Finanzas

Todo lo que hay que tener preparado para presentar las cuentas anuales de la empresa

Explicamos qué información hay que adjuntar para presentar las cuentas anuales de la empresa y las novedades que te afectan.

En este contenido actualizado, te explicamos la información que necesitas para presentar las cuentas anuales de la empresa. Además, te contamos las novedades que te afectan en 2025.

• El depósito de las cuentas anuales de la empresa es una de las principales obligaciones mercantiles anuales.
• Es frecuente que los modelos de cuentas anuales sufran alguna revisión frente a los de años anteriores.

Junio y julio son meses clave para pymes y grandes empresas. Llega la hora de presentar las cuentas anuales de la empresa. Se trata de un trámite que la mayoría de las empresas realiza en julio y que se efectúa ante el Registro Mercantil, concretamente el registro correspondiente a su provincia.

¡COMPARTE! Va llegando la hora de presentar las cuentas anuales. ¡Toma nota de todo lo que debes tener en cuenta!

El objetivo es que las cuentas anuales de la empresa, que se elaboran cada doce meses, puedan estar a disposición de los terceros interesados. Es la forma de que estos puedan saber sobre la situación financiera y patrimonial, sobre los resultados y sobre otros aspectos de la realidad de la empresa. 

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Novedades en la presentación de las cuentas anuales en 2025

En líneas generales, suele ser habitual que todos los años surjan novedades en la presentación de las cuentas anuales. Suelen publicarse en el BOE a primeros de mayo, aunque esta fecha varía de un año para otro. De hecho, en 2022 se retrasaron hasta julio y en 2025, en el momento de escribir este texto (penúltima semana de mayo), todavía no habían sido publicadas.

De todos modos, hay que distinguir dos tipos de novedades contables:

• Las más importantes suelen ser las que afectan al proceso contable en sí, en especial las reformas del Plan General de Contabilidad. En ese sentido, el contexto de este año es de cierta estabilidad.
• Aquellas otras, meramente formales, que se refieren al protocolo y forma de presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales. Esas son las que estaban a la espera en el momento de redactar este texto. Suelen ser pequeñas novedades que van impulsando formatos más informativos en algún aspecto. Por ejemplo, en 2024, alcanzaron temas como el papel de las mujeres en órganos de dirección, la morosidad, las emisiones o el formato electrónico de presentación.

¿Qué documentos forman parte de las cuentas anuales de la empresa?

Las cuentas anuales pueden estar compuestas por los siguientes documentos:

• El balance. Proporciona información sobre la situación financiera y patrimonial de la empresa.
• La cuenta de pérdidas y ganancias. Aporta información sobre el resultado económico de la empresa.
• El estado de cambios del patrimonio neto. Se compone de dos partes: un estado de ingresos y gastos reconocidos y un estado total de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo. Informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo.
• La memoria. Se trata de un informe que explica el contenido de los documentos que integran las cuentas anuales de la empresa.

En la versión normal de las cuentas anuales, se incluyen todos estos documentos. En el caso de la abreviada, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios. Además, ambas versiones se diferencian en función de la profundidad y desglose de cada uno de los estados contables, que es mayor en la versión normal.

Además, las pymes pueden aplicar un plan contable específico que incorpora algunos criterios diferentes. En lo que respecta a los documentos que forman parte de las cuentas anuales en el Plan General de Contabilidad para pymes, los estados obligatorios son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Los otros son voluntarios.

Aunque otros documentos también pueden ser obligatorios en ciertos casos, las cuentas anuales de la empresa siempre incluyen un balance, una cuenta de pérdidas y ganancias y una memoria.

¿Qué empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales?

En principio, el Código de Comercio se lo exige a todos los empresarios, según su artículo 34. Lo que ocurre es que el término empresario empleado por esta norma no tiene unos perfiles excesivamente definidos. El que sí aclara algo más es el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil. Establece la obligación de presentar las cuentas anuales para los administradores de las siguientes entidades:

• Sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
• Fondos de pensiones.
• Otras empresas obligadas a dar publicidad a sus cuentas por sus normativas específicas.

