El no presentar las cuentas anuales estando obligado a ello puede conllevar ciertas consecuencias negativas de cara a la sociedad.
- Evita pagar una sanción entregándolas antes del 30 de julio del siguiente año al cierre contable
- Si la contabilidad tuviera un error grave, las cuentas deberán reformularse y presentarse nuevamente
La legislación mercantil actualmente vigente regula, en base al principio de transparencia, la obligación de los empresarios de formular sus cuentas anuales para poder tener una imagen real del patrimonio y de la situación de cada empresa. Y aunque disponemos hasta el 30 de julio para su depósito en el Registro Mercantil, aún hoy, todavía hay empresas que no han presentado las del 2017.
Sin perjuicio de que consideremos que, en la práctica, no nos supone nada preparar y presentar las cuentas anuales en plazo, a continuación vamos a comprobar que sí podría tener consecuencias no realizarlo, por lo que merece la pena hacer el esfuerzo de cerrar nuestra contabilidad cuanto antes y cumplir con esta obligación.
Sanciones por no presentar las cuentas
Para las sociedades de capital, la ley que las regula establece la obligación del depósito en plazo de las cuentas anuales de este tipo de empresas en el Registro Mercantil. Además, su no cumplimiento podría conllevar una sanción.
El importe de la sanción puede ir desde 1.200 a 60.000 euros y se impondrá por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. La cuantía será mayor o menor en función de la dimensión de la sociedad, el importe total de su activo y la cifra de ventas, todos ellos referidos al último ejercicio declarado fiscalmente.
No obstante, si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación superior a 6.000.000€ las sanciones pueden ascender a 300.000 €.
Cierre registral
Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas (que, además, deben estar debidamente aprobadas) para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral y no podremos inscribir ningún documento hasta que cumplamos la obligación de depósito de cuentas anuales. Solo podremos inscribir documentos del tipo de:
- Cese o dimisión de los administradores, gerentes, directores generales o liquidadores.
- Revocación o renuncia de poderes de los anteriores cargos.
- Disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores.
- Asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
Si las cuentas no se hubieran presentado por no estar aprobadas aún en junta general, no se procederá al cierre registral si podemos acreditar esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con las firmas legitimadas, con expresión de la causa, o mediante un acta notarial. En caso de prolongarse la situación habrá de justificarse cada 6 meses.
Imposibilidad de justificación de la contabilidad en plazo
En caso de una inspección de la Agencia Tributaria, la única forma de acreditar que se ha llevado una contabilidad y que no ha sido alterada con motivo de la inspección es a través de la presentación de las cuentas anuales registradas. Si no las depositamos, carecemos de esta opción.
Cierre de puertas a la financiación
El no tener unas cuentas anuales presentadas y depositadas puede generar desconfianza a las entidades a las que les solicitemos financiación o a los proveedores a los que les pidamos un crédito comercial. Imaginemos que nos las solicitan para estudiar nuestra situación financiera, ¿qué vamos a aportar?
¿Cómo corregir los errores en las cuentas anuales ya depositadas?
Pero ¿y qué pasa si las hemos presentado, pero contienen errores? No nos preocupemos, todo tiene solución y el PGC recoge esta posibilidad. No obstante, la solución será la subsanación con una nueva presentación o la simple reclasificación e indicación en las cuentas anuales del ejercicio en curso (todo depende de lo graves que sean los errores).
Si el error en las cuentas anuales se detecta en los 5 primeros meses a contar desde su presentación, tendremos que pagar un 10% de las tasa de presentación por la entrega de las nuevas cuentas.
Imaginemos que el error que detectamos en una mala contabilidad o una inexactitud en los datos de alguna partida. En este caso, deberíamos ver la gravedad del error y estimar en cuánto no refleja la imagen fiel de la empresa.
Si es un error leve, el ajuste lo realizaremos directamente sobre el patrimonio neto sin la necesidad de reformular cuentas. En caso de que se viera afectada la imagen fiel de la empresa, las cuentas sí deben reformularse y convocarse de nuevo la Junta de forma extraordinaria y depositarlas en el Registro Mercantil nuevamente.