta 4009.

El IVA juega un papel relevante en la contabilización de las facturas pendientes de recibir

Una vez recibida la factura, contabilizaremos su importe en la cuenta 4000 o, si es en moneda extranjera, en la 4004, abonando esas cuentas con cargo a la 4009. En ese momento, el IVA lo reflejaremos en la cuenta 472, cargándola con abono a dichas cuentas de proveedores, si no lo reflejamos contablemente en su momento, o bien a una cuenta de HP IVA soportado no deducible, si es que optamos por esa alternativa.

Devengo del IVA y declaraciones trimestrales

Un problema añadido para muchas empresas es saber si se pueden deducir el IVA de las facturas sin haberlas recibido dentro del trimestre. En principio, la ley que regula el IVA establece que el derecho a la deducción nace en el momento del devengo, es decir, con la entrega del bien o la prestación del servicio.

Sin embargo, también establece que en cada autoliquidación solamente se pueden deducir cuotas soportadas y aclara que no se podrá considerar que ello se ha producido hasta que se haya recibido la factura.

Cuando se tienen facturas pendientes de recibir hay que estar atentos para saber en qué trimestre puede deducirse su IVA

Por ejemplo, si la fecha de la factura es del 30 de marzo, pero se recibe el 10 de abril, su deducción no podrá ser efectiva en la declaración correspondiente al primer trimestre del año, sino que deberá incluirse en el segundo trimestre.

Por otro lado, también hay que tener en cuenta el libro de facturas recibidas. En él, entre otros datos, se deben consignar la fecha de expedición de la factura y la de la realización de las operaciones.

Sistema de Información Inmediata para grandes empresas

Otra cuestión a tener en cuenta es el Sistema de Información Inmediata (SII) puesto en marcha para inscritos en el Registro de Devolución Mensual (REDEME), empresas que facturen más de 6 millones de euros anuales y grupos de IVA. Este sistema lo que hace es que da un plazo de unos cuatro días para el envío electrónico a la AEAT de los correspondientes libros registro.

En definitiva, cualquier empresa debe prestar especial atención al tema de facturación, a contar con los profesionales y medios más adecuados para llevarla a cabo, así como a la contabilización de facturas, entre otros motivos, para evitar problemas con Hacienda.