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Cómo gestionar tu IVA e IRPF en cinco pasos

Gestionar el IVA e IRPF es sencillo si cuentas con las herramientas adecuadas que automatizan el proceso para los autónomos y las pymes.

Te presentamos una guía gratuita con contenido actualizado sobre las obligaciones formales del IVA y del IRPF. Aprenderás los cinco puntos básicos para dominar estos impuestos y hacer sencillos sus trámites cotidianos.

• Se espera que la estimación objetiva del IVA y el IRPF pierda protagonismo en los próximos años.
• Entender las obligaciones formales del IVA y el IRPF da fluidez a las labores administrativas de tu negocio.

El IVA y el IRPF son dos de los impuestos más importantes para las pymes y los autónomos. Generan distintos tipos de obligaciones que forman parte de los quehaceres fiscales más cotidianos. Además, muchas de ellas no les afectan directamente, pero sí indirectamente por su repercusión en las decisiones de otras personas y entidades con las que se relacionan.

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Por ello, Sage ha elaborado una guía de contenido actualizado y descarga gratuita para aclarar las cinco claves que te hacen entendibles estas obligaciones formales. En ella, se detalla cómo, cuándo y por qué has de realizar trámites relacionados con el IVA y el IRPF. Además, te sitúa ante las reformas que van a afectar a estas tareas fiscales.

Contenido del post

1. El Régimen de Estimación Directa

Salvo aquellos que tributan por módulos, el resto de pymes y autónomos calculan la base imponible del IRPF y del IVA por estimación directa. Eso supone ciertas obligaciones.

• Lo primero serán las obligaciones de facturación, ya que las facturas son la base principal de la que parten muchos cálculos fiscales y contables. 
• Lo habitual es que presentes la autoliquidación del IVA cada tres meses. Si estás acogido al Suministro Inmediato de Información (SII), lo harás cada mes.
• Salvo excepciones, las personas físicas que desarrollan actividades económicas también suelen tener la obligación de presentar trimestralmente los pagos fraccionados del IRPF. 
• Cumplirás con la declaración anual del IVA, salvo excepciones (como los sujetos del SII).
• Rellenarás los libros oficiales con toda la información sobre tus facturas. Pueden incluirse libros registro de tipo fiscal y, en algunos casos, también los libros contables que legalizas ante el Registro Mercantil.

En estimación objetiva, las obligaciones son parecidas, pero los modelos suelen ser más sencillos. Además, hay alguno, como el 390, que puede que no tengas que presentarlo.

2. EL IRPF

Es el tributo directo que recae sobre la renta recibida por las personas físicas. Grava, entre otras, operaciones económicas de las empresas que afectan a sus dueños o trabajadores. Por ejemplo, en el IRPF tributan, entre otras rentas: 

• Salarios.
• Ingresos de los profesionales independientes. 
• Intereses.
• Dividendos.
• Rentas de alquileres.
• Ganancias y pérdidas patrimoniales.

Recuerda, por otro lado, que algunas de estas rentas pueden tributar en el IRPF o en el impuesto sobre sociedades, según los casos. Por ejemplo, si una sociedad distribuye dividendos, sus socios que sean personas físicas lo declararán en el IRPF, pero los socios que tengan forma de sociedad mercantil lo harán en sociedades.

En cuanto a su pago, se hace de tres formas diferentes:

• Las retenciones y los ingresos a cuenta son la forma típica de repartir el pago del IRPF en algunos tipos de rentas. Es el caso de los salarios, las pensiones, ciertos rendimientos procedentes de los ahorros, pero también se dan en algunas rentas de actividades económicas.
• El pago fraccionado del IRPF es la manera usual de repartir el pago del impuesto en gran parte de las rentas procedentes de actividades económicas.
• En la declaración anual, se informa sobre el IRPF pagado a lo largo del año, así como sobre los elementos que permiten calcular lo que te corresponde para todo el ejercicio. En caso de que hayas pagado de más, Hacienda te lo devolverá. También puede suceder lo contrario, que te falte una cantidad que debas ingresar. Incluso, algunas declaraciones salen negativas, lo que significa que no resulta de ellas ningún ingreso que debas realizar ni tampoco tienes derecho a una devolución.

3. El IVA

Los profesionales y empresarios actúan, en teoría, como meros intermediarios en el IVA. Pagarían a Hacienda la diferencia entre el IVA que han cobrado y la parte deducible del que han pagado. En la práctica, el IVA influye en sus decisiones y las de sus clientes y proveedores. 

Esa posición, puede llevar a tener que presentar varios modelos, pero los más frecuentes e importantes suelen ser:

• La autoliquidación (normalmente trimestral), donde se declara la diferencia entre el IVA soportado deducible y el repercutido. Puede salir a pagar, a devolver o a compensar en ocasiones futuras.
• Declaración anual, donde se recopilan datos de las declaraciones hechas a lo largo del año.

4. Modelos a presentar

Para liquidar todos estos impuestos, la Agencia Tributaria dispone de diferentes modelos, que debes presentar en tiempo (normalmente, trimestrales o anuales) y forma. Aunque puede haber otros, destacan los siguientes:

• Modelo 100, que es la declaración de la Renta.
• Modelo 111, para algunas retenciones, en especial las relacionadas con los salarios.
• Modelo 130, para liquidar el pago fraccionado del IRPF en estimación directa. Si tributas por módulos, deberás presentar el modelo 131.
• Modelo 190, que se presenta anualmente como la principal declaración informativa relacionada con las retenciones.
• Modelo 303, que es el de autoliquidación del IVA en la mayoría de los casos.
• Modelo 390, que es la declaración anual del IVA. 

En cuanto a los pagos, algunos de estos modelos no implican nunca pagos. Es el caso de declaraciones informativas, como los modelos 190 y 390. Otros pueden dar cantidades a pagar o devolver, para lo cual tienes la opción de emplear la domiciliación bancaria. 

Por lo que se refiere a la forma de presentación, lo habitual es la telemática a través de Internet. Quedan pocos modelos que puedan presentarse en papel. Entre ellos, figuran los modelos130, 131 y 111.

“Aunque pueden tener que presentar otros modelos del IVA e IRPF, los más importantes para pymes y autónomos suelen ser los modelos 100,111, 130, 131, 190, 303 y 390”.

5. Es fácil si cuentas con las herramientas adecuadas

El punto de partida de las obligaciones formales es la facturación. Ella te permitirá dar fluidez a tus cuentas y libros registro y también a la presentación de modelos. De hecho, hay soluciones tecnológicas que permiten volcar la mayoría de los datos necesarios con pocos clics.

Sin embargo, no puedes emplear cualquier tipo de herramientas. En 2021, se aprobó una ley antifraude que señaló un conjunto de características que debía cumplir el llamado coloquialmente software antifraude. 

Después, se aprobó el coloquialmente conocido como reglamento Verifactu. Este señala el 1 de julio de 2025 como la fecha tope para que, si quieres emplear un sistema informático para la facturación, no pueda ser uno cualquiera. Deberás hacerlo con software certificado que cumple los requisitos normativos.

Y no olvides que el cumplimiento normativo es imprescindible, pero, normalmente, no es lo único. Es recomendable, además, que pongas tu vista en soluciones que den fluidez a tu trabajo y faciliten la toma de decisiones.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.