Más allá de eso, serían voluntarias para cualquier otro empresario inscrito. Sin embargo, en la práctica, hay otras empresas que pueden verse obligadas a presentar cuentas anuales:

• El artículo 120 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades exige que los contribuyentes por este impuesto lleven una contabilidad ajustada al Código de Comercio o a las normas por las que se rijan. Por tanto, si tu empresa no está sujeta a otras disposiciones especiales, lo normal es que si tributa en el impuesto sobre sociedades debas presentar las cuentas anuales. No dice que debas depositarlas en el Registro Mercantil por motivos fiscales, pero es la práctica màs habitual.
• Algo semejante pasa, según el artículo 104 de la ley del IRPF, con los contribuyentes del IRPF que realizan actividades empresariales que tienen carácter mercantil y que determinan el rendimiento por el método de estimación directa. 

¿Quiénes no están obligados a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

En general, hay tres tipos de actividades económicas que pueden no estar sujetas a la obligación de presentación de cuentas en el Registro Mercantil:

• Las actividades profesionales llevadas a cabo por personas físicas, personas jurídicas sin objeto mercantil o por entidades sin personalidad.
• Actividades empresariales realizadas por personas físicas que tributen por módulos. 
• Las desarrolladas por entidades que tengan su propia normativa contable y registral. Por ejemplo, eso es frecuente en empresas de la economía social, que puede que tengan que presentar sus cuentas en otro tipo de registros.

¿Cuándo hay que presentar las cuentas anuales?

En el caso de las sociedades de capital (anónimas, limitadas, comanditarias por acciones) el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil da un plazo de un mes desde la aprobación de las cuentas.

Como es sabido, la aprobación de las cuentas es uno de los asuntos que, en las sociedades de capital, ha de tratar la junta general ordinaria. Por su parte, la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 164, da seis meses para la celebración de esta junta desde el comienzo del ejercicio. 

Por tanto, en la mayoría de los casos (sociedades de capital cuyo ejercicio coincide con el año natural) tienes los siguientes plazos:

• Hasta fin de junio para celebrar la junta que apruebe las cuentas.
• Un mes más, hasta el 31 de julio, para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.  

¿Cómo se certifica la aprobación de las cuentas anuales?

Una vez aprobadas las cuentas por la junta, el siguiente paso es el depósito en el Registro Mercantil. Para ello, deberás contar con una certificación del acuerdo del órgano social competente con firmas legitimadas notarialmente que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.

La información que debe contener la certificación varía en función, principalmente: 

• del formato de las cuentas, 
• el tipo de empresa 
• y las circunstancias de la junta. 

Entre los aspectos que frecuentemente se mencionan pueden citarse:

• El porcentaje de socios asistentes.
• Mención a la convocatoria efectuada o, en su caso, la indicación de que es universal, es decir, que asisten todos los socios.
• Identificación del presidente y el secretario.
• Indicación, en su caso, de que se cumplen los requisitos para formular cuentas anuales abreviadas o de pymes.
• Número de páginas, firma, fecha de aprobación y fecha de certificación.
• Si incluyen informe de auditoría, debe hacerse mención expresa a que las cuentas anuales aprobadas coinciden con las auditadas.
• Además, algunos registros obligan a que el certificado incluya el código alfanumérico de la huella digital que se acompaña al depósito.

¿Qué otra información necesitas para el depósito de las cuentas?

En el momento del depósito de las cuentas anuales, se presentan en el registro los siguientes documentos:

• La solicitud de depósito, que firmará el representante.
• Certificación del acuerdo del órgano social competente. Deberá acompañarse de firmas legitimadas notarialmente que contengan el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.
• Un ejemplar de las cuentas anuales debidamente identificado en la certificación del órgano competente.
• Informe de gestión, que no es obligatorio para las sociedades que formulen balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.
• Informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.
• El documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.
• Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas, que puede incluirse en la certificación de la junta.

Depositar bien las cuentas anuales es el broche a una buena llevanza de la contabilidad. Hacer el proceso sencillo y útil es cada día más factible gracias a herramientas que, como Sage 50, permiten a las pymes no solo llevar al día sus cuentas, sino también integrar la información contable con la comercial. Así, la toma de decisiones resulta más inteligente.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.