Asesorías y Despachos Profesionales

Verifactu en marcha: Cómo convertir el cambio legal en una ventaja para tu despacho

Los cambios legales ofrecen nuevas oportunidades a los despachos para crecer y diferenciarse de los competidores.

Los cambios legales profesionales están generando nuevas oportunidades de negocio a los despachos. Adaptarse a los nuevos modelos de facturación es clave para que asesores y firmas puedan diferenciarse y crecer en este nuevo entorno.

• La figura del asesor evoluciona: pasa a ser un socio estratégico tanto para sus clientes como para los partners tecnológicos del ecosistema fiscal. 
• Estas claves estarán también sobre la mesa en Accountex 2025, donde Sage compartirá su visión sobre cómo afrontar la transformación del despacho profesional.

La próxima entrada en vigor del sistema Verifactu el 1 de enero de 2026 trae consigo importantes cambios legales que afectarán directamente a los despachos profesionales. Estas modificaciones conllevarán a su vez formas distintas de trabajar en el día a día, además de en la relación con las pymes y autónomos clientes. 

Es una situación que debe contemplarse como una oportunidad para reforzar la relación con los clientes. Además, estos cambios legales ofrecen la posibilidad de avanzar en la digitalización interna y proporcionar otros servicios de valor añadido. Como asesor, te vas a convertir en un socio estratégico para el tejido empresarial. ¿Cómo? ¿Qué errores debes evitar? 

COMPARTE ¿Sabes cómo puedes convertir la obligación de los cambios legales en facturación en oportunidad? La especialista en digitalización y marketing digital para asesorías, Conchi Sancar, te lo cuenta en Sage Advice.

Contenido del post

Cómo anticiparse a los nuevos cambios legales en los despachos

Con la llegada de la factura electrónica, es fundamental anticiparse y prepararse para los cambios legales que impactarán en los despachos. Este proceso va mucho más allá de instalar un software: requiere una planificación estratégica bien estructurada para abordar el cambio con éxito.

Auditoría interna de procesos 

Antes de que elijas el software, revisa cómo estás gestionando actualmente la información de facturación. Presta especial atención a: 

• ¿Quién emite las facturas? ¿Con qué herramientas?
• ¿Existen integraciones con los sistemas contables?
• ¿Cómo se archivan y se comparten con el cliente?

Así identificarás duplicidades y oportunidades de automatización. También detectarás cuellos de botella para solucionarlos. 

Elegir software 

Tras el análisis realizado y, teniendo en cuenta el resultado, debes elegir un software de facturación, si no lo tienes ya homologado según las especificaciones indicadas por la AEAT. Fíjate en que se garantice la generación del identificador único y el envío de datos de acuerdo con el formato exigido. Además, prima programas que:

• Sean soluciones escalables.
• Permiten trabajar con múltiples empresas, si es tu caso y no tienes un único cliente.
• Se pueden integrar con los principales ERP y CRMS del mercado.  

Formación 

La formación es clave para estar preparados para la llegada de Verifactu. Tanto si eres asesor individual como si tienes un equipo en el despacho, debes pasar a la acción. Es fundamental que entiendas cómo funciona el programa. 

También debes formar a tu equipo en el sistema y en las implicaciones de cada modalidad de uso. Es decir, Verifactu o no Verifactu, así como sus diferencias y particularidades. 

La formación te permitirá además aprovechar otras de sus ventajas: fidelización de la platilla. Además, lograrás diferenciarte como profesional.

Comunicación con clientes

La anticipación ante los cambios legales que afectan a los despachos también impacta en los clientes. Y también tienes que educarles porque existe todavía mucho desconocimiento entre las pymes y autónomos. Muchos piensan que es solo un cambio de software. No es así. 

Los clientes tienen que saber qué implica el nuevo sistema. Por lo menos, en los principales aspectos que les afectan. El asesor se convierte así en un “profesor” para explicar los cambios relevantes y beneficios. Y, por supuesto, las consecuencias de no adaptarse a tiempo: las sanciones.

