Bodegas Campos moderniza su sistema de gestión de la mano de Idesa y Sage 200

Sage 200 es un ERP tan completo que puede ayudar a una empresa con más de cien años de actividad a afrontar los retos del sector de la hostelería, tanto presentes como futuros.

• En este caso de éxito mostramos cómo, gracias a la labor de Idesa, Bodegas Campos se decantó por un software ERP como Sage 200.
• Un motivo importante para la elección fue la capacidad de poder adaptar el software a muchos de los procesos de la bodega.

Tener más de cien años de historia y pasar de ser una bodega a un complejo entramado empresarial, en el que no se ha renunciado al cultivo y tratamiento de la uva pero que se ha ampliado a restaurante, envío de comida a domicilio e, incluso, una escuela culinaria, es algo digno de alabar. Bodegas Campos ha conseguido todo esto fruto de un importante trabajo, pero siendo conscientes de que la tecnología juega un papel fundamental para el desarrollo del negocio. De hecho, el director de sistemas de Bodegas Campos, Joaquín Gómez, reconoce que la tecnología es «el camino a seguir para conseguir la excelencia en nuestras cocinas y la optimización y control en nuestros procesos de elaboración».

Por eso, entre otras razones, como partner de Sage, desde Idesa ayudamos en la implantación de Sage 200 como su ERP, totalmente adaptado al sector.

Quién es Bodegas Campos

Vayamos por el principio y conozcamos mejor a Bodegas Campos para entender también cuáles eran sus necesidades de negocio.

El origen de Bodegas Campos, de Córdoba, se remonta a 1908. Se funda como una empresa dedicada a la crianza de vinos de los pagos de Montilla y Moriles. En 1989 deciden abrir una nueva línea de negocio: la celebración de congresos y de banquetes familiares y de empresa. Apenas seis años más tarde inaugura su Taberna Restaurante y el servicio de Catering, en el que combinan la actualización de la cocina tradicional y la excelencia en el servicio.

La tecnología más avanzada

Diez años más tarde, en 2005, la compañía abre un Centro Logístico de Producción propio, en el que procesan, con la tecnología más avanzada, los alimentos que se van a servir en la taberna o los servicios de cátering. Este centro dispone de un Departamento de I+G (Innovación y Gastronomía), dedicado a la elaboración de propuestas y platos nuevos, dentro de la filosofía que aúna vanguardia y tradición.

Todo este camino hace que Bodegas Campos sea un referente gastronómico y cultural de Córdoba, tanto en eventos particulares como sociales e institucionales. De hecho, la compañía ha recibido varias distinciones como reconocimiento a su trabajo, como los premios Alimentos de España, del Ministerio de Agricultura, Nacional de Hostelería. FEHR 2010 y Nacional de Gastronomía.

Con una plantilla que ronda el centenar de profesionales de diferentes ramas, Bodegas Campos factura más de 7 millones de euros anuales en eventos. En momento de pico, la plantilla puede llegar a triplicarse, pero todos ellos están formados a través de su Escuela de Hostelería, fundada en 2004.

Controlar la seguridad y calidad

Esta expansión de las actividades empresariales es la que lleva, como hemos visto, a Bodegas Campo a abrir su propio Centro de Producción, con el que responden tanto a sus propias necesidades de hostelería y catering como siendo proveedores de productos semielaborados para el sector de la restauración y distribución.

Controlar y mantener la seguridad y calidad de todos los productos servidos era, por tanto, una de las máximas prioridades y necesidades de Bodegas Control, más allá de la gestión contable, financiera y laboral propia de cualquier negocio. Bodegas Campos necesitaba una solución que les permitiera controlar hasta el último detalle la gestión de eventos y la producción, incluyendo materias primas, procesos de elaboración y entregas.

Bodegas Campos empleaba un ERP con el que gestionaba las principales áreas de la empresa. Un ERP que complementaba con el uso de otras herramientas, que funcionaban en paralelo. Esta opción no les permitía tener una visión única de todo el negocio, dado que los datos no estaban unificados. Tampoco disponían de información en tiempo real.

El porqué de Sage 200

Bodegas Campos había tomado la decisión de que tenía que modernizar su sistema de gestión. Aunque miró varias opciones disponibles en el mercado, se decantó, asesorados también por Idesa, por Sage 200.

Una de las principales razones de peso fue que este software sí tenía la solución de cocinas, mientras que el resto de las opciones no. Además, la capacidad de poder adaptar el software a muchos de sus procesos fue también un motivo clave de la elección.

Para hacernos una idea de por qué esta solución resulta clave en el día a día de Bodegas Campos, hay que explicar que, cuando se confirma la contratación de un evento, la aplicación genera automáticamente cuatro pedidos, relativos a los componentes clave que entran en juego en dicho evento: comida, bebida, recursos humanos y servicios complementarios de hostelería (como carpas, estufas, etc.). El hecho de que estos pedidos se generen de forma automática supone un considerable ahorro en tiempo de gestión. Como buena automatización, esto permite que el personal de Bodegas Campos centre su labor en actividades de mayor valor añadido.

Además, el ERP de Sage también está optimizando la gestión de eventos a través del control de clientes. Algo que está ayudando a la compañía a garantizar la calidad y mejora continua de su servicio.

Analítica de negocio

La solución implantada también permite a Bodegas Campos tener sistemas analíticos por eventos, con imputación de costes directos e indirectos, mejorando así la visibilidad de la rentabilidad del negocio y la posterior toma de decisiones.

Además, este software permite integrarse y funcionar con otras soluciones del mercado a través del conector bidireccional de Control Group. Gracias a esto, Bodegas Campos ha integrado el ERP con Salesforce (que implementaron poco después), lo que permite unificar la gestión comercial, los leads, oportunidades y presupuestos de Salesforce para que, una vez confirmados, traspasar el cliente y el pedido al ERP.

Por tanto, el ERP de Sage se emplea por parte de los trabajadores de oficinas y almacén; es decir, uno de cada cuatro o cinco empleados de la compañía. Y aunque las áreas comerciales y de producción han sido los más beneficiados de su integración, la realidad es que estas mejoras se han implementado de forma trasversal en todos los departamentos de la empresa.

Preparado para el futuro

Dado que el ERP es una solución que se confirma como la espina dorsal del negocio, es fundamental que la elección no solo sea capaz de responder a las necesidades actuales de una empresa, sino también a los retos del futuro.

Algo que esta solución cumple a la perfección. De hecho, recientemente Bodegas Campos ha decidido seguir ampliando sus líneas de actividad y ha puesto en marcha «Como en casa«, una oferta de venta a domicilio a particulares. Está disponible con una carta específica que se vende a través de la web. Además del menú, Bodegas Campos da detalles y consejos típicos del sector de la hostelería, como explicaciones y ejemplos de montaje de platos, ensamblaje y emplatado en su propio domicilio.

En resumen, las capacidades tecnológicas de gestión y de integración de Sage 200 les permiten afrontar cualquier iniciativa de crecimiento como esta, o las que les depare el futuro.