Diseño del plan de acción

Tras estos pasos, elabora un plan de acción, estableciendo un orden para migrar a tus clientes. Puede que todos no deban usar Verifactu al mismo tiempo. Ten en cuenta los plazos para hacer la transición poco a poco y de ordenadamente.

Errores comunes de los despachos al adaptarse a los cambios legales

Durante el proceso de adaptación a los cambios legales, muchos despachos cometen errores frecuentes, sobre todo relacionados con la tecnología. No son los únicos: 

• Sistemas: muchos asesores y despachos emplean herramientas diferentes para facturar, llevar la contabilidad y comunicarse con los clientes. Este sistema fragmentado aumenta el riesgo de equivocaciones. Lo mejor es optar por un software homologado para realizar todas las funciones y trabajar en un entorno colaborativo en la nube. 
• Impacto: otro error es no tener en cuenta los posibles impactos de la operativa diaria. Te puede llevar a errores contables y en la declaración de los impuestos. Es mejor hacer unas pruebas de software y con el cliente previas. No solo hay que comunicar la factura a la Agencia Tributaria, hay que registrarla y almacenarla. 
• Comunicación: otra equivocación es no acompañar al cliente en este proceso de elección de software o de solventar sus dudas. Ten presente que cualquier error puede afectar a tu reputación profesional. 
• Falta de planificación: muchos asesores piensan que queda tiempo, pero hay que planificar la transición ante estos cambios legales, es clave que tanto el asesor como el cliente se anticipen con una planificación adecuada.
• No formar a los equipos.
• Falta de un certificado digital o que sea incorrecto: puede impedir la emisión de facturas.
• No conservar y guardar bien los registros y facturas digitales: puede conllevar sanciones.

Los despachos deben saber gestionar de forma interna el cambio para aprovechar las oportunidades que abren los nuevos sistemas de facturación.

Gestión del cambio interno

Además, hay otros fallos clave relacionados con la gestión del cambio interno:

• Resistencia al cambio: tu despacho debe ser proactivo para que la transición sea fácil y eficiente.
• Estrategia proactiva:  no esperes a que los clientes te pregunten o te cuenten problemas. Pasa a la acción y diseña una estrategia proactiva para anticiparte. 
• Seguridad: los nuevos requisitos legales exigen que los despachos gestionen correctamente la seguridad y la protección de los datos sensibles para evitar exponerlos ante posibles ciberataques.

La relación despacho-cliente

Las nuevas normas establecen una relación despacho-cliente distinta porque los asesores deben participar de forma activa:

• Gestión: los despachos van a pasar a trabajar con datos estructurados y validados de forma automática, reduciendo tiempos de conciliación y registro. Además, detectarás incidencias en tiempo real. También podrás ofrecer servicios de análisis y planificación con más precisión. 
• Servicios con más valor: podrás centrarte en servicios de acompañamiento estratégico y consultoría como el análisis de la rentabilidad de un proyecto, la previsión de tesorería o el diagnóstico de liquidez de cada cliente.
• Transparencia: los cambios legales se traducen en una mayor transparencia entre ambas partes. Cliente y asesor pueden acceder a los mismos datos actualizados. Esto minimiza los errores de comunicación. 

Obligación versus oportunidad

La adaptación a los nuevos cambios legales que afectan a los despachos conlleva una redefinición del modelo de asesoría. Es la ocasión de abrir nuevos horizontes y oportunidades: 

• Tecnología: puedes convertirte en colaborador de partners especializados en software fiscal. 
• Estrategia comercial: revísala para dar más servicios como auditorías de facturación o planes de digitalización.

Todo esto convierte a La Nueva Factura en una oportunidad estratégica para evolucionar tu despacho. Y si quieres conocer cómo materializarla con soluciones reales, te animo a acercarte al espacio de Sage en Accountex 2025, donde presentarán herramientas y buenas prácticas para gestionar esta transición con éxito.

Todos estos aspectos son clave para que los despachos profesionales no solo se adapten a los cambios legales recientes, sino también para que acompañen a pymes y autónomos en un momento de gran transformación. Entender el nuevo marco normativo y anticiparse a sus implicaciones permitirá ofrecer un asesoramiento más estratégico, generar confianza y abrir nuevas oportunidades de negocio.